Необходимой мерой при оформлении планового отдыха является уведомление о предоставлении отпуска работнику. Образец у каждой компании может быть свой, поскольку единого шаблона нет. При этом оповещение должно предоставляться сотруднику за 2 недели до начала отдыха. Для завершения процесса работнику необходимо поставить свою подпись.
Почему нужно уведомлять
Согласно закону (ст. 123 ТК РФ) каждый работодатель обязан известить сотрудника о начале отпуска в письменной форме. При этом в документе должна быть указана дата начала отдыха. Также важно учитывать график ежегодных отпусков, который утвержден на предприятии.
Такой подход особенно важен для тех компаний, чей технологический процесс не прерывается. В подобных условиях приходится отпускать сотрудников по четкому графику, в противном случае производственному процессу может быть причинен ущерб.
Законный отпуск имеет несколько видов:
- учебный;
- дополнительный;
- ежегодный.
Если отпуск предоставляется по желанию сотрудника, то необходимость в оповещении отпадает.
Как составляется документ
Стоит понимать, что нет единого бланка уведомления о предоставлении отпуска работнику. Образец каждая компания может составлять свой с учетом особенностей работы предприятия.
Но обязательные пункты все же есть, и в той или иной форме они должны быть отображены. Речь идет о следующей информации:
- дата исходящего документа и его регистрационный номер;
- реквизиты работодателя (официальные);
- индивидуальные данные отпускника;
- должность, которую занимает сотрудник;
- ссылка на статью Трудового кодекса, являющуюся основанием для оформления уведомления;
- подпись лица, управляющего организацией.
Сам текст документа не должен быть объемным. В нем обычно указывают только необходимые сведения, касающиеся предстоящего отпуска: сам факт его предоставления, количество дней отдыха и период отработанного времени, который берется в учет.
Каждая компания в итоге составляет свой собственный образец уведомления работника об отпуске, в котором меняют только инициалы, длительность и даты.
Использование такого шаблона позволяет ощутимо сократить время, затрачиваемое на составление оповещения.
Ознакомление работника
Чтобы сотрудник успел подготовиться к предстоящему отдыху, ему нужно узнать о нем заранее. Именно для этого и используется уведомление о предоставлении отпуска работнику. Образец должен содержать все необходимые блоки информации. И чтобы данный процесс был законным, необходимо персонально ознакомить специалиста с решением руководства.
Это означает, что извещение вручается лично каждому сотруднику.
О самом факте отпуска работник может узнать несколькими способами: - ознакомившись с приказом о предоставлении определенного количества дней отдыха;
- встретившись с сотрудником кадровой службы организации;
- подписывая бланк ведомости в процессе утверждения плана отпусков.
Не исключена ситуация, в которой работник не согласится с определенными начальством сроками. В этом случае нужно составить акт, в котором будет отображена реакция работника.
Стоит помнить о том, что порядок применения уведомления сотрудника об отпуске подразумевает составление двух копий документа. И подписать специалист должен каждую из них.
Если уведомление не будет составлено и предоставлено сотруднику, то в итоге может быть наложен административный штраф (ст. 5.27 КоАП) и произведен перенос отпуска (сотрудник имеет на это право по закону).
Нужно ли регистрировать документ
Для оптимизации процесса хранения и учета уведомлений нужно вести специальный журнал. В этом случае тоже нет единой формы, которую можно использовать. По этой причине администрация компании должна разработать свой собственный шаблон журнала. В итоге он будет точно подходить к образцу уведомления о предоставлении отпуска работнику конкретного предприятия, что положительно повлияет на скорость оформления документов.
На титульном листе журнала нужно отобразить:
- дату начала и окончания процесса занесения данных;
- название документа и компании, оформившей журнал.
В табличной части фиксируется такая информация, как:
- название документа, который был составлен и проходит процедуру учета;
- дата оформления;
- порядковый номер;
- смысл извещения, выдаваемого сотруднику;
- персональные данные и должность работника, на имя которого оформляется уведомление;
- сведения о факте вручения документа;
- информация, касающаяся реакции на уведомление.
Хранить зарегистрированные документы нужно в течение 5 лет. К этому предприятие обязывает приказ Минкультуры РФ.
Уведомление совместителей
Помимо стандартного образца уведомления о начале отпуска, в любой компании периодически используются особенные выписки. Или же не используются вовсе. Например, когда происходит извещение совместителей.
Если сотрудник работает в рамках дополнительной формы трудоустройства, первое, что должен узнать кадровик перед составлением документа – это даты отдыха специалиста на его основном месте работы.
Эти данные впоследствии нужно занести в план отпусков во время его разработки. В итоге дни отдыха на обоих местах работы должны совпадать.
При таких обстоятельствах предоставления отпусков инструкция для бухгалтера должна включать правильный расчет выдачи средств. Например, когда пришло запланированное время отдыха совместителя, но он не накопил необходимый трудовой стаж, то дни, которых недостает, нужно оформить без содержания. То есть оплачиваться должна только заработная часть отпуска.
Что касается процесса оповещения, то уведомлять такого сотрудника можно без использования документации. Совместители удобно, когда ежегодные отпуска предоставляют, оформляют в один период на двух предприятиях.
Когда сотрудники, работающие по совместительству, не предоставляют отделу кадров информацию о графике другой компании, то уведомлять их нужно официально и за 2 недели до отпуска.
Если приходится решать вопрос отдыха начальства, то действовать нужно на общих основаниях. Суть в том, что в рамках темы, касающейся отпуска, закон не разделяет сотрудников по должностям. Лучшим временем для ознакомления с уведомлением будет момент подписания приказа.
Нестандартные ситуации
В любой компании иногда обстоятельства складываются так, что отпуск сотрудника нужно прервать ввиду различных производственных причин.
Изначально стоит отметить, что закон не дает возможности работодателю это делать в одностороннем порядке. Все, что может позволить себе компания – это вызвать работника после того, как будет получено его согласие.
При этом есть категории сотрудников, чей отпуск не может быть прерван при любых обстоятельствах:
- Специалисты, задействованные на производстве с вредными условиями труда.
- Женщины, находящиеся в декретном отпуске.
- Работники, которые не достигли 18-летнего возраста.
При получении согласия сотрудника на прерывание его отпуска, начальник отдела обязан подготовить уведомление директору с указанием причины вызова специалиста.
Итоги
Уведомление используется для предупреждения об отпуске в тех случаях, когда работник уходит на отдых согласно графику. Если сотрудник сам намерен сделать паузу в трудовой активности, то уведомлять его не обязательно. Официально предупреждать не требуется также тех, кто работает в компании по совместительству.