Хозяйственная деятельность организаций включает массу действий, операций, видов коммуникаций и других аспектов ежедневной рутины. Руководство организации и ее сотрудники ежедневно сталкиваются с необходимостью решения различных вопросов и принятия управленческих решений. Некоторые дела невозможно решить, находясь на рабочем месте, удобно устроившись в офисном кресле за компьютером. Появляется необходимость в выездах и командировках, проведению переговоров в других городах и даже странах. В этой статье подробно рассматривается вопрос необходимости командировки, ее цели и примеры, оформление по действующему законодательству, требования к документации, а также особенности поездок по России и зарубежью. Также в этой статье будет рассмотрен вопрос о том, кого можно отправить в поездку и что следует учитывать в качестве служебной командировки.
Понятие служебной командировки
У этого понятия есть четкое определение, которое прописано в трудовом законодательстве. Согласно ТК РФ, командировка - это направление сотрудника руководством в поездку с определенным заданием. При этом место назначения достаточно удалено от основного места работы, у поездки есть четко сформулированная цель, прописанная в документах, а сроки ее выполнения ограничены. Оформление сопроводительных документов, отчетность по окончании поездки, гарантии для сотрудника регулируются трудовым и налоговым законодательством. Также прописаны возможные цели командировки, примеры которых представлены ниже.
Зачем нужны командировки
Когда сотрудник отправляется в деловую поездку, руководство определяет для него четкое задание, которое он должен выполнить в ее процессе. Задание может касаться различных сфер хозяйственной деятельности организации. Примеры целей командировок можно привести следующие:
- заключение договорных отношений по поставкам или продажам с контрагентами;
- переговоры о сотрудничестве;
- разрешение споров, конфликтов и других вопросов, касающихся юридической стороны деятельности;
- закупка оборудования, сырья и материалов;
- деловые конференции, участие в сборах и выставках, касающихся направления деятельности компании;
- продвижение товара на новых рынках сбыта, расширение клиентской базы;
- участие в исследовательских проектах, связанных с деятельностью фирмы;
- повышение квалификации сотрудников;
- исследование рынков сбыта, конкурирующих организаций и других вопросов маркетинга;
- настройка оборудования, программного обеспечения и работа с другими техническими вопросами в дочерних компаниях или подразделениях;
- проведение проверок работы филиальной сети и подразделений.
Что не может считаться командировкой
Не каждая поездка сотрудника может считаться командировкой. Оформление командировки неправомерно в следующих ситуациях:
- отсутствие официального оформления сотрудника в организации, не заключенный трудовой договор, нет записи в трудовой книжке;
- в трудовом договоре сотрудника прописан разъездной характер работы;
- сотрудник является внештатным работником, не имеющим определенного стационарного места работы.
Виды поездок и их сроки
Поездки с корпоративным заданием могут классифицироваться в зависимости от разных характеристик. Так, по территориальному признаку выделяют поездки по территории Российской Федерации и в иностранные государства. По срокам командировки выделяют краткосрочные и долгосрочные. По составу командируемых - групповые и одиночные. Также могут быть плановые и внеплановые командировки.
На сегодняшний день в законодательстве нет четких указаний по поводу сроков поездки. Ни минимальных, ни максимальных ограничений нет. Руководство организации самостоятельно определяет сложность поставленной задачи и время, которое требуется для ее выполнения. Раньше ограничения существовали. Считалось, что максимальная длительность командировки не может превышать сорока дней. В строительстве максимальный порог командировки достигал года.
Законодательные требования и регулирование
К поездкам, оформленным в качестве деловых, предъявляются определенные требования со стороны законодательства. Регулируются командировки ТК РФ и НК РФ. В Трудовом кодексе регламент относительно этих рабочих процессов описывается в статьях 166, 167, 168. В них раскрывается целый ряд вопросов, которые могут возникнуть при оформлении данной процедуры: что можно считать командировкой, гарантии для сотрудника, а также вопросы о возмещении расходов в поездке.
