От квалифицированности персонала зависит качество готового продукта, будь это потребительский товар или оказываемая услуга. Сегодня многие предприниматели делают упор на проведении аттестации сотрудников с целью подтверждения их соответствия занимаемой должности.
В целом подобная проверка – это стандартная процедура, которая применяется в установленном законе порядке на основании нормативно-правовых актов. И хотя представление на соответствие занимаемой должности носит формальный характер, итоги аттестации имеют огромное значение для подчиненного, поскольку они являются определяющими в вопросах карьерного роста и оплаты труда.
Что это за процедура: общие понятия
Для представителей некоторых специальностей аттестация не является обязательным условием, и носит, скорее рекомендательный характер. Однако госслужащим, руководителям, врачам, учителям избежать ее прохождение невозможно. Порядок проведения аттестации педагогических работников на соответствие занимаемой должности регламентируется Трудовым кодексом РФ, приказами Министерства труда РФ и другими профильными ведомствами. Также в данном вопросе могут иметь значение местные нормативные документы, принятые непосредственно руководством предприятия.
Представление на соответствие занимаемой должности – это прямое основание для прохождения аттестации работника. Это документ, который имеет особую форму и в корне отличается от характеристики сотрудника, резюме или рекомендательного письма. Соответствие работника занимаемой должности проверяется путем социально-психологического анализа его личности и направлений профессиональной деятельности. Учитываются также достигнутые в работе положительные результаты.
Если говорить о представлении на соответствие занимаемой должности учителя (педагогические сотрудники проходят переаттестацию чаще других специалистов), то оно представляет собой письменную характеристику повседневной занятости работника. Этот документ составляется не учителем, который проходит аттестацию, а его непосредственным начальником.
Аттестация как метод оценки профессионализма
Процедура проверки соответствия занимаемой должности преследует следующую цель: установить, справляется ли со своими должностями обязанностями конкретный человек. Аттестация персонала – это ответственный процесс, подлежащий документированию. Причем главным документом здесь является представление.
Как метод оценивания аттестация применяется и в государственных, и в коммерческих организациях. Также стоит отметить, что частные предприятия не связаны жесткими рамками в вопросах подбора персонала. Негосударственные компании вправе оценить уровень компетенции подчиненных любыми другими доступными методами. В отличие от коммерческого сектора, для трудоустройства в государственные учреждения и органы государственной власти кандидатам необходимо соответствовать требованиям, установленным отраслевыми приказами и нормами федеральных законов. Для каждой категории сотрудников применяются отдельные нормативно-правовые акты, содержащие указания по периодичности проведения аттестации, и подробные инструкции по проверке лица на предмет соответствия занимаемой должности.
Главные документы
Основная бумага для прохождения процедуры аттестации – это представление. От него в большей степени зависит то, какое впечатление о сотруднике сложится у проверяющего должностного лица. Сведения, указанные в этом документе, будут иметь значение и при принятии окончательного решения.
Представление на соответствие занимаемой должности педагогических работников содержит не только личные данные (фамилия, имя, отчество, уровень образования, стаж работы по специальности), но и заключение прямого руководителя. Например, директор школы составляет представление на одного из штатных учителей, анализируя его деятельность, достижения, успехи, профессиональный рост. Аттестация учителей должна проводиться не реже, чем один раз в пять лет. Проходить проверку на соответствие занимаемой должности воспитателям и педагогам можно и чаще. Это послужит дополнительным бонусом к их характеристике.
Помимо представления, оформляется также протокол соответствия занимаемой должности. Этот документ формируется аттестационной комиссией на основании ответов аттестуемого сотрудника. И хотя результат экзамена играет важную роль, в процессе принятия решения акцент делается именно на содержание представления. Учитывается как квалификация, показатели профессиональной деятельности работника, так и мнение руководителя о потенциале своего подчиненного, его навыках, творческих способностях, методиках и подходах к исполнению обязанностей.
Кто должен проходить аттестацию
Процедура проверки на соответствие занимаемой должности учителей, врачей, госслужащих и других работников осуществляется в соответствии с заранее составленным графиком. Периодичность планового прохождения аттестации определяется отраслевыми приказами или нормативными актами, изданными руководством предприятия. Причем локальные распоряжения обычно касаются не всего штата сотрудников, а только тех лиц, которые по закону обязаны проходить процедуру проверки на предмет соответствия занимаемой должности. К категории работников, которые не подлежат оцениванию, относятся:
- беременные женщины;
- женщины, ухаживающие за ребенком, не достигшим трех лет;
- сотрудники, которые были трудоустроены в организацию меньше года назад;
- лица, принятые на работу по условиям трудового соглашения с ограниченным сроком действия.
В то же время отнесение к данной группе не гарантирует полное освобождение от прохождения переаттестации. Подтверждение соответствия занимаемой должности работнику придется пройти сразу же, как только будут устранены причины, препятствовавшие этому ранее. Следовательно, представление необходимо оформлять и для тех сотрудников, которые проходят очередную аттестацию по установленному графику, и для тех, кто подлежит проверке впервые, например, после выхода из декретного отпуска.
