Сложно представить себе крупную компанию, государственное или образовательное учреждение, в штате которых нет этой должности. Составление графиков встреч, подготовка документации, работа с корреспонденцией, прием звонков – лишь часть обязанностей человека, занимающего должность, которую мы изучим. Начиная с 2016 года круг основных функций очерчен в новом нормативном положении – профстандарте секретаря. Теперь его можно использовать в качестве основы для формирования необходимых служебных инструкций.
Особенности профессии
Несмотря на постоянное изменение списков самых популярных и востребованных профессий в мире, должность секретаря продолжает оставаться довольно распространенной. Официально в России эта профессия существует уже три столетия. В 1720 году ее утвердил Петр I, требования к работникам были достаточно высокими: грамотность, знание законов, умение составлять документы.
Первоначально секретарями были только мужчины, сегодня же это преимущественно женская профессия. Отчасти это связано с тем, что выполнение секретарских обязанностей требует усидчивости, исполнительности, способности выполнять однотипную и монотонную работу.
Какие требования предъявляют современные руководители к сотрудникам, занимающим такую должность? Секретарь должен быть уверенным пользователем основных офисных компьютерных программ, уметь обращаться с оргтехникой, работать с документацией, обладать хорошими коммуникативными навыками (грамотная речь, умение вести диалог, вежливость, знание этикета). Кроме того, быть внимательным, организованным, дисциплинированным, эмоционально стабильным.
Что касается необходимого образования, то в профстандарте секретаря нет жестких требований в этом отношении. При наличии общего образования достаточно профессионального опыта или специальных курсов. Однако наличие диплома о высшем образовании, как правило, дает преимущество при приеме на работу.
Профессиональный стандарт
Вид нормативного акта требования к секретарской работе приобрели в 2016 году. Был принят обобщенный профессиональный стандарт специалиста по документационному и организационному обеспечению управления организацией. Основная задача стандарта – оптимизировать кадровую политику. Руководитель может ориентироваться на него при оценке профессиональных качеств работника. Также документ используется при составлении учебных программ по подготовке секретарей.
Профстандарт содержит:
- перечень основных трудовых функций;
- список умений, навыков, знаний, необходимых для их выполнения;
- требования к образовательному уровню и стажу работы.
Также в документе перечисляются возможные наименования должностей и требования к ним. В его состав включены, к примеру, профстандарты «Секретарь руководителя», делопроизводителя и других.
В структуре выделено несколько смысловых блоков:
- общие сведения (обозначение цели деятельности, кодификатор);
- функциональная карта (список трудовых функций и квалификационных категорий);
- характеристика трудовых функций (конкретизация перечня обязанностей, навыков, предписываемых сотруднику);
- информация о разработчиках нормах.
Третий раздел начинается с профстандарта секретаря-администратора, к квалификации, образовательному уровню и стажу которого предъявляются самые мягкие требования.
Основные функции сотрудника, занимающего изучаемую должность, сформулированы следующим образом:
- организованный сбор профессиональных сведений;
- информационная поддержка по текущим вопросам;
- систематизация, документирование и хранение поступающей информации;
- сопровождение деловых мероприятий;
- создание необходимых условий для работы руководителя организации и административная поддержка.
Должностная инструкция
В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством, уставом организации, распоряжениями и приказами руководителя, собственной должностной инструкцией. Именно в последнем документе регламентируются профессиональные задачи, которые возлагаются на должностное лицо. Приступая к выполнению служебных обязанностей, сотрудник должен быть ознакомлен с основными положениями инструкции. Ее положения могут выступать доказательной базой в случае возникновения конфликтных рабочих ситуаций. Поэтому содержание инструкции должно быть конкретным. И исключать возможность двойного толкования.
Должностная инструкция секретаря по профстандарту составляется с учетом специфики конкретной организации и включает следующие разделы:
- общие положения;
- функции сотрудника;
- должностная ответственность;
- права сотрудника;
- прочие условия и требования.
В общих положениях указывается, к какой категории принадлежит сотрудник и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности, требования к квалификации, знаниям и умениям. Далее подробно описывается, в чем конкретно заключается функционал работника, и какими правами он при этом обладает. В разделе о должностной ответственности указываются те нарушения в работе, за которые сотрудник может быть наказан.
