Электронный документооборот между налогоплательщиками и налоговыми органами - важнейшее направление оптимизации взаимодействия бизнеса и государства. В статье мы подробно разберем все аспекты электронной подачи документов в инспекцию.
Что такое электронная подпись и зачем она нужна
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - это информация в электронной форме, которая присоединена или связана с другой информацией, и используется для определения лица, подписывающего эту информацию. Вопросы получения и использования ЭЦП регламентируются Федеральным законом от 06.04.2011 г. No 63 «Об электронной подписи».
Существует несколько видов электронных подписей: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Именно последняя наиболее широко используется в документообороте с госорганами, так как обладает высшей степенью защиты и юридической значимости.
ЭЦП позволяет удостоверить целостность и неизменность электронного документа, а также подтверждает от имени какого лица он подписан. Благодаря ЭЦП можно отправлять документы в налоговые органы, не посещая инспекцию и не тратясь на нотариуса.
Программы для формирования электронных документов
Для удобства подачи электронных документов в налоговую ФНС России разработала специальные бесплатные программы. Одна из них - ППЭДГР - используется для формирования пакета регистрационных документов в виде так называемого транспортного контейнера .
С помощью ППЭДГР заполняются электронные формы заявлений, прикрепляются скан-образы сопутствующих документов. Все файлы упаковываются в один контейнер, который затем отсылается в инспекцию через специальный сервис на сайте ФНС России.
После обработки документов налоговики направляют результат (регистрационные данные или отказ) на электронную почту заявителя. Таким образом, весь процесс проходит дистанционно, без личного посещения инспекции.
Кроме ППЭДГР существуют и другие сервисы ФНС для удобного электронного взаимодействия налогоплательщиков и налоговых органов.
Особенности подачи регистрационных документов
Одно из главных преимуществ электронной подачи документов на регистрацию в налоговую - это возможность обойтись без услуг нотариуса. При наличии электронной подписи нет необходимости нотариально заверять копии паспортов и других сопутствующих документов.
Некоторые налогоплательщики полагают, что перед подачей необходимо распечатать формы, подписать их от руки и только потом сканировать. Однако это излишняя процедура. Заявления и уведомления можно сразу готовить в электронном виде и подписывать электронной подписью.
Такой подход значительно упрощает процесс подготовки документов и делает электронную подачу по-настоящему бесшовной. Нет необходимости тратить лишнее время на поездки и ожидание в очередях.
К преимуществам электронного документооборота с налоговыми органами также относят:
- Экономия времени на подготовку документов
- Возможность отслеживать статус обработки онлайн
- Получение результатов на электронную почту
- Снижение риска ошибок при заполнении форм
Таким образом, подача документов в электронном виде - удобный и современный способ взаимодействия бизнеса и госорганов.
Требования к электронным документам в налоговую
При подаче документов в электронном виде в налоговые органы необходимо соблюдать определенные требования к форматам файлов. Например, скан-образы бумажных документов должны предоставляться в многостраничном формате TIF c разрешением 300*300 dpi.
Кроме того, документы, передаваемые по телекоммуникационным каналам связи (ТКС), обязательно должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью налогоплательщика или его представителя. Это необходимо для подтверждения авторства и целостности файлов.
ФНС России утвердила специальный формат описи для электронных документов, направляемых в инспекцию. При составлении описи нужно придерживаться установленных правил.
Порядок подачи электронных документов в налоговую
Важным моментом при подаче документов в электронном виде является соблюдение установленных законодательством сроков. Например, для отправки документов по запросу инспекции отводится не более 10 рабочих дней.
При нарушении сроков подачи налогоплательщик может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафов либо приостановки операций по счетам в банке.
Особенности электронной подачи налоговой отчетности
Большой объем документооборота с налоговыми органами приходится на регулярную отчетность - декларации по НДС, налогу на прибыль, имущественным налогам, сведения о доходах сотрудников и так далее.
При электронной подаче такой отчетности следует учитывать особенности каждого налога. Например, для НДС и налога на прибыль установлена обязательная электронная отчетность для большинства категорий налогоплательщиков.