Особенности оформления представления
Документы на соответствие занимаемой должности отличаются от общего документооборота в первую очередь тем, что оформляются они на фирменных бланках. Представление обязательно должно содержать все соответствующие реквизиты. В тексте документа обязательно следует указать адресата. Правильным считается один из следующих вариантов:
- «Председателю аттестационной комиссии» с указанием Ф. И. О. должностного лица.
- «В аттестационную комиссию…» с указанием полного наименования комиссии, ее местонахождение (район, город или область, где будет проходить проверка).
Представление заверяется подписью главного руководителя организации, а также ставится мокрая печать. Основной текст должен содержать описание личностных и профессиональных качеств аттестуемого лица. Чтобы комиссия могла объективно оценить сотрудника, рекомендуется придерживаться некоторых рекомендаций при составлении представления на соответствие занимаемой должности педагога, воспитателя или работников другой сферы.
В частности, стиль текста не должен иметь эмоционально-экспрессивную окраску. Описание следует оформлять нейтрально, без образных сравнений, эпитетов. Представление должно иметь логически последовательную линию, состоящую из излагаемых фактов. Нежелательно использовать длинные, сложноподчиненные предложения, фразы должны быть содержательными и лаконичными. Не допускается применение разговорной речи, сленга, жаргона, фразеологизмов, сокращений, а также иностранных терминов, если в русском языке присутствуют равнозначные слова. Кроме того, не следует использовать в описании личные местоимения типа «она», «он», «они».
Требования к содержанию
В каждой организации разрабатываются Положения на соответствие занимаемой должности для разных сотрудников, поэтому проблем с оформлением этого документа, как правило, не возникает. Обычно Положение содержит шкалу оценивания персонала, регламент проведения процедуры и формуляры представлений, протоколов комиссии. Однако на практике оформление представления вызывает немало трудностей и вопросов. Многие не знают, кто именно должен составлять его, какой информацией заполнять его, в каком формате необходимо отразить сведения о работнике и т. д.
Поскольку главная цель оформления такого документа, как представление на соответствие занимаемой должности (учителя, например) – это определение профпригодности работника для дальнейшего выполнения профессиональных обязанностей, его содержание должно максимально напоминать подробную характеристику.
После «шапки» и реквизитов аттестационной комиссии в центральной части документа пишется слово «Представление». Рекомендуется использовать заглавные буквы. Следующая строчка начинается с маленьких прописных букв «на работника, аттестующегося с целью установления соответствия занимаемой должности». Далее начинается непосредственно текст преставления.
Сначала указываются основные личные данные – фамилия, имя, отчество полностью, дата и место рождения. Особое внимание при прохождении аттестации уделяется документам об образовании, особенно если речь идет о руководящих должностных лицах, директорах. Соответствие занимаемой должности подразумевает наличие профильного образования, высшего или средне-специального. Информация об учебных заведениях должна полностью совпадать с тем, что написано на дипломах, свидетельствах и аттестатах. Если у сотрудника имеется несколько квалификаций, указываются все в хронологическом порядке, начиная с тех, что были получены первыми.
Далее указываются сведения о текущей деятельности с подтверждением наименования занимаемой должности, стажа на последнем месте работы, то есть на предприятии, от которого сотрудник направлен на аттестацию. Отдельного внимания заслуживает оценка руководителем профессиональных и деловых качеств подчиненного. В большинстве случаев возникают трудности с заполнением именно этой части представления.
Пример заполнения представления
Чтобы не ошибиться с оформлением данного документа, необходимо уметь разграничивать качества профессиональные и деловые. В первом случае речь идет о наборе черт, наличие которых позволяет человеку, как профессионалу, выделяться среди коллег и других представителей профессии. Например, аттестационная проверка воспитателя на соответствие занимаемой должности предполагает изучение уровня его профессионализма в рамках действующих квалификационных требований, установленных для педагогических работников. В данном случае на пользу может прийти специальный справочник, который поможет определить квалификационное соответствие специалистов, руководящих работников, государственных служащих и других категорий.
В отличие от профессиональных, деловые качества – это своего рода «золотая середина» между личностной и профессиональной характеристикой. Под деловыми качествами подразумевается способность выполнять конкретные трудовые функции и возложенные должностные обязанности. Здесь в большей степени оценивается личное отношение лица к рабочему процессу и степень его ответственности при осуществлении профессиональной деятельности, которая состоит из нескольких элементов:
- исполнительных качеств, к которым относится дисциплинированность, работоспособность, организаторские способности, старательность, темпы выполнения заданий и т. д.;
- межличностного общения — стрессоустойчивость, навыки работы в коллективе, коммуникабельность;
- склонности к самообразованию и умения обучать других;
- творческих способностей – креативность мышления, проявление инициативы, успешное выполнение неординарных поручений, поиск уникальных путей решения и т. д.;
- качеств руководителя – рациональное планирование, организация работы подчиненных, требовательность, авторитетность, стремление к лидерству и пр.
