Понятие «аудит кадров» прочно вошло в разговорный запас отечественных фирм и предприятий. Но не все знают, что это такое. В общепринятом понимании аудит персонала проводится c целью оценки соответствия работников своим занимаемым должностям. Но на самом деле это понятие имеет намного более широкое значение.
Что такое аудит?
Аудит кадров осуществляется специально подготовленными работниками на предприятии. Это вызвано необходимостью проверить результаты управления сотрудниками, их взаимодействия и перспектив занимаемых ими должностей для производительности фирмы.
По своей природе кадровый аудит в организации можно отнести к рекомендационным операциям, а не к принудительным. Аудит помогает проанализировать ситуацию, сложившуюся на предприятии, и дает руководству возможность принять решение о наборе или замене сотрудников. Однако право принятия окончательного решения о смене кадров принадлежит исключительно начальству фирмы.
Задачи аудита
Перед аудитом поставлены следующие задания. Прежде всего задачей проверки персонала является вывод о соответствии специалистов целям предприятия. При этом стоит удостовериться: выполняют ли сотрудники предписания, составленные для них нормативной базой предприятия, действуют ли они в пределах своих полномочий, не выходят ли за рамки своих обязанностей, насколько быстро кадры могут реагировать на сложившуюся ситуацию и принимать правильные решения. Главной задачей аудита является своевременное устранение проблем и пробелов в кадровой политике предприятия.
Предметом аудита является весь кадровый персонал, поскольку именно он и есть главное средство результативности предприятия и получения им прибыли от своей деятельности.
Аудит кадров является разновидностью менеджемента, а точнее - способом наблюдения за трудовым коллективом и управления им.
Как и любой процесс, аудит осуществляют, основываясь на определенных руководящих положениях. К одним из основных принципов аудита можно отнести профессионализм его исполнения.
Подбор и проверка кадров осуществляются специально обученными профессионалами на предмет соответствия работников занимаемым ими должностям. Более того, эксперты по аудиту должны обладать должной независимостью и не предъявлять к проверяемым ими кадрам предвзятости или снисходительности.
Проведение кадрового аудита основывается на принципах честности и открытости, никто не вправе влиять на принятие аудиторами решений о соответствии кадров занимаемым ими должностям.
Критерии оценки кадров
При осуществлении своей деятельности аудиторы прежде всего обращают внимание на соответствие квалификации кадров требованиям их должностей или профессиональных характеристик. При этом аудиторы, как правило, ссылаются на разработанный единый квалификационный справочник профессий. Более того, проверяющие оценивают полноценность и взаимодополняемость персонала. Также необходимо выяснить, насколько взвешенно кадры используют свое рабочее время.
Следует учесть, что при оценке персонала аудиторы принимают во внимание, насколько правильно руководство обеспечивает кадровую политику и каковы показатели текучести персонала.
По результатам проверки аудиторы выносят решение о соответствии кадров занимаемым ими должностям и требованиям законодательства, а также дальнейшие шаги по усовершенствованию кадрового набора, устранению недостатка персонала, улучшению управления им, а также повышению уважения к начальству среди подчиненных.
Информация для аудита
Определенные условия выдвигаются и к данным, на основе которых проводится аудит кадров. Необходимо, чтобы информация, полученная в ходе проверки, относилась именно к тому отрезку времени, в который он проводится. Также нужно удостовериться, чтобы эти данные были получены в полном объеме, несмотря на то полностью они понадобятся или нет, и касались всех работников.
Получать необходимую информацию принято в трех видах. Первый из них – это получение сведений в виде графиков, диаграмм, таблиц, схем, как правило, в документарном или электронном варианте.
Также одним из способов восприятия информации о кадрах является наблюдение в реальном времени за тем, как взаимодействует между собой персонал или подчиненные с начальством.
Еще один способ – это общение с сотрудниками и получение непосредственно от них впечатлений о климате в коллективе, политике в компании и т. д.
Способы аудита
Аудит кадрового делопроизводства специалисты проводят в трех направлениях. Первый из них имеет организационный подход и рассчитан на проверку документов на их соответствие законодательству. Помимо проверки на законность, такие действия помогают выяснить, насколько эффективно осуществляется управление персоналом.
Второй подход – это оценка мотивации и психосоциальной обстановки в коллективе, отношения к результатам совей деятельности, нацеленности на общий успех компании.
Третье направление имеет экономический характер и состоит в проверке успешности предприятия.
Классификация аудита
Специалисты рекомендуют проводить аудит кадров и документации регулярно. Большинство экспертов сходятся во мнении, что оптимальный период проведения проверок – один раз в два-три года, в зависимости от величины компании, ее оборота и, соответственно, текучести кадров.
Исходя из периодичности аудита, можно провести следующую его классификацию.
Прежде всего аудит можно поделить на текущий, который проводится через определенные промежутки времени, а также оперативный, который осуществляется при резком возникновении такой необходимости.
В зависимости от полноты объема проверяемых данных аудит кадровой политики делится на полный, локальный и тематический.
По способам проведения проверка бывает выборочной и комплексной.
В связи с уровнем аудита может производиться контроль высшего руководства, руководителей отделов или непосредственно службы по набору кадров.
Проводить аудит кадрового потенциала могут, соответственно, привлеченные извне эксперты и собственные специалисты. Главное - чтобы они были компетентными в этом вопросе.
Алгоритм аудита
Любая проверка имеет свои особенности. Как правило, аудит кадровой организации проводится в несколько шагов.
Первый из них – это подготовка. На данном этапе перед экспертами стоит задача сформулировать задания проверки, подобрать необходимых специалистов для ее проведения и оформить документы.
Далее происходит непосредственная проверка информации, во время которой аудиторы проводят сбор необходимых документов, организовывают встречи и беседы с работниками, делают опросы и т. д.
На третьем этапе проводится проверка собранных данных и сравнение полученных результатов с нормативными актами. На последнем этапе аудиторы подготавливают результаты проверки и делают на их основе выводы, которые направляются руководству организации.
Проведение аудита занимает две-три недели, реже – месяц. Длительность проверки может отличаться в зависимости от величины кадрового штата. После сбора и изучения необходимых документов на соответствие законодательной базе эти результаты отображаются в финальном отчете. Им посвящается отдельная глава.
После многократной проверки аудиторы составляют экземпляр итогового резюме. Такой способ документации результатов мониторинга исключает вероятность каких-либо погрешностей. Как правило, результаты излагаются на листах формата А-4. Для среднего предприятия объем будет около 50 листов.
Отчет подтверждает проведение аудита и содержит его результаты. В данном документе находится информация о состоянии кадровой политики на фирме, а также пути исправления пробелов и советы по улучшению ситуации на предприятии.
Как правило, отчет составляется на основе общепринятой схемы и содержит такие пункты:
- какие именно документы или отделы подвергались проверке;
- какие пробелы были обнаружены;
- экспертное мнение о способах исправления пробелов в документации;
- данные о выявленных несоответствиях действующему законодательству;
- насколько реальна угроза юридической ответственности при дальнейшем бездействии;
- информация о возможности восстановления утраченных данных или документов.
Все это поможет оптимизировать работу любого предприятия, а значит, и увеличить его прибыльность.