На многих предприятиях работают подотчетные лица. Эта категория сотрудников имеет ряд обязательств перед компанией. В частности, им необходимо отчитываться за денежные средства, которые они получают на административные, хозяйственные и прочие расходы. Рассмотрим далее, как ведутся бухгалтерский учет, расчеты с подотчетными лицами. 
Общие сведения
Когда работникам выдаются деньги на приобретение канцтоваров, сотрудники направляются в командировку или им поручено оплатить услуги сторонней фирмы наличными, служащие выступают как подотчетные лица. Подотчетные суммы имеют целевое назначение. Для документального оформления операций используются такие формы, как Т-9, Т-10а и Т-10, а также ф. АО-1. Отражает информацию о средствах, которые используют подотчетные лица, счет 71 в корреспонденции с другими статьями.
Нюансы
Кто может на деньги предприятия осуществлять расходы? Подотчетными лицами являются исключительно сотрудники предприятия. Сторонние граждане не могут выступать в этом качестве. По сути, подотчетным может быть любой работник компании. Однако, как правило, круг таких служащих ограничен. В действительности, у предприятия нет необходимости каждому сотруднику выделять средства.
Сроки
Если подотчетные лица получают деньги, то им указывается, для каких целей они предназначены и на какой период. В течение трех дней после завершения этого срока сотруднику необходимо вернуть остаток средств. При этом он отчитывается о том, куда они были потрачены. Если срок распоряжения не указан, то он считается равным трем дням с даты выдачи денег, а для командированных сотрудников – трем дням с момента возвращения. Если поездка была за рубеж, то период увеличивается до 10 дней.
Правила
В Порядке ведения операций по кассе предусмотрено требование, которое заключается в том, что пока существует задолженность подотчетных лиц (не была предоставлена информация по ранее выданным средствам), новые авансы им не выдаются. Как правило, рекомендуется утверждать список таких сотрудников приказом руководителя. В акте указываются, какие суммы и когда были выданы, а также срок, в который им нужно отчитаться за них.
Обоснованность трат
Деньги получают те сотрудники, которым они необходимы, и на такой период, который считается разумным. В законодательстве не предусматривается никаких ограничений по этим вопросам. Однако при выдаче средств руководителю следует руководствоваться здравым смыслом и производственной необходимостью. Например, сотруднику можно выдать 60 тыс. руб. для покупки компьютерной техники или поездки в командировку для заключения выгодной сделки. Но если такая же сумма будет предоставлена сотруднику на приобретение канцтоваров, то это может вызвать подозрения у контрольных органов. При проведении проверки, скорее всего, будет выдвинуто предположение, что предприятие выдало работнику заем таким способом. Соответственно, компания будет признана нарушителем налогового законодательства, поскольку снизит базу для НДФЛ.
Последовательность оформления
Отражая расчеты с подотчетными сотрудниками в качестве первой операции должна выступать выдача средств, а второй – отчет. Зачастую на предприятиях допускается достаточно серьезная ошибка. Сначала работник что-либо приобретает, затем отчитывается по покупкам, и ему возмещаются затраты. Эти суммы, как и сам сотрудник, не являются подотчетными. По сути, в такой ситуации предприятие ничего не поручала работнику, соответственно, денег ему не выдавала. Сотрудник тратит свои средства, что-то приобретает на них, а затем компания выкупает материальные ценности у него. В данном случае ни о какой подотчетности говорить нельзя. Совершается сделка – предприятие приобретает у своего работника имущество, которое ему принадлежит. 
Основание
Деньги подотчетные лица получают обычно из кассы. Для этого необходимо иметь основания. В качестве одного из них может выступать, например, распоряжение руководителя. В акте указывается необходимость выдавать средства определенному сотруднику регулярно или единовременно. Также руководитель может проставить указание "оплатить" или "выдать" на каком-нибудь документе. К примеру, это может быть служебная записка. Такая резолюция проставляется руководителем или его заместителем, директором филиала или главным инженером и так далее. Иные сотрудники могут дать распоряжение о выдаче средств, только если имеют соответствующие полномочия.
Документы
В графике документооборота и в учетной политике необходимо установить перечень бумаг, в соответствии с которыми бухгалтерия будет оформлять ордера на выдачу средств. В качестве основного документа выступает авансовый отчет (ф. АО-1). Также используется доверенность. Она является документом, предоставляющим предъявителю право выполнять действия, указанные в нем, от имени субъекта, его выдавшего. Если доверенность выписана на сотрудника, то он будет выполнять операции от лица компании. Соответственно, все документы, которые им будут получены, оформляются на имя фирмы. Ему будет выдана счет-фактура, накладная, другие бумаги, позволяющие предъявить к зачету НДС. При отсутствии доверенности работник воспринимается другими компаниями как частное лицо. В этом случае он получит товарный и кассовый чеки. Тем не менее совершенные траты могут быть приняты предприятием. 
Специфика доверенности
Документ оформляется в одном экземпляре. Доверенность необходимо зарегистрировать в соответствующем журнале и выдать работнику на руки. Бухгалтер оставляет у себя корешок документа, на котором указываются реквизиты. В связи с тем, что сотрудник действует от лица предприятия в другой компании, то доверенность там и останется. После возвращения работника, бухгалтер сделает отметку в корешке о выполнении поручения. В документе указывается срок действия и дата выдачи. Если период не определен, то она будет иметь силу в течение года.
В случае отсутствия даты выдачи доверенность считается недействительной. Для оформления получения материальных ценностей применяется ф. М-2.
Подотчетные лица: проводки
Рассмотрим некоторые записи, которые делает бухгалтер:
- Дб сч. 71 Кд сч. 50 – выдача средств из кассы на хозяйственные траты или командировку.
- Дб сч. 60 Кд сч. 71 - погашение задолженности сотрудника перед предприятием по поручению нанимателя.
- Дб сч. 10 Кд сч. 71 – приобретение материально-производственных запасов.
- Дб сч. 20 (26, 44) Кд сч. 71 – списание затрат, произведенных сотрудником по поручению/командировочных расходов.
- Дб сч. 50 Кд сч. 71 – возврат остатка средств.
Отчет
Он заполняется самим сотрудником, а не работником бухгалтерии. Зачастую именно по этой причине на многих предприятиях круг сотрудников, которым даются поручения, связанные с оплатой наличностью, весьма ограничен. Далеко не каждый работник сможет сразу без ошибок оформить акт. Здесь стоит сказать, что многие подотчетные лица осуществляют заполнение бланка с помощью программы 1С. После этого документ распечатывается и подписывается. Отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми бумагами, подтверждающими траты. Специалист принимает их и отрывает от бланка расписку по линии отреза. Бухгалтер должен ее заполнить и передать подотчетному сотруднику. Данная расписка выступает в качестве подтверждения того, что работник сдал все требуемые документы. С этого момента ответственность за них перекладывается на бухгалтера. 
Заключение
Авансовый отчет необходимо представить руководителю на подпись. Без нее бухгалтер не имеет право принимать документ. После подписания акта работник будет считаться отчитавшимся перед компанией за выданную сумму. Если окажется, что остались невозвращенные средства, сотрудник передает их в кассу. В некоторых случаях он может перечислить задолженность на р/с.