Среднесписочная численность работников является важным показателем для любой организации, особенно для вновь созданных. От того, насколько правильно будет подсчитана и предоставлена среднесписочная численность, зависит дальнейшее взаимодействие компании с государственными органами.
В данной статье мы разберем, что представляет собой среднесписочная численность для вновь созданных организаций, каким образом она подсчитывается, а также рассмотрим требования к составлению и сдаче отчетности по среднесписочной численности.
Что такое среднесписочная численность?
Среднесписочная численность работников - это среднее количество работников организации, рассчитанное за определенный период. Обычно этот период составляет календарный год или квартал.
Для вновь созданных организаций подсчет среднесписочной численности имеет ряд особенностей. В частности, при расчете учитывается фактическое количество дней с момента государственной регистрации организации до конца отчетного периода.
Как рассчитать среднесписочную численность для вновь созданной организации
Расчет среднесписочной численности работников вновь созданной организации производится по следующей формуле:
Где:
- Р - среднесписочная численность работников за период;
- Чi - численность работников в i-й день (дата) отчетного периода;
- D - количество календарных дней в отчетном периоде.
Таким образом, для расчета необходимо взять численность работников за каждый календарный день отчетного периода начиная с даты государственной регистрации, сложить эти значения и разделить на количество дней в отчетном периоде.
Какие работники учитываются в среднесписочной численности
При подсчете среднесписочной численности учитываются следующие категории работников:
- Работники, принятые на постоянную работу (по трудовому договору);
- Работники, принятые на временную работу (по срочному трудовому договору);
- Работники, принятые на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю;
- Сезонные работники;
- Лица, заключившие гражданско-правовой договор, если они фактически работали в организации.
Не учитываются в среднесписочной численности внешние совместители, а также работники, находящиеся в отпусках по беременности и родам или отпусках по уходу за ребенком.
Требования к отчету о среднесписочной численности
Вновь созданные организации обязаны представлять сведения о среднесписочной численности работников по форме СЗВ-М в Пенсионный фонд.
Отчет о среднесписочной численности должен содержать следующие сведения:
- Период, за который предоставляется отчет;
- Среднесписочная численность работников за период;
- Среднесписочная численность работников по категориям;
- Расшифровка расчета среднесписочной численности по месяцам.
Отчет предоставляется в ПФР не позднее 15 числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом.
Ответственность за нарушение порядка представления отчетности
Непредставление или несвоевременное представление отчета о среднесписочной численности влечет за собой административную ответственность в соответствии со статьей 15.33 КоАП РФ в виде предупреждения или штрафа.
Кроме того, недостоверность сведений, указанных в отчете, может повлечь доначисление страховых взносов и соответствующих пеней.
Таким образом, вновь созданным организациям необходимо уделять особое внимание порядку расчета, составления и своевременной сдачи отчетности о среднесписочной численности работников.
Пошаговая инструкция по расчету среднесписочной численности
Для того, чтобы правильно рассчитать среднесписочную численность работников, рекомендуется придерживаться следующего пошагового алгоритма:
- Составить список всех работников организации с указанием даты приема на работу;
- Определить отчетный период для расчета (как правило, это календарный год);
- Для каждого дня отчетного периода подсчитать общее количество работников, состоящих в списочном составе на эту дату;
- Сложить значения численности работников за каждый день отчетного периода;
- Разделить полученную сумму на количество календарных дней в отчетном периоде.
Следуя этим пяти шагам, можно корректно рассчитать показатель средней численности персонала организации за год или иной отчетный период.
Особенности расчета среднесписочной численности для отдельных категорий работников
При подсчете среднесписочной численности есть некоторые нюансы для отдельных категорий работников:
- Совместители учитываются пропорционально отработанному времени;
- Работники в декретном отпуске не включаются в расчет за дни нахождения в отпуске;
- Работники, трудоустроенные не с 1 числа месяца, учитываются пропорционально отработанным дням.
Эти нюансы нужно учитывать, чтобы получить максимально точный результат при подсчете среднесписочной численности.
Автоматизация расчета среднесписочной численности
Расчет среднесписочной численности можно автоматизировать с помощью специальных программных продуктов для кадрового учета. Это позволит:
- Сократить временные затраты на ручной подсчет;
- Избежать ошибок при расчетах;
- Быстро получать актуальные данные о средней численности персонала.
При выборе программы для автоматизации расчетов рекомендуется обратить внимание на возможность гибкой настройки параметров подсчета и формирования всех необходимых форм отчетности.
Внутренний документооборот при расчете среднесписочной численности
Для обеспечения внутреннего документооборота при расчете и предоставлении данных о среднесписочной численности рекомендуется использовать следующие документы:
- Приказ о порядке расчета среднесписочной численности;
- График документооборота по сбору и обработке данных;
- Формы внутренней отчетности по среднесписочной численности.
Наличие таких документов позволит четко регламентировать процесс подготовки и сдачи отчетности о среднесписочной численности как внутри организации, так и во внешние органы.
Оптимизация процесса расчета среднесписочной численности
Для оптимизации процесса расчета среднесписочной численности рекомендуется:
- Вести электронную базу данных о сотрудниках с актуальной информацией о дате приема, увольнения, отпусков;
- Использовать специальное программное обеспечение для автоматизированного подсчета;
- Разработать регламент и график расчета, исключающий авралы;
- Распределить обязанности и ответственность среди сотрудников кадровой службы.
Это позволит минимизировать трудозатраты, повысить скорость обработки данных и снизить вероятность ошибок.
Риски при расчете среднесписочной численности
Основные риски, возникающие при расчете среднесписочной численности:
- Некорректный учет совместителей, удаленных сотрудников, сезонных работников;
- Несвоевременное отражение кадровых перемещений;
- Ошибки при ручном подсчете;
- Нарушение сроков сдачи отчетности.
Для минимизации рисков важно четко регламентировать процесс сбора и обработки данных, применять автоматизированные системы и осуществлять многоступенчатый контроль.
Обучение сотрудников порядку расчета среднесписочной численности
Для исключения ошибок целесообразно проводить обучение сотрудников кадровых служб, отвечающих за расчет среднесписочной численности. Обучение должно включать:
- Изучение нормативно-правовой базы и регламентов;
- Разбор практических кейсов по расчету;
- Отработку навыков работы в программах автоматизации;
- Тестирование на знание порядка расчета.
Регулярное обучение позволит поддерживать компетентность сотрудников на должном уровне.
Аудит расчета среднесписочной численности
Для контроля правильности расчета рекомендуется проводить внутренний или внешний аудит. Аудит включает:
- Проверку применяемых методик расчета;
- Анализ полноты учета всех категорий персонала;
- Контроль соблюдения сроков;
- Выявление возможных ошибок.
Проведение регулярного аудита позволит своевременно корректировать процесс расчета среднесписочной численности и повышать его надежность.