Выплата заработной платы из кассы - процесс, требующий внимания бухгалтера. Правильность оформления влияет на получение дохода работниками и избежание штрафов. Разберем нюансы выдачи зарплаты через кассу от ведомости до проводок. Получите ответы на вопросы и решения по автоматизации.
Нормативное регулирование выдачи зарплаты из кассы
Согласно статье 136 ТК РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретные даты выплат устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором.
Выплата заработной платы производится в рабочие дни в месте выполнения работы либо переводится в кредитную организацию, указанную в заявлении работника, на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором.
Порядок выдачи наличных денег из кассы для выплаты заработной платы установлен Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 No 3210-У. Согласно ему, организации могут получать в банке наличные деньги на выплату зарплаты, премий, отпускных, выплату по договорам гражданско-правового характера.
Порядок выдачи зарплаты из кассы
Чтобы получить в банке наличные деньги для выплаты заработной платы, необходимо:
- Утвердить лимит остатка кассы;
- Оформить заявку на получение наличных;
- Представить реестр заявок с приложением платежных документов;
- Получить разрешение банка и средства в кассе.
Выдача заработной платы из кассы производится в следующем порядке:
- Составляется ведомость по форме Т-53 в двух экземплярах;
- Деньги выдаются работникам под роспись в ведомости;
- Оформляется расходный кассовый ордер.
Если работник не получил зарплату в установленный срок, невыплаченные суммы депонируются, то есть возвращаются в банк. Выдача депонированных сумм оформляется отдельной ведомостью с проводкой по счету 76.4.
Бухгалтерский учет выдачи зарплаты из кассы
Проводка по выдаче заработной платы из кассы:
Дебет 70 Кредит 50
По дебету счета 70 отражаются все выплаты в пользу работников. В кредите счета 50 показываются расходы наличных денег из кассы организации.
Аналитический учет по счету 70 ведется по каждому сотруднику. Это позволяет контролировать расчеты с персоналом.
При возврате в кассу неполученных сумм делается проводка:
Дебет 50 Кредит 70
Ошибки при выдаче зарплаты из кассы
При выдаче заработной платы из кассы возможны различные ошибки:
- Неполное заполнение реквизитов в расходном кассовом ордере;
- Несоответствие сумм в расходном ордере, кассовой книге и ведомости Т-53;
- Отсутствие подписей получателей в ведомости Т-53;
- Выдача денег лицам, не указанным в ведомости;
- Нарушение лимита остатка кассы.
Обнаруженные ошибки исправляются бухгалтерской справкой и дополнительными проводками. Например, при выявлении излишне выданных сумм они возвращаются в кассу с кредита счета 70.
Автоматизация учета выдачи зарплаты
Для автоматизации учета выдачи заработной платы можно:
- Использовать онлайн-сервисы для расчета зарплаты;
- Вести учет в программах 1С, Инфин и др.;
- Применять шаблоны документов;
- Отправлять платежки и отчеты в банк в электронном виде.
Заработная плата выдана из кассы: налоговый учет
В налоговом учете выплата заработной платы из кассы отражается следующей записью:
Дт 70 Кт 68.01
При этом в регистрах налогового учета по начисленной и выплаченной зарплате могут быть расхождения с данными бухучета. Чтобы их избежать, нужно регулярно сверять суммы.
Выдача зарплаты через банк: сравнение с кассой
Выдача зарплаты через банк имеет ряд преимуществ:
- Удобство для работников;
- Экономия времени бухгалтера;
- Минимизация ошибок;
- Выполнение требований законодательства.
Недостатки выдачи наличными из кассы:
- Большой объем ручной работы;
- Риск ошибок и злоупотреблений;
- Необходимость усиленного контроля;
- Длительное ожидание получения средств работниками.
Чтобы перейти на безналичную форму выдачи зарплаты, нужно:
- Определить банк;
- Заключить договор на обслуживание зарплатных проектов;
- Открыть счета сотрудникам;
- Настроить перечисление зарплаты в банк;
- Уведомить работников;
- Сдать лимит остатка кассы.
Особенности выдачи зарплаты индивидуальным предпринимателям
У индивидуальных предпринимателей есть особенности при выдаче зарплаты работникам:
- Ограничения по снятию наличных денег для выплаты зарплаты;
- Упрощенное оформление расчетов с работниками;
- Отсутствие необходимости вести бухгалтерский учет.
Таким образом, ИП может выдавать зарплату без составления первичных документов, но обязан платить налоги.
Выдача зарплаты при разных системах налогообложения
Порядок выдачи зарплаты зависит от применяемой организацией системы налогообложения:
- При ОСНО - стандартный порядок с проводками;
- При УСН - упрощенный учет и отчетность;
- При ЕНВД - только запись о факте выплаты в книгу учета.