В Налоговом кодексе описана информация, как отразить командировочные расходы в учете, что можно списать, с каких сумм осуществляются выплаты в фонды социального страхования граждан. Также существуют отдельные постановления, содержащие максимально полную информацию о внесенных коррективах в законодательные акты, новшествах учета и обеспечении требований регулирующих органов. Найти всю эту информацию можно в следующих документах: Постановления №749, 729, 812, 64.
Что гарантируется сотруднику
Гарантии сотруднику не зависят от цели командировки, примеров может быть масса. Но при любом из них работодатель несет некоторые обязательства перед сотрудником. Сотруднику, которого направляют в командировку, предоставляются следующие гарантии:
- сохранение должности, рабочего места, среднедневной заработной платы;
- оплата выходных дней, проведенных в командировке, с удвоенной тарификацией;
- возмещение расходов, которые могут возникнуть в командировке по России и зарубежью, в том числе оформление заграничного паспорта, получение визы, таможенные пошлины и другие сборы.
Все эти гарантии прописаны в трудовом законодательстве и подлежат обязательному выполнению со стороны работодателя.
Кого отправлять в командировку
Выбор сотрудника, отправляемого в поездку, зависит от целей командировки, примеров служебного задания, ее длительности и тяжести предполагаемых условий. Разные причины поездок требуют от сотрудника специфических знаний и умений.
Так, оформление договора поставки необходимо поручать лицу, подкованному в деловых переговорах и дипломатии. Это может быть специалист, в должностные обязанности которого входит осуществление закупок, планирование и расчет бюджета на деловые отношения с поставщиками, либо человек, который может грамотно объяснить свою позицию и добиться оптимальных условий в заключаемом договоре поставки.
Если цель поездки - наладка оборудования или программного обеспечения, для отправляемого сотрудника недостаточно знаний делопроизводства и обычной человеческой харизматичности. В такую поездку командируют должностное лицо с техническим образованием. Такая же ситуация при проведении выездных проверок и аудитов. В такую поездку следует отправить бухгалтера или экономиста.
Кого запрещено отправлять в командировки
Помимо человеческого фактора, вопросов о квалификации и личных способностях кандидатов есть и другой аспект в выборе сотрудника для рабочей командировки. Существуют требования законодательства относительно категорий граждан, которых нельзя командировать ни при каких обстоятельствах. К ним относят следующие группы лиц:
- несовершеннолетние сотрудники, стажеры, практиканты;
- беременные женщины;
- работники фирмы, трудящиеся по ученическому договору (кроме командирования с целью обучения);
- участники избирательных компаний, кандидаты на политические должности;
- люди, чьи возможности ограничены заболеванием.
Также есть группы лиц, которых можно отправить в командировку только при получении их письменного согласия:
- женщины с маленькими детьми (до трехлетнего возраста);
- родитель-одиночка, воспитывающий ребенка до пяти лет;
- опекуны детей, не достигших совершеннолетия;
- сотрудник, в семье которого есть иждивенец, нуждающийся в постоянном уходе.
Оформление командировки
Для того чтобы командировку можно было учесть в налоговом, бухгалтерском и управленческом учете, необходимо правильно ее оформить. В первую очередь составляется задание на командировку, устанавливаются даты и сроки. Кандидат на поездку должен ознакомиться с составленным документом и дать свое согласие или отказ в письменной форме.
В случае положительного ответа руководитель издает приказ о направлении специалиста в служебную поездку. Работнику оформляется и выдается командировочное удостоверение и служебное задание. По завершении поездки командированный сотрудник должен предоставить отчет о проделанной работе и авансовый отчет с подтверждающими чеками, квитанциями и билетами.
С 2016 года в законодательство внесено изменение, согласно которому оформление удостоверения и служебного задания перестало быть обязательным. Вместо них используют служебную записку. Но многие организации для целей внутреннего учета продолжают оформлять эти документы.
При использовании личного или корпоративного автомобильного транспорта необходимы служебная записка и путевой лист, а также доверенность и другие документы, подтверждающие правомерность использования конкретного автомобиля.
Информация в документах
Служебная записка оформляется в свободной форме, но при этом есть ряд реквизитов, обязательных к указанию: датированный период командировки, информация об используемом транспорте, поставленные перед работником цели и итоги их выполнения.
