Должностная инструкция представлена специальным документом, содержащим сведения о том, какие обязанности должны выполняться работниками в компании. При трудоустройстве любого человека заключается с руководителем трудовой договор. На основании него предоставляется конкретная должность гражданину в соответствии со штатным расписанием. В должностной инструкции прописываются все трудовые функции, которыми наделяется специалист. Нередко возникает необходимость добавить или изменить данные функции. При таких условиях происходит внесение изменений в должностную инструкцию руководством предприятия. Процедура должна происходить только при наличии согласия от работника.
Что такое должностная инструкция?
В ТК отсутствует официальная информация о том, что представляет собой данный документ. Он считается локальным нормативным актом, имеющим отношение к трудовой деятельности работников. С его помощью регулируются возникающие отношения между работодателем и сотрудниками предприятия.
В инструкции перечисляются все должностные обязанности, которыми наделяется сотрудник предприятия. Для этого учитывается квалификация наемного специалиста.
Какие выполняются функции документом?
На предприятии документ выполняет сразу несколько функций:
- закрепляется кадровая расстановка в компании;
- между всеми работниками распределяются трудовые обязанности;
- контролируется трудовая дисциплина на предприятии;
- предотвращается появление многочисленных жалоб или претензий при получении разной зарплаты гражданами, занимающими одинаковые должности.
Но основным назначением документа выступает определение обязанностей, которыми наделяется работник предприятия. Дополнительно в нем перечисляются права гражданина. Так как документ считается значимым и важным, то должны иметься существенные причины для его изменения.
Когда допускаются изменения?
Необходимость внесения изменений в должностную инструкцию работника может возникнуть по разным причинам. В законодательстве отсутствует информация о том, как правильно выполняется данный процесс, поэтому каждая компания должна самостоятельно закреплять правила в нормативной локальной документации.
Основания внесения изменений в должностную инструкцию обычно представлены следующими ситуациями:
- внедряются в производство какие-либо уникальные технологии, за счет чего работники должны выполнять новые задачи;
- переходит компания на новую модель управления;
- требуется внести некоторые коррективы в связи с переквалификацией или повышением квалификации конкретного сотрудника;
- расширяются обязанности работника с одновременным увеличением его заработной платы.
Процедура внесения изменений в должностную инструкцию должна проводиться только с предварительного одобрения самого работника.
Нередко инструкция выступает определенным приложением к трудовому соглашению. При таких условиях изменениях допускается вносить только составлением дополнительного соглашения. Если же инструкция является отдельным документом, то для внесения новых сведений формируется новый документ, включающий все изменения. Дополнительно может формироваться новая должностная инструкция.
Правила внесения корректировок
Внесение изменений в должностную инструкцию должно осуществляться при учете правил:
- о нововведениях оповещаются все сотрудники;
- работники должны дать согласие на проведение процедуры;
- на измененном документе обязательно должна стоять подпись специалиста;
- допускается внесение нововведений в одностороннем порядке работодателем, если такие изменения не имеют отношения к основным условиям трудового соглашения.
Нередко работники не соглашаются с корректировками. В таком случае требуется найти компромисс, но при этом работодатель не может принять решение самостоятельно.
Что делать при отказе работника?
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника предполагает согласие специалиста на этот процесс. Но часто работники не желают, чтобы добавлялись какие-либо дополнительные трудовые функции, поэтому отказываются соглашаться на нововведения.
Требование о необходимости согласия со стороны работника обусловлено тем, что если изменяются его трудовые функции, то корректировке должна подвергаться не только сама инструкция, но и трудовой договор. На этот процесс нужно согласие специалиста.
Если же инструкция является отдельным внутренним актом предприятия, то внесение корректировок не приведет к изменению трудового договора. В этом случае работодатель может изменить текст документа без согласия работника.
Процедура изменения документа в одностороннем порядке
Процесс зависит от того, будут ли вноситься корректировки в трудовой договор или нет. Если инструкция представлена обособленным документом, то ее содержание не имеет отношения к трудовому соглашению. Порядок внесения изменений в должностную инструкцию при таких условиях предполагает выполнение последовательных действий:
- формируется новая редакция документа;
- новая документация утверждается руководством компании, для чего издается соответствующий приказ;
- сотрудник изучает новую инструкцию, после чего подписывает ее.
Обычно такой способ используется, если поручаются специалисту некоторые обязанности, соответствующие его должности и квалификации. При таких условиях трудовые функции специалиста не изменяются, поэтому не требуется согласие на внесение корректировок.
