В связи с тем, что несметное число сотрудников внезапно стало работать из дома, из-за удаленности видеоконференции быстро стали основным методом проведения совещаний и общения с персоналом. Но если вы когда-нибудь сидели на плохо организованной видеоконференции (а кто из нас не пережил десятки таких встреч), вы знаете, что простая покупка новейшей платформы для видеоконференций - это не панацея.
К счастью, есть четыре простых метода, которые вы можете реализовать сегодня и которые сразу же улучшат ваши видеоконференции.
Все должны использовать видео
Это может показаться очевидным, но в большинстве видеоконференций есть по крайней мере несколько человек, которые избегают видео и используют только аудио. Если нет серьезного технического сбоя, вы должны потребовать, чтобы все по вызову активировали свою веб-камеру.
Когда только несколько человек используют видео, это быстро разрушает сплоченность команды. Большинство людей, которые активировали свое видео, будут думать “Это нечестно, что Боб не использует видео” или “Почему я должен быть на видео, а Салли нет?" или “Я знаю, что Пэт на самом деле не обращает внимания на собрание, и именно поэтому он не активировал свою веб-камеру.”
Когда люди уже находятся в стрессе и с большей вероятностью вовлечены в негативное мышление, это не те мысли, которые вы хотите поощрять в своей команде.
Каждый должен использовать гарнитуру
Большинство людей входят в видеоконференцию с помощью своего ноутбука и просто используют встроенный микрофон и динамик компьютера. И хотя это, конечно, дешевле, чем покупать внешнюю гарнитуру, это затрудняет видеоконференцию.
Если вы когда-либо слышали эхо, реверберацию или кого-то, кто звучит так, как будто он говорит посреди самолетного ангара, это часто вызвано двумя факторами. Во-первых, встроенные микрофоны на большинстве ноутбуков и компьютеров имеют низкое качество, особенно по сравнению с тем, что вы найдете даже на довольно недорогих гарнитурах и внешних микрофонах. На самом деле, если у вас есть дети, которые играют в видеоигры, вполне вероятно, что у них есть лучшее оборудование, чем у вас.
Вторая причина, по которой вы слышите эти ужасные эхо или реверберацию, заключается в том, что когда вы используете внутренний микрофон и динамики, вы по существу находитесь на громкой связи. Таким образом вы рискуете, что ваш микрофон будет улавливать звук из ваших динамиков, динамики воспроизводят этот звук обратно, который снова улавливается микрофоном, и теперь у вас есть бесконечный цикл раздражающего звука.
Вполне возможно, что ваш ноутбук имеет функцию подавления эха, но если вы испытываете высокую нагрузку на процессор из-за того, что у вас запущено несколько приложений, эта функция может оказаться неэффективной.
Кроме того, гораздо труднее прервать кого-то, когда он пользуется дешевым громкоговорителем. Так что пусть все члены вашей команды используют наушники, и вы сразу же испытаете значительное улучшение качества ваших видеоконференций.
Делайте паузу каждые три предложения, когда вы говорите
Кстати, даже с наушниками иногда бывает трудно услышать, когда кто-то хочет вмешаться и задать вопрос или сделать комментарий. Поэтому вам нужно будет проинструктировать всех членов вашей команды делать паузу на несколько секунд после того, как они произнесут (приблизительно) три предложения.
Просто шокирует, как много людей могут говорить непрерывно в течение 5-10 минут (если не больше) на видеоконференции. И когда это происходит, другие люди практически гарантированно теряют фокус внимания.
Это требует небольшой практики, но если вы будете напоминать своей команде в начале каждой видеоконференции и сами моделировать поведение, вы быстро увидите заметное улучшение.
Имейте четкие правила для вашей видеоконференции
Более 20 000 человек прошли бесплатный онлайн-тест “Подходит ваша личность для работы удаленно или в офисе?". Респонденты отвечают на десять вопросов и получают результаты, свидетельствующие о том, что их личность лучше подходит для работы удаленно или в офисе.
Один из вопросов заставляет людей выбирать между этими двумя утверждениями:
- Я предпочитаю не ограничиваться набором жестких правил.
- Мне нравится иметь правила и четко определенные ожидания.
Данные показывают, что 43 % людей любят иметь правила и четко определенные ожидания. Таким образом, если ваша видеоконференция не имеет четко определенной повестки дня с четко определенными блоками времени, процессом для каждого говорящего по очереди и строгим временем начала и завершения, вы рискуете.
Во время типичной личной встречи вы можете позволить себе быть немного небрежным со структурой встречи; вы сразу увидите через язык тела каждого, что все идет плохо, и вы можете быстро перестроиться. Но на видеоконференции явные признаки того, что встреча проходит неудачно, не столь очевидны.
Даже если поминутная повестка дня или предписанное время для вопросов могут показаться немного чрезмерными для видеоконференции с вашей командой, структура - это хорошее противоядие от стресса. Структура обеспечивает ощущение ясности и спокойствия, потому что это означает, что есть еще одна вещь, которую мы должны подчеркнуть.
Учитывая, что ваши сотрудники, скорее всего, испытывают постоянно высокий уровень стресса, это отличная идея для вас, чтобы устранить как можно больше раздражителей и стрессоров. А при экспоненциальном росте числа руководителей и сотрудников, проводящих видеоконференции, даже небольшие хитрости могут принести значительные улучшения.