Должностная инструкция утверждается руководителем организации и доводится до сведения сотрудника (под подпись).
Профстандарт «Секретарь руководителя»
В соответствии с его положениями, на эту должность желательно принимать сотрудников, имеющих высшее (на уровне бакалавриата) или среднее профессиональное образование. Кроме того, приветствуется наличие опыта работы (не менее двух лет).
В профстандарте перечислены основные трудовые действия сотрудника:
- согласование временных планов с руководителем;
- выбор формы планирования и ведение органайзера начальника;
- согласование встреч, переговоров с партнерами, клиентами, сотрудниками;
- информирование руководителя о времени и регламенте предстоящих мероприятий.
Секретарь руководителя для выполнения перечисленных действий должен обладать рядом умений. Ставить цели, определять порядок и приоритетность их выполнения, помогать руководителю в распределении рабочего времени, обеспечивать информационную безопасность и выбирать наиболее удобные способы оповещения о готовящихся мероприятиях. С использованием этих тезисов обычно составляется должностная инструкция секретаря руководителя по профстандарту.
Он также должен быть знаком со спецификой основной деятельности организации, положениями трудового законодательства, правилами ведения деловых переговоров.
Перечисленные трудовые действия секретаря руководителя включают в себя целый ряд различных обязанностей:
- планирование рабочего дня;
- организация телефонных переговоров и командировок;
- работа с посетителями в приемной;
- организация проведения рабочих мероприятий и встреч;
- поддержание необходимого рабочего порядка в кабинете руководителя;
- контроль исполнения поручений и распоряжений;
- оформление рабочей документации;
- разработка локальных актов при необходимости;
- хранение документации;
- организация информационного взаимодействия сотрудников организации и руководства.
Основные обязанности секретаря руководителя
Должность секретаря руководителя организации предполагает постоянное взаимодействие с людьми и готовность проконсультировать клиентов и посетителей по основным вопросам. Конечно, многое зависит от специфики основной деятельности учреждения и позиции руководства. Они оказывают заметное влияние на составление должностной инструкции секретаря по профстандарту.
В общих положениях указывается, что должность относится к категории технических исполнителей, определяются требования к образованию и стажу работы сотрудника. Назначение на должность производится непосредственно руководителем. Для формулировки необходимых знаний и умений может быть использован профстандарт секретаря. К ним относятся: знание основ делопроизводства; владение методами оформления и обработки информационных данных; владение ПК; знакомство с правилами деловой переписки и общения; знание правил внутреннего распорядка и техники безопасности и многое другое.
Во втором разделе инструкций описываются должностные обязанности сотрудника. В третьем разделе – его права. Например, секретарь руководителя имеет право знакомиться с проектами решений, имеющих отношение к его деятельности, вносить предложения по оптимизации своей работы, запрашивать информацию и документы, необходимые для выполнения поручений и прочее.
В заключительном разделе инструкции прописаны меры ответственности работника в случае ненадлежащего исполнения служебных обязанностей, причинения материального ущерба.
Секретарь-делопроизводитель
Основная задача делопроизводителя – контроль над документооборотом подразделения или всей организации (часто в штате имеется несколько сотрудников, выполняющих данную функцию). Перечень ключевых обязанностей указан в профстандарте секретаря-делопроизводителя:
- формирование архива и надлежащее хранение документов;
- организация работы с документами;
- формирование дел в соответствии с номенклатурными требованиями организации.
Для приема на эту должность соискателю требуется среднее профессиональное образование.
В ходе организации работы с документами секретарь-делопроизводитель может осуществлять прием и обработку входящих материалов, сортировать их и регистрировать при необходимости, готовить для рассмотрения руководителем, перенаправлять непосредственным исполнителям, вести базу данных.
Чтобы обеспечить надлежащее хранение документов, делопроизводитель должен уметь разрабатывать номенклатуру дел, проверять правильность оформления документов, формировать дела и определять сроки их хранения, распределять и подшивать документы.
Перед тем как документы отправятся на хранение в архив, секретарь-делопроизводитель проверяет сроки их хранения (постоянное или долговременное), составляет внутреннюю опись, оформляет обложки дел.