Изменение инструкции с внесением корректировок в трудовой договор
Нередко нужно наделить работника совершенно новыми обязанностями и полномочиями, поэтому требуется его согласие на внесение изменений в должностную инструкцию. Примером может выступать ситуация, когда совмещаются одним специалистом разные должности. В этом случае процедура делится на этапы:
- первоначально подготавливается новая редакция документа, содержащая сведения о том, какие корректировки будут внесены в трудовую функцию конкретного работника предприятия;
- сотрудник компании оповещается о том, что будут изменены его трудовые обязанности;
- требуется получить разрешение от специалиста на внесение корректировок, так как он должен согласиться с тем, что ему придется справляться со своими обязанностями на работе при учете новых условий;
- формируется дополнительное соглашение к имеющемуся трудовому контракту;
- работодателем издается приказ, на основании которого утверждается новая редакция должностной инструкции;
- приказ передается сотруднику для ознакомления, после чего гражданин ставит на этом документе свою подпись.
При таких условиях формируется инструкция в форме отдельного документа. Много внимания уделяется правильному уведомлению сотрудников и составлению приказа о внесении изменений в должностную инструкцию. Эти документы должны храниться в компании не меньше пяти лет, чтобы у работодателя имелись доказательства того, что все корректировки были внесены с учетом требований законодательства.
Правила составления приказа
При внесении корректировок в значимые документы, имеющие отношение к работникам предприятия, обязательно требуется издавать работодателю приказ. Образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию содержится ниже.
При составлении данного документа обязательно вносятся в него сведения:
- номер приказа на предприятии;
- наименование документации и самой компании, выпускающей приказ;
- дата составления документа;
- реквизиты предприятия;
- информация о самой должностной инструкции, в которую требуется внести корректировки;
- перечисляются все вносимые изменения, например, указывается, какие пункты теряют силу, а какие сведения являются новыми для этого документа;
- прописывается дата, когда корректировки вступят в силу, причем обычно данный процесс происходит с того момента, когда сведения об изменениях передаются работнику предприятия, а также может назначаться для этого любая конкретная дата;
- на работника кадрового отдела компании возлагается обязанность по передаче информации об изменениях работникам предприятия.
Без приказа о внесении изменений в должностную инструкцию добавление новых пунктов в этот документ не будет считаться законным. Поэтому при таких условиях работник предприятия может обратиться с жалобой в трудовую инструкцию.
Как учитывается и хранится приказ?
Приказ считается основным документом для каждой организации, поэтому важно грамотно его хранить в компании. Он требуется и при внесении изменений в должностную инструкцию. Образец данного документа позволяет грамотно составить его любому руководителю компании.
После издания приказа, следует ознакомить с ним работников. После этого информация об этом документе вносится в специальный журнал учета. Здесь должны содержаться данные о дате его издания, а также прописывается его номер.
Готовый документ, подписанный всеми заинтересованными лицами, подшивается в журнал учета. Он должен храниться в компании не меньше пяти лет, хотя некоторые организации сохраняют такие важные документы в течение большего периода времени.
Информация о сроках хранения разных документов на предприятии обычно содержится во внутренней документации компании.
Как составляется уведомление?
Если требуется внести изменения, которые затрагивают трудовые функции работника, то непременно сотрудник должен уведомляться о таком решении работодателя. Дополнительно от него требуется получить разрешение на такие корректировки, а иначе не допускается внесение изменений в должностную инструкцию. Уведомление должно составляться заранее, причем в него включаются следующие данные:
- прописываются все корректировки, вносимые в должностную инструкцию;
- приводится обоснование такого решения руководства организации;
- указываются положительные моменты для самого работника, которые могут быть представлены его повышением или увеличением зарплаты.
С этим уведомлением работник должен ознакомиться, а если он согласен на корректировки, то ставит на этом документе подпись. Дополнительно ему придется расписаться на приказе.
Изменение функций работника по соглашению сторон
Изменение условий договора может осуществляться не только по инициативе работодателя, но и по соглашению сторон. Для этого используются правила, содержащиеся в ст. 72 ТК. В этом случае формируется дополнительное соглашение, прикладываемое к трудовому договору. В него включаются все корректировки трудовых функций работника предприятия.
Основные сведения о том, по каким правилам должны вноситься изменения в инструкцию, содержатся в ст. 62 ТК. Если работодатель по разным основаниям изменяет сведения в этом документе без согласования с работником, что приводит к значительному изменению трудовых функций специалиста, то гражданин может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или суд. Поэтому каждый работодатель должен ответственно подходить к своим обязанностям.
Заключение
Внесение изменений в должностную инструкцию может потребоваться по разным причинам. Процедура зависит от того, относятся ли эти корректировки к непосредственным трудовым обязанностям работника или нет. Если требуется изменить некоторые пункты в трудовом договоре, то согласие сотрудника является обязательным. Если же корректировки не затрагивают содержание соглашения, то они могут вноситься работодателем в одностороннем порядке.
Если руководитель компании нарушает своими действиями права работников, то он может привлекаться к административной ответственности, представленной крупными штрафами. Дополнительно суд может признать внесенные изменения недействительными.