Таким образом, чем проще система налогообложения, тем меньше требований к оформлению выдачи зарплаты.
Порядок выдачи зарплаты в разных организациях
Особенности выдачи зарплаты есть в разных организациях:
- В бюджетных - по графику, строго в срок;
- В коммерческих - по мере поступления денег;
- В некоммерческих - при наличии целевых средств.
Также на порядок выдачи зарплаты влияет размер и сфера деятельности организации.
Выдача зарплаты в различных регионах России
Есть региональные особенности выдачи зарплаты:
- В крупных городах чаще перевод на карту;
- В сельской местности выдача из кассы;
- На Севере - доставка наличных;
Это связано с инфраструктурой, климатом, транспортной доступностью регионов.
Оплата труда в зарубежных странах
В разных странах существуют особенности оплаты труда и выдачи заработной платы:
- В США - почасовая оплата, еженедельные выплаты;
- В Японии - выплаты 2 раза в месяц, бонусы;
- В Китае - низкая зарплата, выплаты 1 раз в месяц;
- В странах ЕС - высокие зарплаты, социальный пакет.
Это обусловлено экономическим развитием и культурными традициями государств.
Современные тенденции оплаты труда
Намечаются следующие тенденции в оплате труда:
- Переход на электронные кошельки и карты;
- Гибкие системы премирования;
- Индивидуальный подход к каждому сотруднику;
- Удержание налогов непосредственно при выплате.
Это повышает мотивацию персонала и упрощает расчеты для работодателей.
Перспективы цифровизации оплаты труда
В будущем ожидается:
- Повсеместный перевод зарплат на карты;
- Использование цифровых платформ для расчетов;
- Применение искусственного интеллекта для анализа KPI;
- Автоматическое начисление заработка и премий.
Это ускорит процессы оплаты труда и сделает их прозрачными.
Риски при выплате заработной платы
Существуют следующие риски, связанные с оплатой труда:
- Задержка выплаты заработной платы;
- Ошибки в расчетах;
- Утечка персональных данных сотрудников;
- Мошенничество при переводе средств.
Для минимизации рисков необходим тщательный контроль расчетов.
Законодательное регулирование оплаты труда
Основы правового регулирования оплаты труда:
- Трудовой кодекс РФ;
- Налоговый кодекс РФ;
- Закон о персональных данных;
- Подзаконные акты Правительства и Минтруда.
Соблюдение требований законодательства обязательно для всех работодателей.
Мотивация персонала через заработную плату
Заработная плата является важным мотивирующим фактором для сотрудников. Чтобы стимулировать персонал через оплату труда можно:
- Внедрить систему KPI и грейдов;
- Установить премии и бонусы за выполнение плана;
- Проводить индексацию зарплаты;
- Предоставлять социальный пакет.
Это повысит лояльность и вовлеченность работников.
Оптимизация расходов на персонал
Чтобы оптимизировать расходы на оплату труда, можно:
- Внедрить электронный документооборот;
- Автоматизировать расчет зарплаты;
- Перевести выплаты на пластиковые карты;
- Сократить бонусы и премии в кризис.
Это позволит снизить трудозатраты на расчет зарплаты и издержки на ее выплату.
Кадровый учет и заработная плата
Между кадровым учетом и расчетом зарплаты есть тесная взаимосвязь:
- Данные о сотрудниках используются для начисления зарплаты;
- Расчет зарплаты влияет на кадровые показатели;
- HR-специалист контролирует правильность расчетов.
Таким образом, кадровики и бухгалтеры по зарплате должны работать согласованно.
Безопасность данных о заработной плате
Чтобы обеспечить безопасность данных о заработной плате, необходимо:
- Хранить документы в закрытых сейфах;
- Не выводить отчеты на принтер общего доступа;
- Использовать зашифрованные каналы передачи данных;
- Ограничивать доступ посторонних лиц к информации.
Это позволит избежать утечки конфиденциальных сведений.
Аудит расчетов по оплате труда
Аудит расчетов по оплате труда проводится с целью:
- Проверки правильности начисления зарплаты;
- Контроля своевременности выплаты средств;
- Выявления ошибок и злоупотреблений;
- Оценки эффективности системы мотивации.
По результатам аудита разрабатываются рекомендации по совершенствованию расчетов с персоналом.
Теперь вы знаете все нюансы процесса, при котором заработная плата выдана работникам из кассы - какой это тип операции, какая нужна бухгалтерская проводка, как совершается учет выдачи из кассы денежных средств.