Налоговая подача электронной декларации по налогу на доходы физлиц
Декларация 3-НДФЛ может подаваться в налоговые органы как в бумажном, так и электронном виде. Граждане имеют право приложить скан-образы подтверждающих документов.
Электронная декларация должна быть подписана квалифицированной ЭЦП налогоплательщика. При наличии всех необходимых реквизитов такая отчетность будет принята инспекцией.
Консультирование налогоплательщиков по вопросам электронного документооборота
Многие вопросы у налогоплательщиков возникают при переходе на электронный документооборот с госорганами. Для их разъяснения следует обращаться в инспекцию или на горячую линию ФНС России.
Консультации можно получить по различным каналам связи: телефону, электронной почте, в ходе личного приема. Специалисты налоговой службы помогут разобраться в нюансах подготовки и отправки отчетности в электронном виде.
Способы и причины подачи документов в электронном виде
Основной объем документооборота с налоговыми органами составляет регулярная отчетность - налоговые декларации, бухгалтерская отчетность, расчеты по страховым взносам и так далее. Такая отчетность подается по итогам отчетного или налогового периода.
Кроме того, в электронном виде могут направляться различные документы и сведения по отдельным запросам налоговиков. Например, при проведении налоговой проверки инспектор может истребовать первичные учетные документы за определенный период.
Технические каналы для передачи электронных документов
Для подачи документов в электронной форме компаниям доступны два основных технических канала:
- Телекоммуникационные каналы связи (ТКС) через оператора электронного документооборота
- Личный кабинет налогоплательщика - юридического лица на сайте ФНС
Каждый из каналов имеет свои особенности использования, которые нужно учитывать при выборе способа подачи.
Передача скан-образов документов
Законодательство разрешает направлять в инспекцию электронные образы бумажных документов (скан-копии). Для этого первичные документы сканируются, формируя многостраничные файлы определенного формата и разрешения.
Такой способ удобен, когда нужно оперативно представить в налоговый орган большой объем разнородных документов (договоры, акты, счета и т.д.).
Электронный документооборот для физических лиц
Электронные сервисы ФНС доступны не только организациям, но и физическим лицам. Граждане могут подавать декларацию 3-НДФЛ и приложения к ней в электронном виде.
Кроме того, физлица имеют возможность получать документы из налоговой инспекции через личный кабинет на сайте ФНС, не посещая инспекцию.
Совершенствование процедур электронного документооборота
Процесс электронного взаимодействия налоговых органов и налогоплательщиков постоянно совершенствуется. Разрабатываются новые форматы документов, способы их передачи, расширяются технические возможности.
Цель этих усилий - максимально упростить процедуры подготовки и подачи отчетности для граждан и бизнеса.
Бесплатные сервисы ФНС для налогоплательщиков
Помимо сервисов для приема отчетности, ФНС России предоставляет налогоплательщикам ряд других электронных сервисов, которые позволяют сэкономить время и решить различные задачи удаленно.
Например, сервис «Личный кабинет налогоплательщика для физических лиц» дает возможность гражданам отслеживать информацию об объектах имущества, транспортных средствах, получать и печатать налоговые уведомления, не посещая инспекцию.
Сервис онлайн-записи на прием в инспекцию
Если возникает необходимость лично посетить налоговую инспекцию, можно воспользоваться сервисом предварительной записи на прием через Интернет. Это позволяет сократить время ожидания в очереди.
Проверка контрагентов
Важный сервис ФНС – «Проверь себя и контрагента» - дает возможность в режиме онлайн получить актуальную информацию о какой-либо организации или ИП - проверить ИНН, статус, наличие задолженности. Это помогает минимизировать риски при выборе контрагентов.
Получение сведений о жалобах
С помощью сервиса ФНС «Узнать о жалобе» налогоплательщик может в режиме онлайн отслеживать статус рассмотрения своих жалоб в налоговых органах, не дожидаясь ответа по почте.
Другие полезные инструменты
Кроме перечисленных, на сайте ФНС доступны и другие сервисы - подбор типового устава, расчет налогов и взносов, проверка чеков, получение выписки ЕГРЮЛ/ЕГРИП и прочее. Их использование экономит время налогоплательщиков.
Таким образом, электронные сервисы ФНС существенно упрощают взаимодействие граждан и бизнеса с налоговыми органами.