Любому предпринимателю при ведении собственного бизнеса необходимо знать, какой товар пользуется большим спросом, во сколько обходится его производство, какую прибыль можно получить от реализации. Все компании фиксируют эти данные. Некоторые фирмы записывают операции в обычных журналах, другие используют компьютерные таблицы, третьи же идут дальше и внедряют специальные схемы. Одной из них является система управленческого учета. Она позволяет автоматизировать процесс сбора сведений, что, в свою очередь, обеспечивает получение целостной картины работы компании в цифрах в любой момент. Рассмотрим далее, как осуществляется организация управленческого учета. 
Главные составляющие
Основы управленческого учета образованы двумя элементами. Первый включает в себя комплекс задач, направленных на построение структуры, выбор исполнителей соответствующих функций, установление сроков появления отчетов. Второй элемент образован непосредственно самими технологиями. К ним относят:
- Методы управленческого учета.
- Способы составления отчетов.
- Оценку сведений и их анализ.
- Критерии, по которым осуществляется отражение текущих операций.
Управленческий учет и анализ включают в себя различные технологии. В этой связи в компании должны быть сотрудники, которые с легкостью могут отличить кредит от дебета, разобраться в разработке и реализации задач.
Принципы управленческого учета
Необходимость постановки различных задач, касающихся развития и функционирования бизнеса, заставляет руководство задуматься о формировании такой схемы отчетности, которая позволила бы без особенных затруднений:
- Получать актуальные сведения о своей компании и натуральных показателях.
- Контролировать финансовые последствия принятых решений.
- Наблюдать за результативностью работы как всей компании, так и отдельных ее подразделений, а в ряде случаев оценивать эффективность конкретных операций.
Система управленческого учета представляет собой развернутую схему сбора и обработки сведений. Она предполагает реализацию функций, касающихся:
- Комплекса процессов, формирующих работу компании.
- Структурных подразделений, принимающих участие в различных операциях.
- Ресурсов, используемых в процессах.
- Показателей, посредством которых отражаются характеристики прочих объектов администрирования для достижения стратегических и текущих целей компании.
Принципы управленческого учета позволяют структурировать все сведения, которые собираются и обрабатываются в мониторинговом режиме. 
Цели
От того, насколько грамотно проведена организация управленческого учета, будет зависеть полнота и ясность общей картины работы компании. Как известно, поиск и обработка сведений являются прямыми обязанностями маркетинговой службы. Однако на практике зачастую специалисты ограничиваются сбором только внешних данных. В частности, они изучают цены на отраслевых рынках, конкурентную среду и так далее. Управленческий учет на предприятии предполагает внутренний маркетинг. Он включает в себя тщательное изучение самой компании. Информация управленческого учета позволяет сформировать полное представление об экономическом состоянии бизнеса, установить запас прочности, определить перспективы развития и потенциал фирмы.
Отличительные черты
Рассматриваемая схема внедряется главным образом для повышения эффективности администрирования, а не для последующего отчета перед надзорными инстанциями. Этим отличаются финансовый и управленческий учет. В этой связи необходимо поручать вести административный контроль компетентным в этом вопросе специалистам. Административный отчет составляется не так, как бухгалтерский. Управленческий учет предполагает использование особых инструментов и подходов. Кроме того, различны и цели этих работ. Правила, по которым формируется административный отчет, отличаются от тех, на основании которых составляется бухгалтерский. Управленческий учет необходим исключительно для развития компании, выявления актуальных задач и оптимальных вариантов их реализации.
Достоинства схемы
Управленческий учет на предприятии обладает следующими преимуществами:
- Гибкость и способность легко адаптироваться к любым новым процессам, которые возникают в ходе работы компании.
- Направленность на конкретную фирму. Стоит отметить, что это еще один признак, по которому отличаются финансовый и управленческий учет. Если первый ведется по единой для всех компаний схеме, то второй составляется под определенную фирму с учетом ее профиля.
- Наличие в схеме как денежных, так и натуральных показателей.
- При грамотном внедрении схема понятна всем специалистам компании и руководителям подразделений. При этом промежуточный учет управленческих решений позволяет последним максимально эффективно реализовывать повседневные задачи.
Актуальность проблемы
Бытует мнение, что управленческий учет очень сложен, поэтому его внедрение целесообразно только в крупных компаниях. Однако это не совсем верно. В действительности управленческий учет осуществляется в полной мере только в 10 % всех фирм. Но даже перед хозяином небольшой розничной сети в определенный момент может встать проблема фиксирования продукции и результатов ее реализации. К примеру, предприниматель продает косметику и парфюмерию. В каждом работающем у него ларьке присутствует больше 1000 наименований, а всего в обороте задействовано порядка 10 тысяч позиций. Если у него 1-2 точки, то фиксировать оборот продукции не так сложно. Но если его бизнес начинает расширяться, то возникает необходимость периодической инвентаризации. И в таких случаях предприниматель понимает, что собрать достоверные сведения практически невозможно. Такие ситуации считаются типичными для любого бизнеса. Кустарные методы управленческого учета и оценки рентабельности значительно замедляют развитие компании. В конечном итоге это оказывает негативное влияние на прибыль.
