Порядок списания просроченной дебиторской задолженности

Невзирая на то, что фраза «просроченная дебиторская задолженность» знакома практически всем, только немногие могут дать точный ответ про то, что же все-таки это такое и какие результаты могут быть у предприятия при ее возникновении.

В данной статье мы обсудим понятие просроченная дебиторская задолженность (ДЗ). А также, как ее наличие оказывает влияние на работу организации.

Списание просроченной дебиторской задолженности - это транзакция, которую бухгалтеры делают достаточно часто. Как выявить правильные аспекты списания дебиторки, узнаем из нашей статьи.

Понятие просроченной ДЗ

Дебиторская задолженность - это размер долга другими гражданами и организациями, которые являются должниками компании. Иными словами, ДЗ - это сумма, которую компании должны ее контрагенты.

Если долг не уплачен в сроки, которые были установлены контрактом, то он называется просроченной суммой ДЗ.

Позднее взыскание ДЗ может привести к нежелательным результатам для самой компании.

Условно просроченные долги можно поделить на:

• сомнительные;
• безнадежные.

Первый вид ДЗ считается сомнительным. Она возникает в случае неуплаты своевременных платежей по товару, услугам от контрагентов компании. Она не обеспечена залогом, поручительством либо иной гарантией.

Если проходит срок давности по иску для погашения задолженности, обязательство должника прекращается из-за невозможности его выполнения.

В такой ситуации ДЗ становится безнадежной. Все условия погашения долга являются индивидуальными и определяются соглашением, заключенным между сторонами.

Невозможно точно предсказать, какая из сумм ДЗ может стать просроченной, а тем более безнадежной.

В некоторых вариантах договоров нет точной даты, но она может быть привязана к определенному событию (к примеру, через трое суток после подписания акта).

Чем опасно наличие просроченной ДЗ для предприятия

Просроченная ДЗ говорит о том, что вернуть долг компании обратно будет невозможно и отсутствуют реальные способы для этого. Ее наличие неблагоприятно влияет на финансовую стабильность и ликвидность компании, а также в целом на показатели эффективности.

Главная причина появления таких сумм состоит в том, что на этапе подписания договора с контрагентами большинство компаний не оценивают появления возможных рисков, не изучают своих партнеров и их финансовое состояние. ДЗ, в целом, является нормальным показателем в балансе фирмы. Однако у нее есть свой допустимый лимит, а тем более лимит по просроченной ДЗ.

Какие есть эффективные способы возврата ДЗ до момента ее списания

Работа с просроченными долгами должна вестись очень кропотливо и активно для того, чтобы не допустить момента ее списания.

В процессе такой работы придерживаются основных принципов:

• поддержание связи с контрагентом;
• рациональные меры воздействия на контрагента.

Среди наиболее популярных методов работы с просрочкой по ДЗ можно выделить:

• начальные меры: переписка, письма с претензиями, звонки, встречи;
• подача в суд жалобы;
• исполнительный лист от ФССП.

Для предотвращения подобных ситуаций на момент заключения договора нужно:

• исследовать тщательно партнера;
• заручиться залогом или каким-то обеспечением от контрагента;
• получить консультацию с юристами;
• осуществить страхование.

Какую ДЗ можно списать

Невозможно списывать все долги компании. Только те, которые соответствуют определенным признакам безнадежности. Доктрина безнадежной задолженности дается в пункте 2 ст. 266 НК РФ. Это истекший долг, а также долг ликвидированной компании либо фирмы, которая исключена из ЕГРЮЛ как недействующая.

Списание просроченной дебиторской задолженности может быть лишь после окончания процесса признания неплатежеспособности в случае ликвидации компании либо решения судебного органа о том, что средства не могут быть восстановлены из-за отсутствия фирмы.

Если две компании должны друг другу, то сначала нужно провести зачет долгов друг перед другом, уменьшив сумму ДЗ на размер задолженности контрагенту. Если контрагент все еще остается должен, то эти средства числятся нереальными к возмещению для получения, и их можно списывать как просроченную ДЗ.

Что делать с просроченной ДЗ

Такая задолженность для компании означает, прежде всего:

• все усилия компанией были предприняты, чтобы эту задолженность вернуть;
• вероятность, что покупатель одумается и вернет суммы, минимальна либо вообще отсутствует;
• срок, в течение которого долг числится в учете компании, уже истек.

Списание такой ДЗ – процедура особая, которая требует:

• тщательного формирования пакета документов для обоснования сумм и причин;
• формирования транзакций в бухучете;
• включения сумм в налоговые расходы.

Нельзя просто списать долг и забыть о нем. Необходимо еще выполнить ряд действий:

• списанную сумму перекинуть на счет 007;
• 5 лет после списания следить за контрагентом, вдруг у него все наладится;
• а после прошествии пяти лет уже окончательно забыть о суммах.

