Деловые встречи, собрания и планерки далеко не всегда оправдывают ожидания их участников. Иногда причины непродуктивности таких мероприятий очевидны и понятны. Тогда остается работать над ошибками в их видимом контексте. Но нередко бывают и такие встречи, когда все вопросы вроде бы решены, но нет ощущения завершенности с пониманием общей картины по обсуждаемым темам. Как ни странно, решить проблему такого восприятия поможет простой вопрос: «Чем вас удивила эта встреча?» Он помогает глубже понять коллектив, его представления о ходе обсуждения и ключевых вопросах, которые стоят на повестке дня. А достигается это благодаря четырем положительным эффектам.
1. Развернутый отзыв о встрече
О впечатлениях относительно прошедшей встречи можно спрашивать по-разному. Есть и простая форма вопроса, наподобие: «Было ли обсуждение полезным?» Но в этом случае участники могут ограничиться ответами «да»/«нет», что не даст полного понимания об их подлинных впечатлениях.
Но если мы спрашиваем о том, что именно удивило или поразило в ходе обсуждения, ответы будут совсем другими. Участникам придется сконцентрировать внимание, к примеру на самых острых и проблемных моментах, которые действительно вызывают интерес. Это могут быть нюансы составления графика, изменения в объемах работы, новая стратегия реализации проекта и т.д. Но тот факт, что на этих темах будет заострено внимание коллектива, позволит сконцентрировать ресурсы для движения в более актуальном направлении.
Конечно, необязательно все участники сойдутся на одной определенной теме. Разнообразие и широкий охват вопросов в отзывах – это тоже позитивный знак. Это дает более полную картину о мнениях коллектива и расширяет пространство для будущих полезных дискуссий.
2. Понимание ценности заявленных тем
Анализ мнений и отзывов участников поможет выяснить, насколько заявленная повестка в принципе соответствовала интересам коллектива, а может, и компании в целом. Как правило, это типичный набор вопросов, которые и так находятся на повестке. Но могут быть исключения. Особенно сегодня становится все популярнее концепция оптимизации корпоративных встреч и собраний, так как в большинстве своем они оказываются неэффективны. Во многом по той причине, что многие участники не связаны с повесткой или определенной частью ее вопросов.
Могут быть и противоречия, когда обсуждается бюджетный план и запуск продукта. При этом комментарии участников явно дают понять, что бюджет еще не готов, поэтому о начале нового производства и вовсе говорить рано. Тут же вновь стоит подчеркнуть пользу от разнообразия мнений как такового, поскольку каждый отдел будет защищать свою позицию, затрагивая интересы другой части коллектива. В процессе разностороннего обсуждения можно будет прийти к тому или иному компромиссу.
3. Понимание приоритетов аудитории
Вопрос о том, что удивило или впечатлило участников обсуждения, имеет большой плюс в виде своей отвлеченности. Вовсе не обязательно вдаваться в определенные детали и подробности. В этом общем посыле закладывается более широкий диапазон возможностей для дискуссии. Например, ответы вовсе могут не относиться к темам встречи. Это тоже своего рода возможность понять, что на самом деле у коллектива другие приоритеты. Участники понимают важность бюджета и нового продукта, но на первом месте все же стоит судьба бонусных вознаграждений и повышений. А может быть, и вовсе само сохранение рабочих мест в ближайшем будущем.
4. Четкость в определении стратегии на будущее
Независимо от того, какие отзывы и мнения доминировали в ответах, все они помогут лучше сформулировать стратегические направления движения вперед.
Если одна или две высказанные идеи получили явную поддержку большинства, это повод для включения этих идей в платформу будущего продвижения. Прежняя стратегия может иметь множество плюсов и казаться устоявшейся, но широкое обсуждение даже без привязки к конкретным аспектам позволит иначе взглянуть на поставленные задачи и проблемы. Может быть, будет лучше внести коррективы или вовсе отменить часть задач как неактуальные и заменить их более новаторскими целями? Поэтому так важно ориентироваться на широкое и более свободное обсуждение повестки в целом, не привязывая его к узким темам.