Специфика администрирования
Для эффективного контроля над работой компании руководство должно оперативно получать данные по трем позициям. Управленческий учет, таким образом, предусматривает сбор и обработку сведений:
- по себестоимости продукции;
- ассортименту изделий;
- финансовому обороту.
Эти три элемента достаточно тесно связаны друг с другом, и между ними непрерывно происходит обмен данными. Если управленческий учет будет затрагивать только одно из названных направлений, то в результате не получится объективной, а главное, полной картины. Так, если будет составлен отчет только по продажам, то он не позволит выявить изменение спроса на те или иные изделия, понять, какой их объем был продан.
Контроль ассортимента
Управленческий учет товаров предполагает:
- Стратегическое планирование. Для любой фирмы особое значение имеет эффективное распределение средств с учетом возможностей и изменений рынка и потенциала компании.
- Текущий контроль. В ходе него осуществляется непрерывное наблюдение за ассортиментом. При необходимости проводится корректировка составленных планов с учетом складывающейся ситуации и прогнозов на будущее.
Для эффективности управления ассортиментом в компании должен быть разработан собственный классификатор продукции. Это особенно актуально для тех фирм, в обороте которых находятся сотни и тысячи товаров. Осуществляя классификацию, можно поделить изделия на невзаимозаменяемые и взаимозаменяемые. В каждый раздел не стоит включать большое количество позиций. В противном случае могут возникнуть сложности при анализе сведений. Кроме того, следует принять во внимание, что объемы реализации по позициям в каждом разделе должны быть в целом сопоставимы. Например, при сравнении оборота в 7 миллионов рублей и 400 тысяч рублей предпочтение может быть отдано выпуску первого товара. Это, в свою очередь, способно привести к полному исключению второго из ассортимента. Но это может являться стратегической ошибкой, поскольку именно в этом товаре, возможно, будут нуждаться постоянные клиенты фирмы.
Необходимые сведения
Управление ассортиментом предполагает изучение динамики:
- цен на продукцию;
- продаж;
- складских запасов;
- себестоимости;
- прибыли;
- средневзвешенной закупочной стоимости сырья;
- доли конкретной продукции в обороте группы изделий.
Кроме этого, необходимы сведения о средневзвешенном сроке оборачиваемости товара.
Учет управленческих расходов
Владелец любой компании стремится получить максимальную прибыль. Одним из вариантов достижения этой цели считается постоянное выявление и сокращение издержек. Но если принимать во внимание только бухгалтерскую отчетность, то реализовать эти задачи почти невозможно. Это обусловлено тем, что в балансе компании отражаются все издержки по факту. К примеру, фирма хранит на складе продукцию. С бухгалтерской позиции после выпуска продукции ее себестоимость неизменна. В этом случае не учитываются издержки на оплату склада, зарплата кладовщика, специалистов отдела сбыта.
Если сырье для производства было приобретено в кредит, то до того, как не будут погашены обязательства, по договору займа начисляются проценты. Отражаются все эти дополнительные затраты в управленческом учете. С его помощью определяется себестоимость каждой единицы продукции не для налогообложения, а для получения наиболее полных сведений об издержках и контроля их. Эффективное управление расходами предполагает разработку особой схемы расчета себестоимости. В нее должны включаться все детали. Далее необходимо сформировать "дерево" затрат. При этом издержки нужно классифицировать так, чтобы потом их можно было бы легко сравнить друг с другом. Если на одном из уровней различных расходов будет слишком много и между ними выявляются значительные различия по абсолютным величинам, то учет не будет эффективным. 
Контроль себестоимости
В качестве основы для эффективного расчета в данном случае будет выступать классификация всего процесса по стадиям:
- Снабжение.
- Изготовление.
- Реализация.
В базовую себестоимость входит цена на полуфабрикаты, сырье, таможенные налоги и вероятные акцизы, прочие издержки. В процессе изготовления продукции прибавляются и производственные затраты. Далее себестоимость увеличивается при сбыте товара. После реализации могут появиться дополнительные издержки (в виде налогов, например). Рассматривая формирование себестоимости указанным образом, можно своевременно принять необходимые меры по снижению расходов на каждой стадии процесса. Стабильно действующая схема позволяет руководству знать в любой момент обо всех изменениях относительно любой позиции, группы товаров или всего объема продукции.
