Первичные и отгрузочные документы - важнейшие элементы документооборота любого предприятия. Без грамотного оформления этих бумаг невозможно обеспечить учет товарно-материальных ценностей и расчетов с контрагентами. Давайте разберемся во всех тонкостях работы с первичкой и отгрузочными документами.
Понятие и виды первичных документов
Первичные документы - это документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции и служащие основанием для бухгалтерского учета. Без первички невозможно отразить любое движение активов, обязательств, капитала в учете компании.
Основные функции первичных документов:
- служить юридическим доказательством совершения операции;
- содержать данные, необходимые для бухучета;
- обеспечивать тождественность записей у разных участников хозяйственных операций.
Любой первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления.
Существуют унифицированные формы первичных документов, утвержденные государственными органами, например, акт о выполнении работ формы КС-2. Однако организации могут разрабатывать и свои формы первички.
Основные виды первичных документов:
- приходные и расходные кассовые ордера;
- авансовые отчеты;
- накладные на отпуск и получение материалов;
- накладные на внутреннее перемещение;
- акты о выполнении работ и оказании услуг;
- счета;
- счета-фактуры;
- товарно-транспортные накладные и др.
Порядок составления, обработки и хранения первичных документов
Первичные учетные документы составляются в момент совершения операции или непосредственно после нее. Ответственность за своевременное и качественное оформление первички возлагается на руководителя организации.
Перед применением документов, разработанных самой организацией, они должны быть утверждены ее руководителем. Утвержденные формы первички становятся обязательными для всех подразделений и работников фирмы.
После составления первичные документы проходят обязательный контроль. Проверяется правильность оформления реквизитов, законность отраженных операций. Обнаруженные ошибки исправляются и заверяются подписями ответственных лиц.
Сроки хранения разных видов первичных документов варьируются от 1 года до 75 лет в зависимости от важности информации. К примеру, акты инвентаризации хранят 3 года, а первичные учетные документы по основным средствам - 75 лет.
Отгрузочные документы: виды и порядок оформления
Отгрузочные документы - это документы, оформляемые при отпуске товарно-материальных ценностей со склада и отгрузке их покупателям и заказчикам.
К основным видам отгрузочных документов относятся:
- товарная накладная (ТОРГ-12);
- счет-фактура;
- упаковочный лист;
- транспортная накладная;
- железнодорожная накладная;
- авианакладная и др.
Товарная накладная ТОРГ-12 заполняется в двух экземплярах при каждой отгрузке продукции со склада. В ней указываются наименование, количество, цена отгруженных товаров. Один экземпляр накладной передается покупателю, второй остается у продавца.
Товарная накладная ТОРГ-12 является основным отгрузочным документом, подтверждающим передачу права собственности на товар от продавца к покупателю.
Счет-фактура содержит те же данные, что и товарная накладная, но дополнительно в нем указывается сумма НДС. Счет-фактура служит для применения вычетов НДС у покупателя.
Упаковочный лист содержит детальные сведения об упаковке и маркировке отгруженных товаров. Этот документ важен для сохранности груза при транспортировке.
Транспортная накладная оформляется перевозчиком и подтверждает факт приемки груза к перевозке. Железнодорожная накладная используется при отправке грузов по железной дороге.
Отгрузочные документы заполняются сотрудниками склада в момент отпуска продукции. В них должны быть указаны достоверные данные об отгруженных товарах. Некорректное оформление отгрузочных документов чревато налоговыми рисками.
Особенности электронного документооборота
В настоящее время все больше компаний переходят на электронный документооборот (ЭДО) вместо бумажного. Это позволяет ускорить и упростить работу с документами.
Для использования электронных документов в качестве первички и отгрузочных они должны быть подписаны электронной подписью (ЭП). ЭП придает электронному документу юридическую силу.
При электронном документообороте контрагенты могут оперативно обмениваться первичными, отгрузочными и иными документами в электронном виде без бумажных носителей.
Программы для автоматизации документооборота
Для автоматизации работы с документами используются специальные программы электронного документооборота:
- 1С:Документооборот
- Directum
- DocsVision
- Elma и др.
Такие системы позволяют быстро формировать, подписывать, отправлять электронные документы, а также осуществлять их поиск и учет.
Онлайн-сервисы для работы с документами
Помимо установленных программ, существуют онлайн-сервисы для работы с первичкой и отгрузочными документами:
- Контур.Документы
- СБИС
- Tponline
- InSales
Такие сервисы позволяют создавать и обмениваться электронными документами прямо в онлайн-режиме через интернет.
Юридическая значимость электронных документов
Согласно законодательству, электронные документы, подписанные ЭП, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Электронная первичка и отгрузочные служат полноценными доказательствами при разрешении споров.
У электронного документооборота есть ряд преимуществ перед бумажным, в частности высокая скорость обработки документов и удобство хранения.
Ошибки при работе с первичными и отгрузочными документами
Наиболее распространенные ошибки при работе с документами:
- Некорректное заполнение обязательных реквизитов;
- Отсутствие подписей;
- Несоответствие данных в первичке и отгрузочных документах;
- Арифметические ошибки;
- Неверное определение момента реализации в счетах-фактурах.
Такие ошибки могут привести к штрафам, невозможности применить вычеты по НДС, искажению отчетности.
Для минимизации ошибок необходим контроль документов и их автоматизация с использованием специальных программ или онлайн-сервисов.
Практические рекомендации по работе с документацией
Для оптимизации работы с первичными и отгрузочными документами рекомендуется:
- Разработать регламент оформления документов с образцами;
- Назначить ответственных за контроль документов;
- Проводить обучение сотрудников правилам оформления;
- Использовать шаблоны документов;
- Внедрить электронный документооборот.
Это позволит снизить риск ошибок и ускорить обработку документов.
Автоматизация работы с документами
Для автоматизации процессов с документацией можно использовать:
- Программы электронного документооборота;
- Онлайн-сервисы для обмена электронными документами;
- Системы для учета и контроля документов на базе 1С;
- Сканирование бумажных документов и распознавание данных.
Автоматизация позволяет ускорить и упростить работу с документами, снизить трудозатраты.
Оптимизация хранения документов
Для экономии на хранении рекомендуется:
- Внедрить электронный архив документов вместо бумажного;
- Сократить сроки хранения документов до минимальных;
- Оцифровать старые бумажные архивы;
- Использовать облачные хранилища данных.
Переход на электронный документооборот
Чтобы перейти на ЭДО, необходимо:
- Выбрать программное обеспечение или онлайн-сервис;
- Получить электронные подписи;
- Настроить интеграцию ЭДО с 1С, ЕГАИС и другими системами;
- Обучить сотрудников работе в системе ЭДО;
- Наладить электронный документооборот с контрагентами.
Переход на электронный документооборот повышает эффективность работы с документами в разы.
Ответственность за нарушения в работе с документацией
Ответственность за нарушения при работе с документацией несут:
- Должностные лица - штрафы до 2 тыс. рублей;
- Юридические лица - штрафы до 100 тыс. рублей;
- Индивидуальные предприниматели - штрафы до 5 тыс. рублей.
Также нарушения при оформлении первички и отгрузочных документов влекут отказ в вычетах НДС, доначисление налогов, административную и уголовную ответственность.