Подача налоговой отчетности — ответственный процесс, требующий внимания к деталям. Небрежно оформленные документы могут стать причиной штрафов и дополнительных проверок. Чтобы их избежать, нужно четко представлять, какие требования предъявляются к оформлению бумаг для налоговой инспекции, в том числе к описи документов. Давайте разберемся, как правильно составить опись для сдачи отчетности по НДФЛ.
Общие требования к описи документов для налоговой
Опись документов для налоговой – это перечень бумаг, направляемых в инспекцию по ее запросу. Она нужна, чтобы:
- зафиксировать факт передачи требуемых документов;
- облегчить поиск конкретных бумаг из общей массы;
- избежать повторного истребования уже представленных материалов.
Составлять опись следует при любом способе передачи документов в ИФНС – личной явке, почтовой отправке или в электронном виде. Исключение – направление через личный кабинет налогоплательщика, где перечень формируется автоматически.
Основные требования к описи регулируются ст. 93 НК РФ. Документы должны быть представлены в течение 5 дней со дня получения требования. За непредставление грозит штраф.
Опись содержит:
- реквизиты;
- перечень документов;
- итоговую запись о количестве бумаг.
Подписывается руководителем юридического лица или ИП. Составляется в 2 экземплярах: один для инспекции, второй – с отметкой о получении – для налогоплательщика.
Структура и правила заполнения описи
Унифицированная форма описи отсутствует, используется произвольный бланк. Обязательные реквизиты:
- дата составления;
- регистрационный номер;
- наименование и адрес инспекции;
- номер и дата требования о предоставлении документов.
В перечне документов указываются:
- порядковый номер;
- наименование и реквизиты;
- количество листов и экземпляров;
- отметка об оригинале или копии;
- отметка о наличии печати (для юрлиц).
Документы нумеруются, прошиваются, скрепляются. В итоговой записи указывается общее количество бумаг цифрами и прописью.
Для ИП дополнительно указывается, что документы без печати. Если опись заполняется от руки, подпись заверяется печатью.
Опись документов к налоговой декларации по НДФЛ
Опись требуется, если к декларации по форме 3-НДФЛ прилагаются подтверждающие документы. Это могут быть:
- документы по вычетам;
- справки 2-НДФЛ;
- расчет 6-НДФЛ;
- акты сверки.
В описи перечисляются наименования документов, их реквизиты и количество листов. Например:
| 1 | Справка о доходах 2-НДФЛ Иванова И.И. за 2020 г., 1 лист |
| 2 | Копия договора купли-продажи квартиры от 15.05.2020, 5 листов |
При возврате налога в опись включается заявление на возврат НДФЛ. Типичные ошибки при составлении описи документов по образцу 3-НДФЛ:
- некорректные или неполные реквизиты документов;
- неверное указание количества листов/экземпляров;
- отсутствие подписей, печатей.
Образец описи для юридических лиц
В описи организации обычно перечисляются:
- учредительные документы;
- бухгалтерская и налоговая отчетность;
- первичные документы по сделкам;
- договоры;
- приказы и распоряжения.
При указании договоров желательно детализировать предмет, стороны и реквизиты. Пример описи:
| 1 | Бухгалтерский баланс ООО "Альфа" за 2020 г., оборотно-сальдовая ведомость, 10 листов |
| 2 | Договор поставки No 112 от 01.02.2020 с ООО "Бета" на поставку офисной мебели, 2 листа |
При подаче декларации по налогу на прибыль прилагается регистр бухучета, а к НДС – книги покупок и продаж.
Порядок направления описи в налоговую
Способы подачи:
- личная явка – с распиской инспектора в получении;
- почтовое отправление с описью вложения и уведомлением;
- через личный кабинет – без описи.
При большом объеме документов опись может состоять из нескольких листов с нумерацией. Ответственность за непредставление описи аналогична ответственности за непредставление документов по требованию налоговиков.
Опись документов для контрагентов и в архив
Опись применяется и в других случаях:
- при передаче документов контрагенту;
- при сдаче бумаг в архив организации;
- при утилизации документов с истекшими сроками хранения.
Для контрагентов составляется произвольная опись. Для архива используются типовые формы с указанием индексов и номеров дел.
При почтовом отправлении обязательна опись по форме 107 с детализацией вложения и указанием стоимости каждого документа.
Практические рекомендации по заполнению описи
Пошаговое руководство по заполнению описи:
- Взять бланк или ввести шапку (реквизиты, наименование и адрес инспекции).
- Внести номер и дату требования налоговиков.
- Перечислить документы согласно требованию.
- Указать все необходимые реквизиты и количество листов.
- Пронумеровать документы, прошить, заверить подписью и печатью.
- Сделать отметку об исполнении в требовании налоговиков.
Рекомендуемые формулировки для описи:
Направляем в Ваш адрес в соответствии с требованием от ______ следующие документы:
Всего представлены документы на __ листах.
Типовой перечень документов в описи зависит от ситуации. Главное – точность и аккуратность.
Ошибки: неполные реквизиты, нет подписей, расхождение количества листов. Их избежать помогут внимательность, сверка с оригиналами и контроль. Хранить опись следует вместе с требованием инспекции.
Для автоматизации процесса можно использовать специальные программы или онлайн-сервисы.
Дополнительные требования к описи отдельных видов
Помимо общих правил, есть особенности составления описи для отдельных документов:
Опись к кадровым документам
В описи кадровых документов указываются:
- приказы по личному составу;
- личные дела и личные карточки (формы Т-1 и Т-2);
- документы по учету рабочего времени.
Кадровая опись составляется при направлении документов в архив, Пенсионный фонд, ФСС и другие госорганы.
Опись бухгалтерских документов
Бухгалтерская опись включает:
- регистры и ведомости;
- акты инвентаризации;
- счета-фактуры;
- товарные накладные.
Составляется при сдаче в архив и передаче документов в контролирующие органы.
Опись для таможенных органов
В описи таможенных документов перечисляются:
- грузовые таможенные декларации;
- коносаменты и товарно-транспортные накладные;
- сертификаты о происхождении товара.
Количество экземпляров по каждому документу указывается отдельно.
Автоматизация составления описи
Процесс подготовки описи можно частично автоматизировать с помощью специальных программ.
Это позволяет:
- формировать опись на основе имеющихся баз документов;
- вносить документы по шаблонам;
- контролировать правильность заполнения реквизитов;
- избежать ошибок в подсчете листов.
Однако полностью исключить участие человека не получится: потребуется проверка и уточнение внесенных данных перед формированием окончательного варианта описи.
Особенности электронной описи
При электронном документообороте используется электронная опись:
- оформляется в виде отдельного файла;
- подписывается электронной подписью;
- вложения могут передаваться отдельным пакетом.
Главное отличие – отсутствие пронумерования и прошивки, поскольку документы не существуют в бумажном виде.
Типичные ошибки в описи
Распространенные ошибки при заполнении описи:
- неточные или неполные реквизиты;
- несоответствие количества листов;
- отсутствие подписи или ненадлежащий подписант;
- неправильная итоговая запись.
Их можно избежать, если внимательно сверять опись с оригиналами документов и проверять все данные перед подписанием.