Поговорим об одной из выгодных форм современного сотрудничества. Она помогает и снизить размеры расходов на делопроизводство, и освободить персонал от рутинной деятельности, и ускорить бизнес-процессы. Иными словами, избавить организацию от такой второстепенной задачи, как кадровая политика, и направить все силы на достижение своих основных целей. Как это сделать? Обратиться к услугам кадрового аутсорсинга. Его суть, функции, плюсы и минусы мы и разберем далее.
Что такое аутсорсинг?
Аутсорсингом называется передача неосновных задач фирмы, предприятия сторонней организации, специализирующейся на данном типе деятельности. Является одной из своеобразных форм кооперирования организаций.
Какие функции могут передаваться? Бухучет, делопроизводство, продвижение, реклама, бизнес-, производственные задачи.
Что делает исполнитель? Поддерживает бесперебойное функционирование отдельных ответвлений инфраструктуры, обслуживает их. У заказчика при такой организации работы появляется возможность уменьшить число рабочих мест, сконцентрироваться на основных направлениях своей деятельности, не отвлекаясь на второстепенные.
Что такое кадровый аутсорсинг?
При кадровом виде такого обслуживания сторонняя компания берет на себя функции отдела по персоналу. Не секрет, что в кадровой политике организации все вопросы должны решаться быстро, эффективно и оперативно. При этом содержание современной и грамотной собственной службы по персоналу требует и приличных вложений. Это затратно для начинающих, небольших компаний.
Многие руководители допускают ошибку, доверив функции кадровика сотруднику без должного образования. Это мгновенно сказывается на качестве персонала. Поэтому многие и многие организации обращаются в сторону кадрового аутсорсинга. Ведь компании, специализирующиеся на такой деятельности, уже имеют полный штат профессионалов (от HR-менеджеров до юристов, бухгалтеров), наработанный опыт, необходимую технику и проч.
Передаваемые функции
На кадровое агентство-аутсорсинг обычно перекладываются следующие функции:
- Подбор сотрудников, прием на работу нового персонала. Чаще всего сторонним профессионалам доверяют отбор новых работников и их последующее трудоустройство. Иногда аутсорсинговые фирмы также занимаются увольнением персонала, разбором конфликтов на этой почве. Ведь многие кадровые агентства имеют в своем штате профессиональных юристов.
- Составление трудовых договоров, должностных инструкций. Специалист, отслеживающий изменения в трудовом законодательстве, чаще всего - затратная единица штата. Гораздо выгоднее доверить эту работу профессионалам, которые специализируются на такой области.
- Штатное расписание, графики отпусков. Кадровый аутсорсинг включает в себя и эту деятельность. Ведь не все фирмы разрабатывают такой нормативный акт, как штатное расписание ввиду его необязательности. Однако документ упрощает процесс приема новых специалистов, процедуру начисления им з/п. А что касается графика отпусков, то непрофессионал легко может допустить в нем ошибку, что чревато наказанием работодателя. Поэтому гораздо легче переложить столь трудозатратную деятельность на посредника.
- Ведение трудовых книжек. Не секрет, что данный документ - основное свидетельство о трудовой деятельности и стаже работника. Поэтому заполнять трудовые книжки нужно, строго следуя трудовому законодательству. И опять же, столь ответственную работу стоит доверить только профессионалу.
- Составление правил трудового внутреннего расписания. Еще один документ, который ни в чем не должен противоречить ТК, что увеличивает время на его разработку. Поэтому часто и эта функция передается компаниям по кадровому аутсорсингу персонала.
Преимущества посредничества
Теперь перейдем к особенностям кооперации. Плюсы кадрового аутсорсинга следующие:
- Профессионализм. Штат подобных компаний - опытные высококвалифицированные работники, сосредоточенные на своей узкой специализации.
- Оговоренные сроки выполнения работ. С исполнителем заключается договор, по которому он в конкретный период обязан выполнить прописанный перечень работ.
- Размер штата соответствует размеру компании. Многие фирмы сталкиваются с проблемой, когда наблюдается острая нехватка специалиста, чья работа будет необходима только в определенный период. Теперь не нужно "раздувать" штат для выполнения одного конкретного задания.
- Сокращение расходов. Это порой главный плюс для компании. Удаленный отдел кадров набирает персонал, рассчитывает з/п, страховые взносы и проч. Кроме того, он несет полную ответственность за убытки, которых могут повлечь его ошибки.
- Средоточие на своих ключевых функциях. Компания может затрачивать больше ресурсов на достижение ключевых целей, планирование новых, перенаправлять финансовые потоки, развивать персонал и проч.
- Незаинтересованная сторона. Удаленное кадровое агентство - беспристрастный посредник между работником и работодателем. Все проблемы, конфликты решаются по букве закона, без личных факторов.
Минусы посредничества
Аутсорсинг-кадровый учет, как и любой другой бизнес-инструмент, имеет и ряд недостатков:
- Низкая профессиональная подготовка специалистов. Далеко не каждое удаленное кадровое агентство - высокопрофессиональное. Главные требования к посреднику - наличие опыта в данной сфере, безупречная репутация, классный персонал, умело решающий нестандартные ситуации. Также важно наличие страхования деятельности.
- Нарушение конфиденциальности. Посреднику передаются важные документы организации для полноценного выполнения им своих обязанностей. Недобросовестное агентство может воспользоваться полученными данными и в личных целях.
- Удаленность. Некоторые проблемы необходимо решать "здесь и сейчас". Специалисты удаленного агентства не могут выполнять работу подобным образом.
- Поверхностное представление о специфике компании. Кадровое агентство состоит из профессионалов в сфере работы с персоналом. Им нужно время, чтобы разобраться в специфике направлений деятельности партнера. И то велик шанс, что это будет поверхностный взгляд со стороны.
Теперь перейдем к основным ошибкам при выборе услуг по кадровому аутсорсингу.
Ошибка № 1: неверный выбор исполнителя
Гарантия удачного сотрудничества - это выбор стоящего партнера. Многие компании при его поиске опираются только на репутацию кадрового агентства. Но важно выбрать исполнителя, который более всего подходит для специфики бизнеса, его объема. Важно предусмотреть и тот факт, что компания будет расширяться - у аутсорсера должен быть резервный запас кадров на такой случай.
Ошибка № 2: резкий переход
Многие работодатели, только заключив договор с исполнителем, сразу же стремятся к реорганизации своих структурных подразделений. Следствием сотрудники просто не успевают приспособиться к новым условиям. Расходы заказчика при этом не спешат мгновенно сокращаться.
Переход к новому формату - постепенный процесс. Проводить его нужно совместно с кадровым агентством.
Ошибка № 3: стремление сэкономить
Выбирая подрядчика, заказчики порой определяющим фактором выставляют стоимость услуг. Но ее низкая величина может привести за собой непрофессионализм, низкое качество работы исполнителя. Выбирать последнего стоит, тщательно изучив его деятельность.
Ошибка № 4: недостаточная ответственность сторон
Внимательно нужно изучить и договор с подрядчиком. Особенно пункт "Ответственность сторон". Ее пределы, решения возможных споров должны быть прописаны максимально подробно и четко.
Вот и все, что мы хотели рассказать о кадровом аутсорсинге. Как и все бизнес-инструменты, он имеет не только преимущества, но и недостатки, "подводные камни".