Как списать ДЗ, для которой завершается срок давности

Обычно этот срок равен трем годам, но может быть прерван, если:

• должник принял и подписал акт сверки;
• выслал письмо - признание долга либо просьбу об отсрочке;
• были уплачены проценты либо штраф;
• компании сделали дополнение к контракту, где признано обязательство должника;
• суд принял иск.

Срок давности по иску, который был прерван, компания обязана заново начать отсчитывать. Этот срок не бывает выше 10 лет со времени формирования долга (п. 1 ст. 181 ГК РФ).

Инвентаризация перед списанием

В согласовании с ч. 1 ст. 11 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» активы и обязательства компании подлежат учету и инвентаризации.

Случаи, даты и процедуры инвентаризации, также список объектов устанавливаются хозяйствующим субъектом.

В процессе инвентаризации ДЗ посредством документальной проверки устанавливается корректность и аргументированность сумм ДЗ и КЗ, в том числе сумм, для которых истекли сроки. Число проведения инвентаризаций, их дата, составление перечня активов и денежных обязательств устанавливается руководством организации.

Проведение инвентаризации имеет место быть:

• при передаче собственности в аренду, приобретении, продаже;
• при изменении материально-ответственных лиц;
• до составления ежегодной отчетности.

Под инвентаризацией дебиторки понимается процедура ревизии расчетов с дебиторами компании.

Она заключается в сверке сумм значений, которые числятся на соответствующих счетах бухучета (ДЗ и КЗ). Здесь же проверяется задолженность на предмет ее просрочки и безнадежности. Формируется инвентаризационная комиссия, которая осуществляет все необходимые процедуры.

Процедура списания ДЗ

Устанавливает порядок списания просроченной дебиторской задолженности ПБУ от 29.07.1998 года № 34н. При этом ДЗ можно списать по каждому объекту на почве:

• проведенной инвентаризации с письменным обоснованием необходимости списания просроченной дебиторской задолженности;
• указания руководства компании.

Одновременно следует держать под контролем просроченную ДЗ: в срок до 5 лет она будет отражена в балансе на счете 007, остается обязанность смотреть за возможностью восстановления, если финансовое положение должника поменяется в лучшую сторону.

Аналитика на счете 007 производится в контексте каждого контрагента и каждый долг списывается на убыль.

Рассмотрим общий порядок списания просроченной дебиторской задолженности.

Для каждой из просроченных сумм долгов нужно доказать необходимость ее списания с такими аргументами, как:

• документы, которые подтверждают наличие задолженности: договора, счета-фактуры, платежные распоряжения, акты выверки, расчеты, требования к погашению задолженности в письменной форме;
• документы, которые подтверждают неспособность взыскания задолженности - выписка из ЕГРЮЛ на момент ликвидации и т.д.

Далее выдается приказ о списании ДЗ. Он выполнен в соответствии с определенными правилами:

• на базе оснований, которые были разрешены законом;
• у него должна быть обеспечена надежная документальная поддержка;
• организована на базе верно примененного инструментария.

Приказ издается в обычной форме либо независимо разработан компанией.

Порядок списания КЗ

Рассмотрим списание просроченной дебиторской и кредиторской задолженности тоже.

Списание КЗ с истекшим сроком, так же как и списание ДЗ, отражается в налоговом и бухгалтерском учете в зависимости от источников ее появления, например, долг по приобретенным, но не оплаченным товарам.

При налоговом учете в состав внереализационных доходов входит любая КЗ, которая подлежит списанию:

• перед бюджетом по уплате налоговых платежей, сборов, пеней и штрафов;
• внебюджетные средства для выплаты платежей, штрафов и пеней;
• перед участниками организации за невостребованные доходы от ценных бумаг и др.

В бухгалтерском учете списанная КЗ включается в состав прочих доходов и указывается на счете 91, субсчет 91-1.

Проводки порядка списания просроченной дебиторской и кредиторской задолженности имеют следующий вид:

Дб 60,62,76 – Кт 91-1.

Формирование резерва

Под резервом сомнительных долгов (РСД) понимается сумма, которая создается с целью того, чтобы данные в бухучете о ДЗ были достоверными. Он носит оценочное значение. Суммы его изменений отражаются в расходах и доходах компании.

Основанием для его создания становится процедура проведения инвентаризации ДЗ. Сумма в отношении каждого должника оценивается и определяется индивидуально в зависимости от его финансового положения.

Методика формирования РСД:

• определение сумм задолженностей по контрагентам при нарушении сроков погашения и отсутствии гарантий;
• по каждому сомнительному долгу рассчитывается значение резерва.

Основные методы создания резервов:

• интервальный способ;
• экспертный способ;
• статистический.

При первом варианте РСД может быть определен за каждый квартал в размере процентов от величины долга и в зависимости от продолжительности просрочки.

