На первый взгляд кажется, что документооборот - это просто бумажки. Но на самом деле правильная организация работы с документами критически важна для эффективности любого бизнеса. В этой статье мы разберем основы делопроизводства и документооборота, чтобы вы могли оптимизировать документооборот в своей организации.
Что такое делопроизводство и документооборот
Делопроизводство - это деятельность по созданию официальных документов и организации работы с ними. Оно включает в себя три основных этапа:
- Документирование - создание документов
- Организация движения документов - документооборот
- Хранение документов
Документооборот - это непосредственное движение документов в организации с момента их поступления или создания до отправки на хранение в архив.
Таким образом, документооборот является частью делопроизводства и подразумевает организацию работы с уже созданными документами.
Зачем нужно делопроизводство и документооборот
Правильно организованное делопроизводство и документооборот помогают решить ряд важных задач:
- Контроль исполнения поручений
- Соблюдение законодательных норм и стандартов
- Оперативный доступ к информации
- Взаимодействие между подразделениями
Основные преимущества налаженного делопроизводства:
- Повышение эффективности управления компанией
- Ускорение и оптимизация бизнес-процессов
- Снижение операционных рисков
Без четкой системы работы с документами организация рискует:
- Потерять контроль над исполнением поручений
- Допустить утечку конфиденциальной информации
- Нарушить регулирующие нормы
Делопроизводство необходимо в любой сфере бизнеса - от производственных предприятий до IT-компаний и госорганов.
Нормативно-правовая база делопроизводства
Основы делопроизводства и документооборота в России регулируются рядом законодательных и нормативных актов.
В сферу регулирования входят:
- Порядок создания и оформления документов
- Организация движения документопотоков
- Хранение и использование документов
Ключевые федеральные законы в этой области:
- Об информации, информационных технологиях и о защите информации
- Об электронной подписи
- Об архивном деле в Российской Федерации
Также применяются ГОСТы, регламентирующие требования к документам и документообороту.
Для госорганов действуют дополнительные требования по работе с документами, установленные уполномоченным федеральным архивным агентством.
Таким образом, основы делопроизводства и документооборота детально регламентированы на законодательном уровне и имеют четкие правила и стандарты.
Документы: виды, формы, требования
Рассмотрим основные виды документов, с которыми приходится работать в системе делопроизводства.
По происхождению документы делятся на:
- Внешние - поступающие из других организаций
- Внутренние - создаваемые внутри компании
По содержанию различают документы:
- Организационно-распорядительные - приказы, распоряжения
- Информационно-справочные - письма, докладные записки
- По личному составу - трудовые книжки, личные дела
К оформлению документов предъявляются определенные требования согласно ГОСТам. Это касается структуры, реквизитов, оформления подписи.
Электронный документооборот
Современные организации все чаще переходят на электронный документооборот (ЭДО). Это позволяет:
- Ускорить движение документов
- Обеспечить одновременный доступ к документам
- Сократить издержки на бумажный документооборот
Для юридической значимости электронные документы подписываются электронной подписью в соответствии с законом об ЭП.
Организация делопроизводства на предприятии
Основы организации документооборота на предприятии определяются во внутренних нормативных документах:
- Положение о документообороте
- Инструкция по делопроизводству
- Номенклатура дел
Эти документы устанавливают порядок работы с документами в организации.
Контроль исполнения
Важная задача при организации делопроизводства - контроль исполнения документов. Он может осуществляться:
- Путем мониторинга статусов документов
- С помощью отчетов об исполнительской дисциплине
- В ходе проверок соблюдения норм документооборота
Автоматизация документооборота позволяет упростить и усилить контроль.
Автоматизация делопроизводства
Для автоматизации документооборота применяются специальные программные продукты - системы электронного документооборота (СЭД).
Внедрение СЭД дает следующие преимущества:
- Сокращение времени на обработку документов
- Снижение риска ошибок и потери документов
- Удобный поиск по документам
При выборе СЭД необходимо учитывать потребности и особенности организации.
Внедрение системы электронного документооборота
Процесс внедрения СЭД включает следующие этапы:
- Анализ существующего документооборота
- Формирование технического задания
- Выбор программного обеспечения
- Настройка системы
- Обучение пользователей
- Переход на работу в СЭД
Особое внимание нужно уделить обучению сотрудников. Это повысит эффективность использования системы.
Интеграция СЭД с другими системами
Для повышения эффективности СЭД может быть интегрирована с другими информационными системами на предприятии:
- ERP, CRM - для работы с клиентами и заказами
- Бухгалтерские системы - для работы с финансовыми документами
- Системы электронного архива - для передачи документов на хранение
Основы делопроизводства и документооборота для новичков
Для новых сотрудников, впервые сталкивающихся с делопроизводством, важно:
- Изучить нормативную базу и внутренние регламенты организации
- Разобраться в видах документов и порядке их оформления
- Освоить маршруты движения документов
Постоянное повышение квалификации поможет быть в курсе изменений в сфере делопроизводства.
Особенности документооборота в таможенных органах
В таможенных органах применяются специальные правила работы с документами:
- Используются унифицированные формы таможенных документов
- Документы обрабатываются в специализированных информационных системах
- Применяются электронное декларирование и предварительное информирование
Знание особенностей документооборота важно для специалистов таможенных органов.
Порядок разработки инструкции по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству - это основной внутренний документ, регламентирующий работу с документами в организации.
Порядок ее разработки:
- Анализ действующих нормативных актов
- Анализ оргструктуры и особенностей деятельности организации
- Определение целей и задач инструкции
- Разработка структуры и содержания
- Согласование с заинтересованными подразделениями
- Утверждение руководителем организации
Инструкция должна регулярно актуализироваться с учетом изменений деятельности и нормативной базы.
Организация электронного архива
Для долговременного хранения электронных документов используются системы электронного архива.
При организации электронного архива необходимо:
- Обеспечить надежность хранения файлов
- Предусмотреть резервное копирование
- Организовать удобный поиск документов
Доступ к архиву регламентируется с учетом требований информационной безопасности.
Виды контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов может быть:
- Текущий - по срокам и статусам исполнения
- Плановый - согласно графику проверок
- Внеплановый - при выявлении нарушений
Также различают предупредительный и последующий контроль. Эффективный контроль должен носить систематический характер.
Оценка эффективности документооборота
Для оценки эффективности документооборота анализируются показатели:
- Скорость прохождения документов
- Трудозатраты на обработку
- Уровень исполнительской дисциплины
По результатам оценки разрабатываются меры по оптимизации документооборота.