Почему важно правильно заполнять форму МХ-1? Этот документ необходим для фиксации факта передачи ТМЦ на ответственное хранение. От того, насколько точно будет составлен акт по форме МХ-1, зависит возможность взыскания ущерба в случае порчи или утраты имущества. Давайте разберемся, как правильно заполнить форму МХ-1.
Назначение и суть документа МХ-1
Форма МХ-1 представляет собой унифицированную форму акта о приеме-передаче товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на ответственное хранение.
Данный документ применяется в следующих случаях:
- При передаче ТМЦ на хранение в рамках заключенного договора между организациями
- При сдаче ТМЦ на склад для временного хранения
- При необходимости зафиксировать факт передачи имущества от одной стороны другой
Форма МХ-1 позволяет юридически закрепить такие действия и зафиксировать условия хранения ТМЦ.
Заполняется акт МХ-1 представителем принимающей на хранение стороны на основании данных, предоставленных передающей стороной.
Количество экземпляров определяется по соглашению сторон, но не менее 2:
- 1 экз. для принимающей стороны
- 1 экз. для передающей стороны
Обязательными реквизитами МХ-1 являются:
- Наименования сторон
- Место и срок хранения
- Перечень передаваемых ТМЦ
- Подписи ответственных лиц
При необходимости форму можно дополнить другими реквизитами.
Структура и обязательные реквизиты формы МХ-1
Рассмотрим подробнее структуру и порядок заполнения формы МХ-1.
Раздел 1. Реквизиты сторон
В первом разделе указываются:
- Полное или сокращенное наименование организаций
- Их юридические адреса
- Номера телефонов
Также приводятся реквизиты договора хранения:
- Номер
- Дата заключения
Раздел 2. Суть операции
Здесь автоматически указывается, что ТМЦ принимаются на ответственное хранение.
Необходимо уточнить:
- Место хранения
- Срок хранения ТМЦ
Табличная часть
Далее приводится перечень передаваемых ТМЦ с указанием:
- Наименования
- Количества
- Цены
- Общей стоимости
Каждая позиция заполняется отдельной строкой.
Подписи ответственных лиц
В конце документ заверяется подписями представителей обеих сторон с расшифровкой:
- Должности
- ФИО полностью
Особенности заполнения отдельных разделов формы МХ-1
Рассмотрим более детально нюансы заполнения каждого раздела формы.
Указание наименований сторон
Можно указывать как сокращенное, так и полное наименование организаций. Главное, чтобы было понятно, о каких компаниях идет речь.
Описание места хранения
Желательно указывать место хранения максимально подробно, например: склад No 2 по адресу г. Москва, ул. Ленина, д. 5. Это поможет однозначно идентифицировать местонахождение ТМЦ.
Заполнение табличной части
В графе "Наименование" перечисляются ТМЦ так, как они обозначены в сопроводительных документах.
Цена указывается за единицу ТМЦ. Если она не определена в договоре, можно указать балансовую стоимость по данным передающей стороны.
Важно, чтобы итоговые суммы по каждой позиции и в целом по всем ТМЦ соответствовали друг другу.
Отражение общей стоимости
Стоимость передаваемых ТМЦ должна соответствовать сумме всех позиций в табличной части.
Расшифровка подписей
Подписи ответственных лиц обеих сторон ставятся только после заполнения всего документа и проверки внесенных данных.
Обязательно расшифровать:
- Должность
- ФИО полностью
Подпись без расшифровки может сделать документ недействительным.
Типичные ошибки при заполнении МХ-1
Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:
- Тщательно проверять реквизиты сторон
- Заполнять табличную часть максимально подробно
- Сверять итоговые суммы по всему документу
- Следить за наличием всех необходимых подписей
Типичные ошибки:
- Некорректные или неполные наименования сторон
- Неполное заполнение таблицы, отсутствие важных данных о ТМЦ
- Несоответствие общих сумм в разных разделах МХ-1
- Отсутствие подписей ответственных лиц или их расшифровки
Все это может привести к признанию акта недействительным.
Образец заполнения формы МХ-1
Для наглядности приведем образец правильно заполненной формы МХ-1.
Как видно из образца, все реквизиты указаны корректно, данные по разделам совпадают.
ТМЦ описаны подробно с указанием всех необходимых характеристик.
Документ подписан ответственными лицами обеих сторон с полными расшифровками.
Такой порядок заполнения гарантирует юридическую значимость акта МХ-1.
Итоговые данные
На обороте формы МХ-1 указывается:
- Общее количество наименований ТМЦ
- Общая стоимость