При втором способе сумма создается по мнению экспертов, как они считают, какая сумма не будет погашена. Для этого изучается состояние контрагента.

При третьем способе используют данные за много лет для определения доли безнадежных долгов по ДЗ.

Дебиторка может быть списана за счет формируемого РСД для компании.

Он создается сразу, как только возникает сомнительная ДЗ после проведения инвентаризации. Расчет РСД может быть проведен по формуле:

РСД = 0,5 * С1 = С2,

где С1 – сомнительная ДЗ по сроку от 45 до 90 дней;

С2 – сомнительная ДЗ сроком более 90 дней.

Однако надо отметить, что размер формируемого РСД не может быть больше 10% от размера выручки компании.

Запись проводки по счетах БУ будет следующая:

Дт 91.1 Кт 63 – создание РСД.

В процессе списания ДЗ на суммы РСД делается запись:

Дт 63 – Кт 62 – произошло списание ДЗ на РСД.

Суммы, попадающие в РСД, могут включаться в операционные расходы в бухучете или во внереализационные расходы при учете в налогах.

Списание ДЗ в бухгалтерском учете

Рассмотрим общий порядок списания просроченной дебиторской задолженности.

Если у компании есть резерв, делается запись: Дт 63 Кт 62 (76) - списание ДЗ из РСД.

Если долг превосходит резерв, разница разъясняется иными расходами: Дт 91-2 Кт 62.

Если компания не сделала резерв, то проводки выглядят так:

• Дт 91-2 Кт 62 – списание в затраты безнадежной ДЗ;
• Дт 007 - списан долг за баланс.

На счете 007 аналитический учет должен проводиться в контексте каждого контрагента.

Проводки по списанию

Пакет документов и приказ о списании ДЗ являются документальными подтверждениями для следующих учетных записей:

• списание ДЗ по распоряжению руководства при наличии резервов: Дт 63 – Кт 62;
• фиксирование суммы списанного долга на счете 007;
• списание ДЗ при отсутствии резервов: Дб 91-3 Кт 62;
• ДЗ находится на счете 007.

В случае, когда сумма, списанная до этого на убытки, восстанавливается у контрагента, вариант для просроченной дебиторской задолженности и проводок в бухгалтерском учете будет следующими:

• поступление на счет средств: Дт 51 – Кт 91-1
• уход ДЗ со счета: 007

Списание ДЗ на убытки есть огромная первоначальная работа с должниками, и принимаются все вероятные меры для возврата долга.

Только когда ясно, что нереально возвратить деньги, можно списывать безнадежную ДЗ и вести учет просроченной дебиторской задолженности в компании.

Документация по списанию

Чтобы списать ДЗ и КЗ, нужно сделать приказ на инвентаризацию долга и поместить его показатели в форму ИНВ-17.

Далее менеджер выдает приказ о списании долга фирмы по данным акта по проведенной инвентаризаиции, в который обязан включать сумму задолженности, описание ситуации, по которой долг был обреченным, ссылка на число и дату инвентаризации акт.

Налоговые органы в особенности кропотливо инспектируют списанные долги, потому лучше приложить историю его появления и документы, которые подтверждают действительность сделки, в отчетность компании.

В итоге, для списания ДЗ нужны три документа:

• Акт инвентаризации (ИНВ-17).
• Письмо-обоснование. В нем должно указываться название должника, дата появления долга, основания появления долга, какие документы подтверждают появление задолженности, размер задолженности для каждого должника, расчет давности.
• Приказ.

Приказ о списании ДЗ

Приказ на списание просроченной дебиторской задолженности имеет свои правила составления. Составление приказа может быть выполнено:

• в случае наличия оснований, которые были разрешены законом;
• с соответствующей документацией;
• по итогам оконченной инвентаризации долгов.

Приказ должен быть выполнен в согласовании с принятой формой либо в согласовании со своим шаблоном, специально разработанным компанией.

В дополнение к общей информации (заглавие компании, номер и дата приказа, подпись управляющего), в примере приказа о списании просроченной дебиторской задолженности отражают данные, относящиеся к этому типу документа:

• имя должника;
• сумма ДЗ, подлежащая списанию;
• основание для облегчения бремени задолженности;
• объяснение порядка отмены ДЗ (за счет резерва либо части затрат).

Акт списания ДЗ

Рассмотрим акт на списание просроченной дебиторской задолженности и образец его заполнения.

При его выполнении употребляются общие подходы к документированию деловых операций, а конкретно:

• открывает блок, который содержит данные о компании (имя, ИНН, адрес и т.д.);
• заголовок должен кратко отражать цель документа;
• в содержании нужно отразить всесторонние сведения о списании ДЗ и о причинах;
• заканчивается документ подписью главного бухгалтера либо другого уполномоченного лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета в компании.

