Рубрики
...

Корпоративная карта: дополнительные преимущества и документы для открытия корпоративной карты

На протяжении нескольких последних лет отмечается устойчивая тенденция увеличения числа предприятий, оформляющих корпоративные банковские карты. Это объясняется тем, что их очень удобно использовать для оплаты текущих расходов, так или иначе связанных с хозяйственной деятельностью учреждений. Несмотря на растущую популярность, доля их эмиссии относительно невелика, поэтому их нельзя назвать массовым продуктом.

корпоративная карта

Разновидности корпоративных карт

Как правило, ими пользуются крупные организации, тесно сотрудничающие с зарубежными компаниями. Учреждение подписывает с банком договор, на основании которого открывается корпоративная карта на физическое лицо, которое впоследствии будет оплачивать ею свои представительские и командировочные расходы. По условиям заключенного соглашения сотрудник компании, на имя которого открыт счет, имеет полное право распоряжаться имеющимися на нем средствами. На сегодняшний день существуют две разновидности корпоративных карт:

  • кредитная, посредством которой производятся расчеты за счет средств, предоставленных банком на условиях кредитного договора;
  • расчетная – все расчеты производятся за счет периодически пополняемых собственных средств предприятия.

По желанию клиента корпоративная карта банка может иметь фиксированный денежный лимит. Неснижаемый остаток может быть использован лишь в исключительных случаях. Данное условие обязательно прописывается в договоре. Кроме того, счет корпоративной карты может быть открыт на одного или нескольких сотрудников. В зависимости от масштабов, рода деятельности и активности компании банк подбирает оптимальную форму организации оплаты текущих расходов.

счет корпоративной карты

Какие функции выполняет корпоративная карта?

Прежде всего, ее использование позволяет существенно сократить время, необходимое бухгалтеру для оформления выдачи или возврата средств подотчетным лицам. Также командированный сотрудник предприятия экономит время и деньги на декларирование средств при прохождении таможенного контроля. Корпоративная карта позволяет установить строгий контроль над тем, как подотчетное лицо расходует деньги. С ее помощью оплачиваются командировочные листы, услуги коммунальных служб и представительские расходы.

Правила открытия

Представитель предприятия должен обратиться в выбранное банковское учреждение и подать заявление на корпоративную карту, на основании которого будет подписан договор на открытие и последующее обслуживание счета. Кроме того, компания должна предоставить банку список сотрудников, на имя которых будут открыты карты. Будущим владельцам нужно написать заявление на их получение. Ко всему вышеперечисленному должен прилагаться пакет документов, необходимых для открытия расчетного счета.

заявление на корпоративную карту

Учет корпоративной карты

Основанием для бухгалтерского контроля над движением денежных потоков является банковская выписка или данные из электронного журнала в системе “Клиент-Банк”.

Открывая или закрывая счет, предприятие обязано в семидневный срок уведомить об этом налоговую инспекцию. В противном случае ему угрожает солидный штраф. В учетной политике компании в обязательном порядке должны быть предусмотрены лимиты по карте, перечень документации для авансовых отчетов, список позволенных сотрудникам расходов и операций, а также сроки и порядок предоставления отчетности.

корпоративные банковские карты

Основные преимущества для компании

Корпоративная карта дает возможность добиться существенного снижения времени и операционных затрат на выдачу подотчетных денежных средств. Она избавляет руководство предприятия от необходимости получения и хранения в банковском учреждении сумм, предназначающихся для оплаты представительских, командировочных и хозяйственных расходов. Кроме того, в компании, оформившей корпоративную карту, существенно облегчается работа бухгалтерии и отмечается уменьшение числа отчетной документации.

Предприятие получает возможность контролировать расходы сотрудников не только по банковским выпискам, но и посредством лимитирования разрешенных операций. Если сотруднику, находящемуся в командировке, срочно потребовались дополнительные средства, компания в любой момент может пополнить счет. Для обеспечения сохранности средств на утерянной карте в договоре предусмотрена возможность ее блокировки по телефонному звонку владельца. При пересечении государственной границы средства, находящиеся на платежной карточке, не нужно декларировать. Кроме того, во время зарубежных командировок держатель карты избавляется от необходимости покупки валюты. Все осуществляемые за границей операции подлежат автоматической конвертации.

корпоративная карта банка

Как использовать корпоративную карту?

Применение таких карт регламентируется правилами, которые распространяются на всех сотрудников конкретной организации. В положении об использовании обязательно должны быть прописаны такие пункты:

  • порядок действий, предпринимаемых в случае утраты;
  • требования по обеспечению защиты информации о PIN-коде;
  • ориентировочный перечень документации, принимаемой в качестве подтверждения расходов;
  • сроки, в течение которых сотрудник обязан подготовить и сдать авансовый отчет с приложенными к нему документами, которые подтверждают произведенные расходы.

Для того чтобы работники знали, что может послужить доказательством расходов, можно создать специальный альбом образцов и приложить его к положению об использовании карт. Желательно, чтобы в правилах были предусмотрены лимиты дозволенных расчетов по картам, список операций и расходов, которые могут совершаться сотрудником. Перечень разрешенных операций может изменяться в зависимости от того, на территории какого государства зарегистрирована компания. Лимиты расчетов могут варьироваться в зависимости от должности, занимаемой держателем карты. Кроме всего прочего в положении в обязательном порядке необходимо прописать срок, по завершении которого сотрудник обязан вернуть карточку, а также степень ответственности и процедуру возмещения за несоблюдение установленных правил.

учет корпоративной карты

Тарифы за обслуживание

Каждый банк самостоятельно устанавливает размер платы за открытие и последующее обслуживание корпоративной карты. В большинстве случаев он практически не отличается от стандартных тарифов, действующих для физических лиц.

В процессе оформления клиент имеет право выбрать класс карты. На изготовление мгновенных, неперсонифицированных карт обычно требуется не более получаса, тогда как на выпуск престижных именных карточек может уйти несколько рабочих дней.