Как правильно подготовиться к документарной проверке, чтобы обезопасить себя от неприятных последствий? В этой статье мы разберем основные правила проведения проверки, сроки и порядок действий для компании.
Что такое документарная проверка и ее основные признаки
Документарная проверка - это контрольное (надзорное) мероприятие, которое проводится по месту нахождения контрольного (надзорного) органа и предметом которого являются исключительно сведения, содержащиеся в документах контролируемых лиц (ст. 72 Федерального закона от 31.07.2020 N 248-ФЗ).
В ходе документарной проверки инспекторы рассматривают документы компании, уже имеющиеся в распоряжении контрольного органа, а также результаты предыдущих проверок и другие материалы.
Основные признаки документарной проверки:
- Проводится по месту нахождения контрольного органа
- Анализируются только документы компании
- Возможно привлечение экспертов
- Инспекторы не могут запрашивать лишние документы
Виды документарных проверок
Различают плановые и внеплановые документарные проверки.
Плановые проверки проводятся с периодичностью, установленной законодательством для конкретных видов контроля. Внеплановые назначаются при возникновении оснований, предусмотренных законом.
Кроме того, проверки могут проводиться в рамках:
- Регионального государственного контроля (надзора)
- Муниципального контроля
- Проверки конкретных видов юрлиц или ИП
Есть особенности проведения проверок на предприятиях оборонного комплекса, связанные с защитой государственной тайны.
Этапы проведения документарной проверки
Документарная проверка включает следующие этапы:
- Направление требования о предоставлении документов
- Предоставление документов компанией
- Проверка документов инспекторами
- Направление запроса о предоставлении пояснений по документам
- Предоставление дополнительных документов и пояснений
- Окончание проверки и оформление результатов
Рассмотрим основные этапы проведения документарной проверки более подробно.
Направление требования о предоставлении документов
Первым действием инспекторов является направление официального требования в адрес компании о необходимости предоставить определенный перечень документов. Это могут быть бухгалтерские, разрешительные, отчетные и другие документы в зависимости от предмета проверки.
Предоставление документов компанией
Получив требование о предоставлении документов, у компании есть 10 рабочих дней, чтобы подготовить и направить их в контрольный орган. Очень важно уложиться в эти сроки, чтобы не давать лишних поводов для претензий.
Проверка документов инспекторами
Получив документы, инспекторы приступают к их проверке. Они анализируют полноту, достоверность, наличие противоречий или ошибок в документах.
Направление запроса о предоставлении пояснений по документам
Если инспекторы обнаружат какие-либо нестыковки, ошибки или противоречия, они вышлют компании официальный запрос с требованием предоставить соответствующие разъяснения в письменной форме. На подготовку пояснений также отводится 10 рабочих дней.
Предоставление дополнительных документов и пояснений
Наряду с письменными пояснениями компания может представить дополнительные подтверждающие документы, раскрывающие информацию в нужном для инспекторов ключе.
Окончание проверки и оформление результатов
После анализа представленных пояснений и документов инспекторы либо завершают проверку, не выявив нарушений, либо оформляют ее результаты в случае выявления нарушений в соответствующем акте.
Такова общая последовательность проведения документарной проверки. Рассмотрим далее наиболее важные моменты более детально.
Возможные нарушения при документарной проверке
При проведении документарной проверки возможны нарушения как со стороны инспекторов, так и со стороны проверяемой компании.
Наиболее частые нарушения инспекторов
- Нарушение сроков проверки
- Запрос лишних документов
- Некорректное оформление результатов
Такие нарушения можно обжаловать. Рассмотрим порядок обжалования действий инспекторов ниже.
Как защититься от нарушений со стороны компании
Цо стороны компании типичными нарушениями являются:
- Несвоевременная подача документов
- Предоставление недостоверных или неполных сведений
Чтобы исключить подобные нарушения, необходим тщательный внутренний аудит документов перед проверкой.
Особенности проведения внеплановых проверок
Внеплановые документарные проверки назначаются в отношении конкретной компании при возникновении оснований, предусмотренных законодательством.
Когда проводятся внеплановые проверки
Основаниями могут быть:
- Жалобы и заявления граждан
- Сообщения СМИ о нарушениях
- Истечение срока устранения нарушений
Полный перечень оснований установлен статьей 57 Закона No 248-ФЗ.
Порядок согласования внеплановых проверок
Как правило, внеплановые проверки требуют согласования с органами прокуратуры. Исключение составляют лишь некоторые случаи, например:
- Проверки оборонных предприятий
- Проверки по поручению Правительства РФ
Таким образом, есть ряд особенностей при проведении внеплановых документарных проверок. Это важно учитывать компаниям, чтобы понимать законность действий инспекторов.
Сроки проведения документарных проверок
Один из ключевых вопросов при взаимодействии с проверяющими - контроль за соблюдением установленных сроков документарной проверки. Рассмотрим этот аспект подробнее.
Общий срок документарной проверки
Согласно статье 72 Закона No 248-ФЗ общий срок проведения документарной проверки не может превышать 10 рабочих дней.
Какие периоды не включаются в 10-дневный срок
При этом в десятидневный срок не входят:
- Период с момента направления требования о предоставлении документов до момента их предоставления
- Период с момента направления запроса о предоставлении пояснений до получения ответа
Эти периоды могут занимать до 20 рабочих дней (10 дней на предоставление документов и 10 дней на пояснения).
Когда возможно продление срока проверки
При значительном объеме документов или сложности проверки срок может быть продлен, но не более чем на 10 рабочих дней.
Таковы основные нюансы, касающиеся сроков документарной проверки. Их знание поможет контролировать действия инспекторов и защищать свои интересы.
Последствия по результатам документарной проверки
Результаты проведенной документарной проверки оформляются в виде акта, в котором делается один из трех выводов:
- О соблюдении обязательных требований
- О выявлении нарушений
- О невозможности проведения проверки
Оформление акта проверки
Акт оформляется по форме, утвержденной Приказом Минэкономразвития России от 31.03.2021 N 151. К акту прилагаются документы, связанные с проверкой, в том числе пояснения и возражения компании.
Обжалование результатов проверки
Если компания не согласна с результатами документарной проверки, она может обжаловать акт в вышестоящий контрольный орган или суд. Для этого есть срок до 3 месяцев со дня принятия акта.
Административная ответственность
За нарушения требований законодательства, выявленные в ходе проверки, к компании или ее должностным лицам может быть применена административная ответственность в виде предупреждения или штрафа.
Практические рекомендации для прохождения проверки
Чтобы минимизировать риски при прохождении документарной проверки, рекомендуется:
- Заранее провести внутренний аудит документов
- Подготовить ответственных сотрудников
- Вести учет всех этапов взаимодействия с проверяющими
- Фиксировать факты нарушения сроков или процедуры проверки
При соблюдении этих рекомендаций значительно снижаются риски получения необоснованных претензий по результатам документарной проверки.
Как избежать проверок в будущем
Чтобы снизить вероятность проверок в дальнейшем, компании имеет смысл:
- Внедрить системы внутреннего контроля и аудита
- Сертифицировать системы менеджмента качества
- Проводить регулярный самоконтроль и внешний аудит
Такие меры повышают прозрачность деятельности компании и снижают вероятность нарушений в будущем. А значит, и оснований для назначения внеплановых документарных проверок становится меньше.