Сегодня многие продолжают работать удаленно. Для обсуждения текущих вопросов нет необходимости встречаться лично: достаточно организовать онлайн-конференцию. Можно увидеться не выходя из дома с коллегами, партнерами, клиентами, которые находятся в другой части света. Удаленные совещания сейчас довольно популярны.
Но есть и ряд минусов. Помимо технических проблем стоит учитывать и человеческий фактор. Согласитесь, намного легче и привычнее общаться с партнером при личной встрече, когда видишь его реакцию на сказанное.
В виртуальном мире свои "прелести" - неожиданно может пропасть связь, звук, изображение, а о чувствах собеседника приходится лишь догадываться.
Вот несколько несложных советов, которые помогут сделать удаленные совещания более продуктивными.
1. Удобный тип связи
Это одно из основных условий успеха. Выбор оптимального коммуникатора зависит от типа собрания, количества участников и целей встречи.
Вот список наиболее популярных:
- GoToMeeting: надежная программа для онлайн-встреч со звонками отличного качества.
- Google Hangouts: удобные опции благодаря повсеместному распространению Google, особенно если вы используете "Календарь Google" для управления своим расписанием.
- Join.me: быстрый и удобный обмен видео.
- Kato: позволяет использовать чат, видео, аудио или общий доступ к экрану для совместной работы с коллегами бесплатно. Бонус: все ваши разговоры доступны в записи.
- UberConference: отсутствие PIN-номеров и удобное мобильное приложение.
- Skype: неплохой вариант для общения с людьми по всему миру, но есть ряд нареканий на качество связи.
2. Включите опцию звонка (Dial-In)
Еще один немаловажный фактор. Многие приложения требуют подключения к интернету. А что, если пропадет связь? Важно дать возможность людям слышать собеседника, к примеру, разговаривать по телефону.
3. Учитывайте разницу во времени
Время встречи должно быть удобно для каждого из участников. Учитывайте часовые пояса, выходные и праздничные дни в разных странах. Нет ничего хуже, чем обнаружить, что вам назначена встреча на 6 утра или на 10 вечера, когда вы уже ложитесь спать.
4. Избегайте переноса встречи или ее отмены в последнюю минуту
Возникла необходимость перенести или отменить встречу в последнюю минуту? Важно это сделать правильно.
Прежде чем изменить дату в календаре, поставьте себя на место других участников. Удобны ли им такие изменения? Возможно, у них другие планы на этот день.
Встреча - это определенные обязательства, а перенос даты или отмена в последнюю минуту - это по крайней мере невежливо. Неуважение к партнеру снижает ваш рейтинг. Если вам действительно нужно это сделать, отправьте личное сообщение, извинитесь и объясните ситуацию.
5. Четкие инструкции
Позаботьтесь о том, чтобы ваши партнеры не забыли о встрече.
- Если нужно, напомните им о ней заблаговременно.
- Если у кого-то возникают трудности с работой приложения, составьте четкие инструкции.
- Укажите название, дату, время и часовой пояс, продолжительность.
- Напишите, как присоединиться, код доступа, телефонный номер или веб-сайт. Контактная информация пригодится тому, у кого возникнут проблемы с подключением.
Также укажите, требуется ли использование видео. Вы когда-нибудь присоединялись к звонку с включенным видео, когда все остальные выключили его? Правда, неловкая ситуация?
6. Позаботьтесь о локации
Однажды мой коллега позвонил клиенту, сосед которого стриг газон прямо за окном его офиса. Громкие звуки отвлекали, и им не удалось поговорить.
Помните, где вы находитесь и что происходит на заднем фоне. Если в соседней комнате кто-то шумит или вы не видите проблемы в том, что ваша собака запрыгивает к вам на колени и заглядывает в камеру, вашему оппоненту это может не понравиться. Так что сделайте звук тише и отправьте питомца на прогулку.
7. Мобильная точка доступа
Всегда есть вероятность того, что во время встречи отключат Wi-Fi. К счастью, большинство смартфонов имеют функцию мобильной точки доступа. Да, это дороже, но помогает решить проблему.
8. Присоединяйтесь на пять минут раньше
Не тратьте драгоценное время на устранение неполадок или попытки подключения во время встречи. Лучше это делать заранее.
9. Познакомьте всех
Сделайте это в самом начале. Это позволит каждому из участников узнать, кто присутствует, и чувствовать себя более комфортно.
10. Уберите отвлекающие звуки
Отключите на время микрофон, чтобы заглушить фоновые шумы (как, например, в случае с газонокосилкой).
Отключите звуковые уведомления на компьютере, особенно если включаете демонстрацию экрана. Иначе ваши личные сообщения будут читать другие участники вместо информации, которую вы представляете.
11. Когда одновременно говорят все
Если на удаленных встречах начинают говорить все, вряд ли они услышат друг друга. Для конструктивного диалога берите бразды правления в свои руки. Можно составить очередность и дать возможность высказаться каждому.
12. Личное мнение
Если люди встречаются удаленно, особенно без видео, нет возможности видеть выражение лица и реакцию оппонента. Поэтому очень полезно получать отзывы на протяжении всего разговора. Спрашивайте, что понравилось, а в чем были проблемы. Это поможет вам отслеживать эмоциональный фон беседы и вовремя предотвратить возможные конфликты.