Не является обязательным требованием указание личностных качеств сотрудника. Для педагогических работников огромное значение имеет уравновешенность, отзывчивость, последовательность в действиях, вежливость, адекватное отношение к критике, самокритика, принципиальность, порядочность, сдержанность.
В конце документа отводится место для выводов о результатах профессиональной деятельности, где оценивается профессиональный рост за период с прошлой аттестации. Также указываются дополнительные достижения, участие в реализации крупных проектов, выполнение отдельных поручений. При проведении аттестации руководящего работника оцениваются не только его личные критерии, но и результаты труда всех подчиненных сотрудников или подразделений.
В какой форме составляется документ
Обычно над оформлением представления работают два человека – это начальник отдела и менеджер по персоналу. Если такая должность не предусмотрена в штате компании, базовую работу по созданию документа проделывает сотрудник отдела кадров. Сначала вносятся общие данные, касающиеся выслуги, образования, квалификации, даты рождения. Затем представление передается начальнику, который дополняет документ другой информацией, касающейся показателей в труде, деловых, профессиональных и личных качеств, имеющихся навыков, способностей, потенциала.
Никаких ограничений касаемо формата представления законом не установлено. Представление можно оформить в виде графической таблицы или строчного текста с отображением необходимых сведений. Некоторые организации в приказах на соответствие занимаемой должности специально указывают, что допускается использование любого из двух формулярных вариантов. Таким образом, общая информация может отражаться списком, таблицей или цельным текстом.
Перед непосредственной процедурой аттестации сотрудник должен обязательно ознакомиться с представлением. Если работник согласен, как в документе охарактеризованы его производительность и личностные качества, ему необходимо поставить свою подпись. В противном случае аттестуемый имеет право не согласиться с представленной характеристикой. При этом возражение необходимо подавать в письменном виде. На финишной стадии представление подписывает начальник отдела. Он же выставляет итоговые оценки по трудовой производительности и профессионализму.
Может ли сотрудник написать представление на самого себя
Неуспешное прохождение процедуры аттестации может служить законным основанием для увольнения сотрудника, как несоответствующего занимаемой должности. При этом в законах нигде не прописано, как правильно необходимо проводить проверку. Многие предприятия формируют свои Положения об аттестации, которые не должны идти вразрез с приказами министерского уровня и отраслевых ведомств.
Ни в одном приказе или распоряжении нет четко установленного прямого запрета на самостоятельное формирование представления, то есть оформление документа не начальником, а самим аттестуемым работником. По умолчанию указывается, что документ формируется руководителем и менеджером по персоналу, а по факту работник вправе представить в аттестационную комиссию собственную версию документа. Он имеет право составить личный свод данных, но вся информация, которая касается показателей производительности труда, им формироваться не может. К написанию данной части может быть причастен только прямой руководитель, который, в отличие от самого работника, даст объективную оценку проделанной работе и личностным, деловым и профессиональным качествам. Если же аттестацию проходит руководитель отдела, то для него представление может подготовить его заместитель с целью соблюдения объективности.
Преставление на аттестацию сотрудника является краткой характеристикой, в которой выполняется анализ общей производительности труда. Важно понимать, что в случае неудачного прохождения комиссии, руководитель имеет полное право уволить сотрудника или снизить ему размер заработной платы, лишить премий или надбавок за интенсивность труда.
В Положении об аттестации на соответствие должности обычно прописывается срок, в течение которого подчиненный должен ознакомиться с представлением, а также ограничивается время изучения документа комиссией. Чаще всего на знакомство с представлением работнику, проходящему проверку, дается не менее двух недель. В течение этого периода он сможет заявить о своем несогласии с оценкой руководителя. Столько же времени требуется членам комиссии, чтобы изучить документ до начала процедуры оценивания. При необходимости сформировать мотивированное решение сразу на нескольких сотрудников комиссии может быть предоставлено больше времени, чем две недели.
Как опротестовать представление на соответствие должности
Итак, если документ оформляется по всем правилам, то перед тем как подписать его, руководитель дает возможность аттестуемому детально ознакомиться с ним. Внизу, после результатов производительности труда, сотрудник должен поставить отметку «с представлением ознакомлен» и свою подпись, указать дату. За месяц до аттестации на руки выдается копия документа. Если подчиненного устраивает характеристика, составленная руководителем, представление передается не позже, чем за 14 дней до проведения комиссии вместе с аттестационным листом.
Если же работник отказывается подписывать документ, руководитель вызывает свидетелей, подтверждающих факт несогласия с представлением, и составляет соответствующий акт. Данный акт никак не повлияет на проведение аттестации, но даст право работнику представить свою версию документа. Причем к ней необходимо будет приложить заявление с объяснением причин несогласия. Если срок нарушения был нарушен и работник получил представление на руки менее, чем за месяц до запланированного дня аттестации, он вправе пройти комиссию позже.