Движение денег
При внедрении управленческого учета необходимо грамотно распределить средства между подразделениями компании, отвечающими за их перемещение. Такие отделы именуют центрами по финансовой ответственности. В каждом таком подразделении есть собственный бюджет. Менеджеры этих центров имеют право принимать те или иные решения, касающиеся денег, самостоятельно. Децентрализация способствует повышению оперативности работы отделов и всей фирмы в целом. Кроме этого, она позволяет достичь прозрачности в бизнесе. Руководству компании в этом случае легче осуществлять контроль над деятельностью конкретных секторов предприятия и видеть источники появления затрат и прибыли.
Преимущества разделения на ЦФО
На практике указанные центры хорошо работают по следующим причинам:
- Линейные менеджеры обладают большим объемом сведений относительно положения дел в собственном подразделении. Это, в свою очередь, обеспечивает их способность принимать более актуальные и своевременные решения, чем руководство компании.
- Усиливается заинтересованность сотрудников в результатах их труда, что повышает их инициативность.
- Топ-менеджеры, в свою очередь, освобождаются от необходимости каждый день решать мелкие задачи и вопросы. Это позволяет им сконцентрировать силы на стратегических целях.
Недостатки работы центров
К минусам децентрализации можно отнести ряд важных моментов. В первую очередь, существует вероятность, что линейные менеджеры примут решение, которое будет соответствовать интересам и целям их ЦФО, но расходиться с задачами всей компании. Кроме этого, руководители одних подразделений могут невнимательно относиться к деятельности других отделов, замедлять их работу. Для устранения указанных недостатков в фирме целесообразно создать сбалансированную схему показателей. В цифрах следует изложить общие стратегические задачи, которые стоят перед компанией (к примеру, увеличить объем реализации вдвое за год), и составить план мероприятий, направленных на их реализацию. Этим и будут руководствоваться подразделения предприятия.
Главные правила
Для успешной подготовки сведений для принятия сложных решений следует:
- Использовать подход "издержки - выгода". Речь, в частности, идет о распределении ресурсов на те альтернативные варианты, которые в максимальной степени будут способствовать достижению первостепенных целей компании, но в то же время являются наименее затратными.
- Относиться к поведению сотрудников так же внимательно, как и к техническим аспектам. Не следует недооценивать роль коллектива и отдельных служащих в эффективности контроля и планирования. Самим сотрудникам следует помнить о том, что схемы управления не ограничиваются исключительно техническими параметрами (к примеру, типом программного обеспечения или частотой составления отчетов).
- Использовать различные средства на разные цели. Здесь следует сказать, что не всегда концепция учета расходов для внешней отчетности будет соответствовать той, которая применяется для составления внутреннего баланса компании.
Подход "издержки - выгода"
Достаточно часто бухгалтерам приходится сталкиваться с необходимостью подготовки сведений для обеспечения наиболее рационального распределения имеющихся ресурсов. К примеру, может возникнуть вопрос: приобрести новое программное обеспечение либо привлечь специалиста, который обновил бы существующее? Решение такого рода задач целесообразнее осуществлять с использованием подхода "затраты - выгода". Основным критерием выбора альтернативного варианта будет являться увеличение ожидаемой прибыли над предполагаемыми издержками. Например, компания планирует внедрение новой системы бюджетирования. Ранее на фирме действовала схема, включавшая сбор фактических сведений, и малоформализованная модель планирования. В качестве основного достоинства внедрения новой системы бюджетирования будет выступать то, что руководители отделов получат возможность вести регулярное формализованное прогнозирование. В этом случае доходы от схемы, которые будут получены, превысят издержки на подготовку сотрудников, закупку оборудования и так далее. 
Технический и поведенческий аспекты
Схема управленческого учета выполняет одновременно две задачи:
- Способствует нахождению верных ответов на актуальные вопросы.
- Мотивирует поведение руководителей отделов и прочих сотрудников на достижение основных целей компании.
Менеджмент в первую очередь направлен на оказание поддержки другим специалистам с целью повышения эффективности их работы. В некоторых ситуациях руководителю подразделения целесообразнее пообщаться с каким-либо подчиненным ему сотрудником лично, чем направлять ему сухие указания.
Разные средства для различных целей
В качестве примера можно рассмотреть расходы на рекламные акции в связи с внедрением нового продукта Microsoft. Его срок полезной эксплуатации - от 2 и более лет. При составлении внешней отчетности (к примеру, для учредителей компании) все расходы на рекламу по ТВ относятся на уменьшение дохода в том году, в котором они осуществлены. Это выступает в качестве обязательного требования при оформлении балансовых документов. Для управленческих целей, в свою очередь, расходы на рекламу при составлении внутренней отчетности могут капитализироваться и списываться на уменьшение дохода на протяжении нескольких предстоящих лет. Документы, отражающие перемещение средств, могут оформляться как для сторонних заинтересованных лиц, так и использоваться в пределах самой компании. В этой связи специальные способы ведения бухучета могут иметь различия в зависимости от ситуации.