Выписка из протокола — важный организационный документ, без которого невозможно оперативное управление организацией. Однако на практике часто возникают вопросы, как оформить выписку в соответствии с правилами. И от качества составления выписки зависят юридические последствия принятых решений. В нашей статье разберем, что представляет собой выписка из протокола, изучим ее назначение и особенности оформления.
1. Что такое выписка из протокола
Выписка из протокола – это частичная копия протокола заседания или собрания, содержащая информацию по конкретному рассматриваемому вопросу и решению по нему.
Отличие выписки от полной копии протокола в том, что в выписке приводится информация только по одному или нескольким, но не по всем вопросам повестки заседания.
Цель выписки – донести решения, принятые на собрании, до заинтересованных лиц или организаций, которым не нужно знать весь протокол целиком.
Например, на общем собрании акционеров рассматривалось 5 вопросов. Выписка может содержать решение только по одному из них, например, о выплате дивидендов.
2. Какие реквизиты должны быть в выписке из протокола
Согласно правилам делопроизводства, выписка из протокола должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование организации, проводившей собрание или заседание;
- дата проведения заседания;
- формулировка рассматриваемого на заседании вопроса;
- принятое по вопросу решение.
Также рекомендуется указывать номер и дату протокола, из которого сделана выписка. Это облегчит поиск исходного документа в архиве при необходимости.
3. Порядок оформления выписки из протокола
Выписка из протокола оформляется на официальном бланке организации с обязательными реквизитами – наименованием организации, исходящим номером, датой.
Текст выписки, как правило, оформляют в виде сплошного текста без разделения на пункты или абзацы. Вся информация должна излагаться четко и лаконично.
Выписку подписывает председатель или секретарь заседания, на основании протокола которого сделана выписка, или иные лица, уполномоченные на ее подписание доверенностью.
Подпись расшифровывается указанием должности, фамилии и инициалов подписавшего лица. Выписка заверяется печатью организации.
Если выписка составлена в нескольких экземплярах, то на каждом экземпляре ставится номер копии и общее количество копий.
4. Кто подписывает и заверяет выписку из протокола
Как уже упоминалось, выписку из протокола подписывает лицо, которое вело данное заседание, либо ответственное за делопроизводство в организации.
5. Образец выписки из протокола
Рассмотрим конкретные примеры оформления выписок из разных видов протоколов.
Выписка из протокола общего собрания участников ООО
Как видно из примера выписки из протокола, указывается полное наименование организации, дата проведения общего собрания участников, формулировка вопроса повестки дня и суть решения по данному вопросу.
Выписка из протокола заседания совета директоров
В выписке из протокола заседания совета директоров также указывается наименование организации, дата заседания, рассматриваемый вопрос и решение по нему.
Кроме того, следует указывать номер протокола заседания совета директоров, из которого сделана выписка.
6. Случаи использования выписки из протокола
Основные случаи, когда необходимо использовать выписку из протокола:
- Для доведения решений и распоряжений руководства до подразделений и работников организации
- Для подтверждения полномочий при заключении договоров от лица организации
- Для предоставления информации в государственные органы
То есть выписка нужна для того, чтобы сообщить заинтересованным лицам о конкретных решениях, принятых на собрании или заседании, без раскрытия других вопросов повестки дня.
7. Способы получения выписки из протокола
Для получения выписки из протокола необходимо подать письменное заявление на имя руководителя организации.
В заявлении указываются:
- ФИО заявителя
- Наименование организации
- Вопрос повестки дня, по которому необходима выписка
- Дата заседания
- Причина, ссылка на документ, в который будет предоставлена выписка
Срок подготовки выписки обычно составляет три рабочих дня. Выдача выписки осуществляется бесплатно.
8. Срок действия выписки
Сама по себе выписка из протокола срока действия не имеет, поскольку является всего лишь копией решений, зафиксированных в протоколе.
Срок действия имеют сами решения, указанные в выписке. Например, решение о выплате дивидендов действует до фактической выплаты дивидендов.
9. Ответственность за нарушение правил
Лица, оформляющие выписки из протоколов с нарушением установленных правил, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.
Если выписка используется для обмана контрагентов или госорганов, возможна административная или уголовная ответственность.
10. Порядок хранения выписок из протоколов
Выписки из протоколов после подписания регистрируются в журнале учета исходящей документации.
Первые экземпляры выписок из протоколов вместе с подлинниками протоколов хранятся в отдельных папках в архиве организации в течение установленных сроков хранения для протоколов.
Сроки хранения выписок из протоколов:
- Выписки из протоколов общих собраний акционеров (участников) - постоянно
- Выписки из протоколов заседаний советов директоров (наблюдательных советов) - постоянно
- Выписки из протоколов заседаний и совещаний у руководителя организации - 10 лет
11. Особенности электронных выписок из протоколов
С развитием электронного документооборота выписки из протоколов также могут создаваться и храниться в электронном виде.
Электронная выписка из протокола должна быть подписана электронной подписью лица, имеющего право подписи выписок на бумажном носителе.
12. Выписка из протокола для государственной регистрации
Одним из распространенных случаев использования выписок из протоколов является предоставление их в регистрирующие госорганы – ФНС, ПФР, ФСС и др.
Например, для госрегистрации внесения изменений в устав организации или смены гендиректора требуется предоставить выписку из протокола общего собрания участников.
13. Актуализация выписок из протоколов
Так как выписки отражают решения, зафиксированные в протоколах на определенную дату, с течением времени они могут устареть или утратить актуальность.
Поэтому в случае изменения решений, отраженных в выписке, или принятия новых решений следует актуализировать выписки путем замены устаревших выписок на новые.
14. Оспаривание выписки из протокола
Хотя выписка из протокола имеет юридическую силу наравне с подлинником протокола в части отраженных в ней решений, она может быть оспорена.
Основаниями для оспаривания выписки из протокола могут быть:
- Нарушение порядка созыва и проведения собрания (заседания), по результатам которого составлен протокол
- Несоответствие выписки содержанию подлинника протокола
- Нарушения при оформлении выписки, в том числе отсутствие подписи или печати
Спор о действительности протокола и выписки из него разрешается в судебном порядке.
15. Выдача дубликата выписки из протокола
В случае утери выписки лицом, которому она была выдана, данное лицо имеет право обратиться с заявлением о выдаче дубликата выписки.
При выдаче дубликата выписки в ней делается отметка "Дубликат". Дубликат выписки имеет такую же юридическую силу, что и первоначальная выписка.
16. Выписка из протокола в трудовых спорах
Выписки из протоколов заседаний аттестационных комиссий, комиссий по соблюдению трудовой дисциплины и др. могут использоваться в качестве доказательств при рассмотрении трудовых споров в судах.