Непосредственно после поступления в бухгалтерию вся первичная документация проходит проверку. Специалисты определяют полноту и правильность оформления бумаг, достоверность реквизитов. Кроме этого, осуществляется проверка по содержанию. Она предполагает контроль правомерности зафиксированных хозяйственных операций, логической взаимосвязи между конкретными показателями. После этого данные вносятся в первичные регистры бухгалтерского учета. Рассмотрим их подробнее.
Общие сведения
Первичные документы и регистры бухгалтерского учета используются для фиксации и обобщения информации о хозяйственных операциях. Они представлены в виде утвержденных унифицированных бланков. Регистры и формы бухгалтерского учета содержат сведения, которые отражаются на счетах отчетности. Таблицы создаются в соответствии с принципом экономической группировки информации об имуществе компании и источниках его возникновения.
Классификация
Документы и регистры бухгалтерского учета можно подразделить на несколько категорий:
- По назначению.
- По способу обобщения данных.
- По внешнему виду.
Но и это не все. В зависимости от назначения различают документы и регистры бухгалтерского учета:
- Хронологические.
- Комбинированные.
- Систематические.
В хронологические учетные регистры бухгалтерского учета записи вносятся по ходу совершения операций. При этом дополнительная систематизация не используется. В систематических таблицах сведения фиксируются по принципу счетов. При заполнении нужно следить, чтобы информация этих двух регистров дополняла друг друга. При этом сумма оборотов одной таблицы должна совпадать с показателями другой. Если регистры бухгалтерского учета содержат записи сразу обоих видов - хронологическую и систематическую, то их именуют комбинированными. Классическим примером может выступать "Журнал - главная".
Способ обобщения
По этому критерию регистры бухгалтерского учета подразделяют на дифференцированные и интегрированные. Рассмотрение последних осуществляется индуктивно. Это значит, что информация обобщается от первичной документации до отчетности. Дедуктивный метод рассмотрения сведений характерен, соответственно, для дифференцированных таблиц.
Внешний вид
По этому признаку регистры бухгалтерского учета подразделяются на карточки, книги, свободные листы. Таблицы могут находиться и на цифровых носителях. Книги представлены в виде документа, разграфленного специфическим способом. Их прошнуровывают и переплетают. Такие регистры бухгалтерского учета в обязательном порядке подписываются старшим специалистом. Карточка представляет собой бланк, который оформлен в виде таблицы. Промежуточным регистром между указанными видами документов выступает свободный лист. Этот бланк представлен в виде таблицы, которую брошюруют. В отличие от карточки, свободные листы печатаются на большем формате. Они хранятся в папках. По свободным листам и карточкам на предприятии ведутся реестры. Их задача состоит в обеспечении контроля над отчетными документами. Это исключает вероятность подмены бумаг. Если же какой-то документ будет утерян, то по реестру можно установить, какой именно.
Карточки
Эти регистры бухгалтерского учета могут иметь разный внешний вид. Наиболее популярными считаются:
- Инвентарные.
- Контокоррентные.
- Многоколончатые.
Последние предусматривают выделение в колонках конкретных показателей. Это актуально для случаев, когда одну операцию фиксируют комплексными суммами (к примеру, оплата расходов). Инвентарные карточки предназначены для учета материальных ценностей предприятия. В них присутствует колонка под названием "Остаток". В ней отражается количество материальных ценностей, оставшееся после окончания конкретной операции. Всего в инвентарной карточке три колонки. Кроме "Остатка", в ней присутствует "Приход" и "Расход". Каждая из них поделена на 2 части: количество и сумма. В начале карточки указывают лимит запаса. Это позволяет увидеть наличие конкретных материальных ценностей предприятия. Если появится, например, недостача, то она будет сразу заметна. Контокоррентные карточки имеют 2 колонки - дебет и кредит. Такая односторонняя форма позволяет контролировать финансовое положение компании.
Важный момент
За достоверность сведений, отражаемых в регистрах учета, отвечают служащие, подписывающие бухгалтерский отчет. Хранение бумаг должно производиться таким образом, чтобы вероятность несанкционированного исправления информации была абсолютно исключена. Если необходимо внести корректировки, то их следует удостоверять подписью лица, их сделавшего, с указанием даты. По ФЗ "О бухучете" все данные, присутствующие в регистрах, относятся к коммерческой тайне. Лица, которые имеют доступ к такой информации, должны сохранять ее. При разглашении тайных сведений предусмотрена ответственность по действующему законодательству.
Фиксация хозяйственных операций
Документирование в бухучете используется для первичной регистрации и юридического оформления событий. На этом этапе вся информация должна отображаться в соответствии с действительностью и иметь обоснование. Учетный документ оформляется в момент проведения операции. Если по каким-то причинам это сделать нельзя, то заполнение бумаг может осуществляться и после события.
Реквизит
Классификация документов учета производится по форме и показателям, от которых зависят отображаемые в них факты. К последним, в частности, относят реквизит. Он представляет собой определенный информационный элемент, несущий смысловую нагрузку. Например, "вид материала". Реквизиты подразделяются на содержательные и качественные. Последние отражают объект учета ("стройматериал", например). Содержательными реквизитами определяются характеристики предмета: сорт, габариты и проч. 
Виды бумаг
В зависимости от назначения учетные документы могут быть:
- Распорядительными. Они содержат приказ, предписание, распоряжение определенной операции. К таким документам, например, можно отнести доверенность на получение финансовых средств для компании, чеки, которые нужно обналичить, и так далее. Такие бумаги выступают как основание для совершения операции, но не имеют подтверждения ее проведения.
- Исполнительными. Такие бумаги служат для подтверждения события. К таким документам относят накладные на прием-сдачу продукции, приходные ордера, квитанции, удостоверяющие факт приема объектов и проч. Оформление этих бумаг осуществляется в момент совершения действий. Эти документы выступают как основание для формирования учетной записи.
- Вспомогательными. Эти бумаги именуют также документами бухгалтерского оформления. Самостоятельно они не имеют значения. Их оформление осуществляется в соответствии с исполнительными и распорядительными документами.
- Комбинированными. Такие документы содержат в себе признаки указанных выше бумаг. Примером может являться кассовый ордер.
Первичная документация по учету всегда составляется в момент совершения какой-либо операции. Такие бумаги фиксируют непосредственно сам факт произведенного действия. Необходимо отметить, что большая часть учетных документов относится именно к категории первичных.