Как в 6 НДФЛ отразить переплату НДФЛ: пошаговая инструкция

Переплата по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) - ситуация, знакомая многим бухгалтерам. Разобраться, как правильно отразить лишние удержания НДФЛ в отчетности и вернуть деньги сотруднику, бывает непросто. В этой статье мы подробно рассмотрим типичные случаи возникновения переплаты по НДФЛ, основные правила ее возврата и пошаговые инструкции по заполнению форм отчетности.

Причины возникновения переплаты НДФЛ

Переплата НДФЛ может возникнуть по разным причинам:

• Неверный расчет налоговой базы из-за ошибок в определении дохода для целей НДФЛ
• Неправильное применение налоговых вычетов
• Изменения в налоговом законодательстве в части ставок, порядка расчета НДФЛ
• Простые ошибки бухгалтера при исчислении суммы налога

Во всех случаях налоговый агент (работодатель) оказывается вынужденным пересчитать НДФЛ за прошедшие периоды, что приводит к появлению излишне уплаченных сумм.

Основные правила возврата переплаты НДФЛ

Действия работодателя при обнаружении факта переплаты НДФЛ регулируются статьей 231 НК РФ. Рассмотрим ключевые моменты:

Налоговый агент обязан сообщить налогоплательщику о факте излишнего удержания налога и сумме излишне удержанного налога в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта.

То есть в течение 10 дней после выявления переплаты необходимо уведомить сотрудника о сумме излишне удержанного НДФЛ. Форма уведомления не регламентирована.

Далее налогоплательщик должен направить работодателю письменное заявление о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ. Без такого заявления работодатель не имеет права произвести возврат.

Согласно НК РФ возврат излишне удержанного налога должен быть произведен в течение 3 месяцев со дня получения заявления от работника. При нарушении этого срока на сумму переплаты начисляются проценты.

Важный момент: возврат может быть произведен только на банковский счет работника. Выдача наличными запрещена.

Зачет переплаты НДФЛ в счет будущих платежей

Возврат излишне удержанного НДФЛ возможен двумя способами:

1. Зачет в счет предстоящих платежей по НДФЛ
2. Возврат непосредственно из бюджета

Рассмотрим первый вариант подробнее. Он наиболее выгоден для работодателя, так как не требует обращения в налоговые органы.

Условия применения зачета:

• Наличие предстоящих платежей НДФЛ в текущем году
• Сумма переплаты не превышает общую сумму НДФЛ к удержанию до конца года

Порядок зачета переплаты рассмотрим на примере:

В данном случае излишне удержанный в январе НДФЛ в размере 1 500 руб. будет зачтен в феврале. То есть в феврале из зарплаты будет удержан не 6 500 руб., а на 1 500 руб. меньше.

Такой зачет отражается в 6-НДФЛ в графах за январь и февраль. При этом в уведомлениях по форме 2-НДФЛ указываются фактически удержанные суммы налога. Особенность зачета переплаты по НДФЛ с дивидендов - он невозможен, так как налог с каждой выплаты дивидендов исчисляется отдельно.

Возврат переплаты НДФЛ из бюджета

Если зачет переплаты в счет будущих платежей по НДФЛ невозможен в силу отсутствия таких платежей до конца года, применяется второй способ - возврат из бюджета.

Для этого в течение 10 дней после получения заявления от сотрудника работодатель должен подать заявление в налоговый орган о возврате излишне уплаченного налога. К заявлению прилагаются:

• Выписка из регистра налогового учета по НДФЛ
• Платежные документы, подтверждающие уплату сумм в бюджет

При этом работодатель может выплатить излишне удержанные суммы НДФЛ работнику до получения денег из бюджета - из собственных средств. Это позволяет ускорить процесс возврата.

Отражение возврата переплаты в бухучете

Возврат НДФЛ работнику отражается в бухгалтерском учете следующими проводками:

Если возврат осуществляется до поступления средств из бюджета, то вторая проводка будет по кредиту счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". При корректировке ошибок прошлых периодов следует руководствоваться ПБУ 22/2010.

Заполнение 6-НДФЛ при возврате переплаты

При зачете переплаты НДФЛ в счет текущих платежей 6-НДФЛ заполняется следующим образом:

• В периоде переплаты указываются скорректированные суммы исчисленного налога
• В поле "Сумма излишне удержанного налога" указывается величина переплаты
• В периоде зачета в графах "Удержано" отражается уменьшенная на сумму зачета величина

При возврате в следующих периодах переплата отражается в специальных полях Раздела 2 формы. В уточненке за прошлый отчетный период суммы НДФЛ также указываются в скорректированном размере.

Возврат НДФЛ после увольнения сотрудника

Право требовать возврата излишне удержанного НДФЛ сохраняется у работника в течение 3 лет с момента уплаты налога даже после увольнения. Для возврата сотрудник должен заполнить декларацию 3-НДФЛ с указанием переплаченных сумм и подать в налоговый орган по месту жительства.

Если организация, в которой работал сотрудник, ликвидирована, то 3-НДФЛ подается в инспекцию по последнему месту нахождения этой организации. Таким образом, даже после увольнения у сотрудника есть возможность вернуть излишне уплаченный НДФЛ при соблюдении всех необходимых условий и сроков.

Отражение переплаты НДФЛ в уведомлениях налоговому органу

6 ндфл отразить переплату ндфл в полном объеме в уведомлениях налоговым органам по форме 2-НДФЛ не представляется возможным.

Согласно пункту 9 статьи 226 НК РФ в этих уведомлениях должны указываться фактически исчисленные и удержанные суммы налога за период с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего.

При этом никаких оговорок относительно уменьшения этих сумм на величину возвращенного работнику НДФЛ норма не содержит. Следовательно, в уведомлениях по форме 2-НДФЛ необходимо указывать именно те суммы налога, которые были первоначально исчислены и удержаны.

Корректировка переплаты НДФЛ в отчетных периодах

Если переплата НДФЛ была выявлена уже после сдачи отчетности за соответствующий период, необходимо внести корректировку. Для этого составляется уточненка по форме 6-НДФЛ за тот отчетный период, в котором произошло излишнее удержание налога.

В уточненном 6-НДФЛ отразить отчете 6 ндфл переплату нужно аналогичным с первичным расчетом образом - указать скорректированные суммы исчисленного налога и величину переплаты. Корректировку можно подавать в течение трех лет - по общим правилам статьи 81 НК РФ.

Отражение переплаты НДФЛ в налоговой декларации

Гражданин имеет право отразить факт переплаты НДФЛ в своей декларации по форме 3-НДФЛ. Для этого в разделе 5 "Суммы налога, подлежащие возврату" указывается общая сумма излишне удержанного и уплаченного в налоговом периоде налога.

Таким образом, налогоплательщик может получить переплату, даже если организация-источник дохода не осуществила возврат самостоятельно.

Возврат переплаты по НДФЛ наследникам

Переплату по ндфл отразить иначе можно в случае смерти налогоплательщика. Право требовать возврата переплаченного НДФЛ переходит к наследникам умершего физического лица.

Для этого наследнику необходимо обратиться в налоговый орган по месту жительства наследодателя либо по месту своего жительства. К заявлению прилагаются документы, подтверждающие родство, факт и дату смерти налогоплательщика, а также свидетельство о праве на наследство.

Таким образом, возврат переплаченного НДФЛ наследникам возможен при соблюдении необходимых условий.