Наверное, каждый хоть раз в жизни сталкивался с необходимостью написать рапорт - будь то в армии, полиции или другой структуре. И от того, насколько правильно будет составлен этот документ, порой зависит решение важных карьерных и личных вопросов человека.
Что такое рапорт и где его используют
Итак, давайте разберемся, что же такое рапорт.
Рапорт – это официальный документ, который составляется подчиненным лицом для информирования вышестоящего начальства.
По сути, рапорт является донесением от младшего по званию или должности к старшему. Такие донесения могут содержать:
- Отчет о проделанной работе
- Доклад о каких-либо происшествиях
- Просьбы и заявления
Чаще всего рапорты используются:
- В армии
- В полиции и других силовых структурах (МВД и др.)
- В некоторых государственных учреждениях
Как правильно написать рапорт: общие рекомендации
Чтобы правильно написать рапорт, необходимо придерживаться определенных правил его оформления и составления текста.
| Требования к оформлению | Рекомендации |
| Формат бумаги | Стандартный лист А4 |
| Шрифт | Размер 14, Times New Roman |
Что касается структуры рапорта, то обычно он состоит из следующих частей:
- Реквизиты (дата, адресат, от кого рапорт)
- Заголовок
- Вступление
- Основная часть
- Заключение
- Подпись
Более подробно о том, как написать рапорт в различных ситуациях, мы поговорим в следующих разделах.
Как написать рапорт на отпуск или увольнение
Как написать рапорт на отпуск или увольнение? Давайте рассмотрим особенности составления таких рапортов.
Прежде всего, в рапорте на отпуск необходимо указать:
- Тип отпуска (очередной, дополнительный и т.д.)
- Желаемые даты начала и окончания
- Количество дней
- Контакты на период отпуска
Что касается того, как написать рапорт на увольнение, то здесь потребуется:
- Указать причину увольнения
- Желаемую дату увольнения
- Информация о том, нет ли задолженностей по службе
Как видите, есть некоторые особенности в зависимости от цели рапорта. Поэтому перед написанием нужно четко определить, какая именно информация потребуется в вашем случае.
Особенности рапортов для разных структур
Кроме общих правил, есть и некоторые нюансы при написании рапортов для конкретных ведомств.
Как написать рапорт МВД? Документ имеет свою специфику. Здесь строго регламентирована форма таких рапортов с указанием всех реквизитов. К рапорту в МВД часто прилагаются материалы расследований и другие доказательства.
Что касается армии, то здесь порядок подачи рапорта также имеет свои особенности. Обычно рапорт сдается:
- Лично командиру
- Через канцелярию части
- В некоторых случаях по почте
Как видите, есть много тонкостей. Поэтому перед написанием рапорта нужно обязательно ознакомиться с правилами оформления и подачи таких документов в конкретной организации.
Образцы рапортов на различные ситуации
Рассмотрим несколько примеров рапортов на разные случаи из жизни.
Рапорт о ДТП с участием служебного транспорта
Если произошло ДТП с участием служебной машины, необходимо составить рапорт по данному факту. В нем нужно указать:
- Дату, время и место ДТП
- Марку и госномер вашего автомобиля
- Данные других участников аварии
- Подробное описание обстоятельств аварии
- Наличие пострадавших
- Предварительную оценку ущерба
Такой рапорт нужно составить как можно быстрее после инцидента, пока детали свежи в памяти.
Рапорт о потере табельного оружия
Если по неосторожности или другим причинам вы потеряли табельное оружие, следует немедленно доложить об этом:
- Указать точное время, место и обстоятельства происшествия
- Марку и индивидуальные признаки оружия (номер и пр.)
- Предполагаемую причину потери
- Принятые меры по розыску оружия
Такая ситуация крайне серьезна, поэтому рапорт должен быть максимально подробным, чтобы оперативно организовать поиск.
Рапорт о нарушениях дисциплины
Если вы стали свидетелем нарушения со стороны другого сотрудника, рекомендуется написать рапорт по данному факту. В рапорте указать:
- Данные нарушителя (ФИО, звание, должность)
- Дату, время и место нарушения
- Суть нарушения
- Имеющиеся свидетели или доказательства
Подобный донос позволит пресечь нарушение и наказать виновного сотрудника.
Как подать рапорт: порядок действий
Итак, мы разобрались, как написать рапорт. Теперь давайте узнаем, как правильно его подать.
- Составить рапорт в 2 экземплярах и подписать оба
- Сдать один экземпляр в канцелярию, получив отметку о принятии на втором экземпляре
- Когда будет готов ответ, забрать из канцелярии
Такой порядок позволит отследить прохождение документа и получить подтверждение о его принятии к рассмотрению.
Что делать, если рапорт не приняли или отказали
Иногда случается, что рапорт возвращают на доработку или отказывают в его удовлетворении. Что делать в таком случае?
Во-первых, нужно выяснить конкретные причины отказа или возврата документа. Возможно, допущены какие-то нарушения при оформлении рапорта.
Во-вторых, при несогласии с решением, можно обжаловать его в вышестоящей инстанции. Например, написать рапорт на имя командира полка или начальника главка.
Ну а если отказ обоснованный, придется либо доработать рапорт, либо составить новый. Главное понять, что именно требуется исправить или дополнить.
Как отследить статус поданного рапорта
После того, как рапорт подан, важно отслеживать стадии его рассмотрения и принятие решения.
- Уточнить в канцелярии сроки рассмотрения рапорта данного типа
- Если в указанный срок нет ответа, подать запрос о текущем статусе
- При необходимости лично переговорить с лицом, рассматривающим рапорт
- Не реже 1 раза в неделю проверять статус вплоть до принятия решения
Такая ответственность позволит минимизировать риски затягивания процесса или потери рапорта.
Типичные ошибки при написании рапорта
Несмотря на кажущуюся простоту, при составлении рапортов часто допускают типичные ошибки.
- Некорректное оформление реквизитов
- Орфографические и грамматические ошибки
- Нехватка важных деталей и фактов
- Эмоциональные высказывания и оценочные суждения
Все это может стать причиной отказа в рассмотрении или удовлетворении рапорта. Поэтому перед подачей документ должен быть тщательно проверен.
Как заставить начальство оперативно рассмотреть рапорт
Если рапорт долго не рассматривается, можно предпринять следующие меры:
- Узнать точную причину задержки
- Обратиться к вышестоящему руководству с жалобой на затягивание
- Организовать коллективную подачу аналогичных рапортов, чтобы начальство заинтересовалось проблемой
Как показывает практика, грамотное использование рапортов в сочетании с настойчивостью позволяет оперативно решать многие служебные вопросы.
А где еще может пригодиться умение писать рапорты
Несмотря на то, что рапорты чаще всего ассоциируются с армией и силовыми структурами, этот навык может пригодиться и в других сферах.
Например, в крупных иерархических компаниях иногда требуется информировать руководство аналогичными служебными записками. Также для отчета о проделанной работе исполнителями перед клиентами могут использоваться документы, напоминающие рапорт.
То есть умение грамотно излагать информацию, структурировать текст и выделять ключевые детали востребовано во многих профессиональных сферах.