Все расходы, которые понес в поездке работник, должны быть указаны в авансовом отчете. Это требование распространяется абсолютно на все виды трат, в том числе жилье, транспорт, расходы на топливо, питание и другие. Для того чтобы подтвердить расходы по оплате жилья, необходимо предоставить в бухгалтерию по окончании поездки чек, квитанцию или расписку, содержащую информацию об арендодателе, стоимости и периоде аренды жилого помещения.
Соответственным образом должен быть выпущен и приказ руководства. В делопроизводстве существует унифицированная форма №Т-9, но организация не обязана использовать исключительно ее. В учетной политике конкретной организации может быть зафиксирована собственная форма документа. Также можно воспользоваться возможностью составить приказ в свободной форме. Главное условие - содержание в ней следующих данных:
- наименования и реквизитов организации, отправившей сотрудника в поездку;
- информации о сотруднике;
- даты составления приказа;
- даты начала и окончания периода командировки;
- задания сотруднику, цели поездки.
Пример задания на командировку
Чем ответственнее задание, тем больше уровней оно содержит. Чем больше компания вкладывается в какое-либо дело, тем больше результатов она нацелена получить. Необязательно все мелкие детали, которые желает узнать руководитель, будут указаны в приказе. Некоторые из них могут обговариваться в устном варианте на совещаниях и при инструктаже командируемого. Но, скорее всего, сотруднику по итогам поездки придется отчитываться за все пункты, даже за те, которые не были официально прописаны, но были устно оглашены. Для наглядности приведем пример служебного задания ниже.
Для примера возьмем цель - "Заключение договора поставки, реклама продукции". Для удобства отражения используем вид документа, сформированного программой 1С. Найти его можно в кадровом учете, Форма №Т-10а. Эта форма содержит 11 граф для заполнения: структурное подразделение, должность специалиста, страна, город и организация, в которую отправлен сотрудник, дата начала и окончания деловой поездки, количество календарных дней всего и без учета времени в пути, организация-плательщик, основание, содержание задания и краткий отчет о его выполнении. Подписывают документ руководитель структурного подразделения, руководитель организации и сам работник.
В приказе заполняется информация о поездке следующим образом:
- Фамилия, имя, отчество сотрудника и его табельный номер: Сорокин Дмитрий Евгеньевич, 1 (табельный номер в отдельном окошке, согласно кадровому учету).
- Структурное подразделение: Отдел маркетинга и рекламы.
- Должность (специальность, профессия): Ведущий маркетолог.
- Место командировки (страна, город, организация): Россия, город Москва, ООО "Компания".
- Сроком на 14 календарных дней с 14 января 2018 года по 27 января 2018 года.
- С целью: рекламная кампания, заключение договора поставки.
- Командировка за счет средств: ООО "Реализатор".
- Основание (документ, номер и дата): Служебное задание №3 от 13.01.2018
В конце приказа следуют подписи руководителя и сотрудника. Подпись сотрудника ставится напротив надписи, что с приказом он ознакомлен.
Тонкости оформления
Если сотрудником по какой-то причине не предоставлены подтверждающие документы о расходах (чеки, квитанции), организация ему эти затраты не возмещает. Поэтому в процессе командировки так важно не забывать об отчетности. Даже поездка в такси или автобусе должна быть подтверждена проездным билетом или распиской водителя.
Важным моментом также является указание структурного подразделения организации и цели командировки. В зависимости от указанных данных будет происходить дальнейшее списание затрат в бухгалтерском и налоговом учете. Так, если целью командировки был ремонт станков, при проведении бухгалтерских расчетов сумму расходов спишут на амортизацию отремонтированной техники. Если целью было заключение договора - списание пройдет в качестве общехозяйственных расходов.
И последний момент - командировка с невыполненной целью. В большинстве случаев расходы по такой поездке не признаются налоговой службой и не уменьшают налогооблагаемой базы. В судебном заседании можно попробовать отстоять свою правоту, но в большинстве случаев закон остается на стороне ФНС.