Объем большей части акта об отмене ДЗ зависит от типов, размера и структуры списанного долга.

В содержание акта могут быть включены следующие предметы для отмены ДЗ:

• информация о приказах на проведение инвентаризации и пересмотре его итогов;
• передача начальных данных по ДЗ (детали договоров с должниками, суммы и сроки выполнения обязанностей по соглашению и т.д.);
• история отношений с должником по взысканию долгов (передача иска);
• основания для списания ДЗ (к примеру, в случае устранения должника - эти выписки из ЕГРЮЛ, судебное решение);
• заключения.

Нужно приложить полный набор документов, которые подтверждают факт просрочки и признания безнадежности, в том числе инвентаризацию.

Регистрация акта о списании ДЗ требует одновременного выпуска приказа, подписанного управляющим компании, на основании которого идет процесс списания.

Налоговый учет списания

Рассмотрим списание просроченной дебиторской задолженности в налоговом учете.

В налоговой отчетности метод списания ДЗ зависит от того, организован ли РСД. В данной ситуации списание просроченной дебиторской задолженности в налоговом учете идет из резервов. Если резерв не сформирован, списание ДЗ делается на внереализационные затраты. Расход признается как дата самого действия:

• срок давности прошел;
• запись об окончании работы должника в реестре;
• документы от ФССП.

Документы для задач налогообложения необходимо хранить не менее 4 лет.

Особенности списания в бюджетном учреждении

В последнее время вопрос списания просроченной дебиторской задолженности в бюджетном учреждении становится все более принципиальным.

Трудности с бюджетом вынуждают власти находить в нем новые резервы.

Ведутся специальные отдельные счета для списания просроченной дебиторской задолженности в бюджете. Это важно учитывать.

Невозможность списания просроченной дебиторской задолженности в бюджетном учреждении вовремя может привести к значительному искажению характеристик отчетности учреждения. Это необходимо знать.

Особенности списания просроченной дебиторской задолженности и проводки бюджета выражаются в четком регулировании учета задолженности по определенным видам операций за счет использования бюджетной классификации затрат.

Контроль за движением ДЗ своевременно производится органами казначейства в процессе кассового выполнения бюджетов всех уровней.

Списание ДЗ, безнадежной для сбора, производится в порядке, который был установлен основным управляющим финансовых средств учреждения.

В границах собственной компетенции основной управляющий бюджетными фондами имеет право установить порядок утверждения подчиненными бюджетными учреждениями списания безнадежной ДЗ.

Особенности списания при УСН

Рассмотрим списание просроченной дебиторской задолженности при УСН.

При применении спецрежима УСН, затраты, которые связаны со списанием безнадежных долгов, в том числе по ДЗ, не включаются в расходы при определении налоговой базы по уплате налоговых платежей УСН.

Особенности списания ДЗ в 1С 8.3

При списании просроченной дебиторской задолженности в 1с 8.3 употребляется документ «Корректировка долга». Последовательность списания следующая:

1. Раздел: Продажи - Корректировка долга.
2. Клавиша «Создать» в поле «Вид операции», выбрать «Списание задолженности».
3. В поле «Списание задолженности» выбрать вариант долга, который вы желаете списать: долг клиента, авансы клиента, долг поставщика либо авансовый поставщик.
4. Если списывается долг по договору в валюте, отличной от валюты России, выбрать ее в поле «Валюта».
5. В поле «От» ввести дату списания долга.
6. Клавиша «Заполнить» в табличной части документа автоматом выберет данные о соответствующем долге (контракт, расчетный документ с контрагентом, сумма). Информация также может быть введена в табличную часть вручную клавишей «Добавить».
7. На вкладке «Счет списания» выберите учетную запись, с которой будет списан соответствующий долг.
8. Клавиша «Провести» для просмотра итогов.

Заключение

Просроченная ДЗ представляет собой долг по контрагенту, который он не платит в срок, установленный договором. При нарушении таких сроков, тем более продолжительный период, необходимо формировать РСД для компании и начинать работать с этими суммами в аспекте их сомнительности.

Процесс списания ДЗ прост, но строго регулирован. Его нарушение чревато претензиями налоговых инспекторов и дополнительным налогом либо штрафами за ошибки бухгалтерского учета. Потому перед тем, как вы списываете ДЗ, удостоверьтесь, что инвентаризация была проведена, и был выдан соответствующий приказ.

Правительство расширило перечень обстоятельств списания ДЗ. Сейчас можно дождаться 3-х лет и списывать долги компаний, исключенных из ЕГРЮЛ, на дату исключения должника.

Необходимо наращивать затраты компании методом списания дебиторки и прилагать все усилия для устранения дебиторской задолженности контрагента, предлагая, к примеру, рассрочку либо реструктуризацию долга.