Референт или секретарь-администратор?
Порой бывает непросто разобраться в иерархии секретарских должностей и круге их обязанностей. В чем, к примеру, принципиальное отличие секретаря-референта от администратора? Ведь выполняемые ими функции довольно схожи.
Должностная инструкция секретаря-администратора по профстандарту предусматривает:
- прием и распределение входящих телефонных звонков;
- организацию работы с посетителями;
- осуществление координирующих функций.
Он должен быть хорошо знаком с правилами делового этикета, телефонных переговоров (с клиентами, партнерами, представителями СМИ и другими), уметь поддержать беседу и сгладить конфликтную ситуацию. Координирующие функции администратора обычно заключаются в ведении журнала перемещений сотрудников, разъездов курьеров и маршрутов водителей.
Отдельного профстандарта секретаря-референта пока нет, но его обязанности во многом схожи с помощником руководителя. Как и администратор, он работает с корреспонденцией, отвечает на звонки, встречает и сопровождает посетителей, составляет графики перемещений. Однако все это непосредственно связано с фигурой руководителя организации. В некоторых случаях круг его обязанностей может быть расширен, что отражается на рабочем графике (может быть ненормированным).
Профстандарты секретаря учебной части
Таких сотрудников можно встретить в штате школы, техникума или вуза. Должность относится к категории учебно-вспомогательного персонала. Для определения основного функционала работодатель может использовать общий стандарт специалиста по документационному обеспечению. Отдельного профстандарта секретаря учебной части образовательного учреждения министерство труда пока не утверждало. Для работы необходимо профессиональное образование (среднее) в сфере делопроизводства или профессиональная подготовка на базе общего образования. Жестких требований к наличию опыта работы нет.
Находясь на этой должности, сотрудник:
- принимает корреспонденцию, передает ее руководителю образовательной организации и исполнителям;
- ведет документооборот (в том числе, электронный);
- готовит проекты приказов по контингенту учащихся;
- оформляет личные дела обучающихся;
- ведет учет часов учебной работы педагогов;
- составляет запросы, письма;
- осуществляет контроль за исполнением приказов и распоряжений руководителя.
Ученый секретарь и его обязанности
Это должность относится к сфере науки. Ученые секретари востребованы в вузах, исследовательских институтах, академиях, научных организациях. Как правило, именно они обеспечивают работу научных сотрудников и диссертационных советов. Профстандарт ученого секретаря предполагает планирование научных мероприятий (заседаний, конференций, круглых столов), их организацию и проведение, подготовку соответствующей документации и контроль за выполнением принятых решений.
На эту должность могут быть назначены сотрудники, имеющие ученую степень, опыт организаторской и научной работы (не менее 5 лет), публикации в рецензируемых изданиях.
Ученый секретарь:
- осуществляет сбор предложений в годовой план научных разработок и исследований;
- контролирует своевременное выполнение установленных тематических планов научной работы и подготовку соответствующих отчетов;
- готовит проекты планов работы научного (научно-технического) совета, следит за выполнением принимаемых им решений;
- рассматривает материалы, требующиеся для присвоения ученого звания и защиты диссертации;
- готовит предложения по плану издания научных трудов;
- разрабатывает критерии оценки деятельности сотрудников для аттестации;
- формулирует предложения по повышению квалификации и стажировке научных работников.
Функционал пресс-секретаря
Довольно «молодая» профессия. В России она стала набирать популярность примерно в середине 90-х годах прошлого века. В профстандарте секретаря наименование этой должности не выделено отдельно. Но для многих организаций наличие такого сотрудника – насущная необходимость. Именно он формирует общественное мнение о компании. В круг основных обязанностей входят: организация пресс-конференций; информационное наполнение сайта организации; подготовка пресс-релизов; планирование информационных кампаний (в прессе, сети, на телевидении), направленных на создание положительного имиджа компании.
Профстандарт пресс-секретаря предусматривает, что претендент на должность должен иметь высшее образование в области журналистики, рекламы, филологии или PR. Также желателен опыт работы (от 3 лет) в соответствующей сфере, грамотная устная и письменная речь, знание иностранного языка.