Счета-фактуры и товарные накладные - неотъемлемая часть документооборота любого бизнеса. Правильное оформление и хранение этих документов гарантирует стабильную работу компании и избавит от проблем при проверках контролирующими органами. Давайте разберемся, какие сроки хранения установлены законодательством для счетов-фактур и накладных в зависимости от формы документа, статуса организации, способа ведения налогового учета.
Общие требования к хранению счетов-фактур и накладных
Основные нормативные документы, регламентирующие порядок хранения счетов-фактур и накладных:
- Налоговый кодекс РФ
- Федеральный закон "О бухгалтерском учете"
- Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива No 236)
При электронном документообороте сроки хранения те же, что и для бумажных оригиналов. Распечатки электронных документов хранить не нужно.
За нарушение сроков хранения счетов-фактур и накладных предусмотрены штрафы:
- для ИП - от 300 до 500 рублей
- для организаций - от 200 до 300 тыс. рублей
Сроки хранения счетов-фактур
Стандартный срок хранения счетов-фактур составляет 5 лет. Он может увеличиваться, если налоговые вычеты по НДС переносятся на более поздние сроки.
Для продавца срок хранения счета-фактуры отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором счет-фактура использован при расчете налога.
Для покупателя срок хранения счета-фактура начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором вычет НДС по этому счету-фактуре принят к учету в последний раз.
Книги продаж и книги покупок хранятся 4 года с момента осуществления последней записи.
Электронные счета-фактуры хранятся 5 лет независимо от формы.
Сроки хранения товарных накладных
Стандартный срок хранения товарной накладной ТОРГ-12 - 5 лет после года последнего упоминания в отчетности.
Срок хранения универсального передаточного документа (УПД) - 5 лет с момента последнего применения.
Срок может увеличиться, если организация переносит налоговый вычет по НДС на более поздний срок.
Рекомендуется хранить накладные и счета-фактуры отдельно для удобства определения сроков хранения.
Способы хранения накладных и счетов-фактур
Для обеспечения сохранности накладных и счетов-фактур рекомендуется выделить специальное помещение или шкафы для их хранения. Документы можно систематизировать по хронологии или контрагентам.
При больших объемах целесообразно передавать архивные документы со сроком хранения более 10 лет в специализированные организации. Такое хранилище должно отвечать требованиям пожарной безопасности и поддерживать необходимый температурно-влажностный режим.
Особенности хранения документов ИП
Для индивидуальных предпринимателей срок хранения счетов-фактур и накладных исчисляется аналогично компаниям. Однако ИП не требуется организовывать архив - допустимо хранить документы дома.
При применении специальных налоговых режимов могут действовать особые сроки хранения документов.
После ликвидации ИП необходимо обеспечить сохранность документов в течение всего срока их хранения.
Уничтожение документов с истекшим сроком хранения
По истечении установленного срока хранения документы подлежат уничтожению. Для этого создается экспертная комиссия, которая отбирает документы к уничтожению и составляет соответствующий акт.
Уничтожение производится путем измельчения или сожжения. Акты об уничтожении хранятся постоянно.
Восстановление утраченных документов
Если документ утерян до истечения срока хранения, необходимо предпринять меры по его восстановлению. Можно запросить дубликат у контрагента или восстановить документ заново.
О факте утраты следует уведомить налоговую инспекцию. Штрафы за утрату документов могут достигать 300 тыс. рублей для организаций.
Хранение документов после ликвидации компании
После ликвидации организации документы передаются на хранение учредителю или в специальный архив. Сроки хранения документов не меняются.
Ликвидированная компания несет ответственность за сохранность документов до истечения установленного срока хранения.
Особенности хранения электронных документов
При ведении электронного документооборота накладные и счета-фактуры можно хранить в электронном виде без дополнительных распечаток.
Однако электронные копии бумажных оригиналов хранить в качестве официальных документов нельзя - необходимо сохранять сами бумажные документы.
Для электронного хранения рекомендуется использовать сертифицированные программы, облачные сервисы, защищенные носители данных.
Порядок внесения исправлений в счета-фактуры
Если в счете-фактуре обнаружена ошибка, которая влияет на сумму НДС, покупатель должен получить исправленный документ, а продавец - зарегистрировать его в книге продаж.
Небольшие описки можно исправить, не выписывая новый счет-фактуру. Исправления заверяются подписью и печатью.
Срок хранения документов при реорганизации
При реорганизации в форме слияния, присоединения, разделения, выделения сроки хранения документов не изменяются и переходят к правопреемнику.
После реорганизации путем преобразования документы передаются вновь созданному юридическому лицу.
Особенности хранения документов в архиве
Архив должен обеспечивать надлежащие условия хранения документов: температурный режим, влажность воздуха, средства пожаротушения.
Доступ к архивным документам должен быть ограничен. Выдача документов производится под роспись ответственным лицом.
Отчетность о хранении документов
Организация предоставляет в Росархив сведения о составе и объемах документов, находящихся на хранении. Форма такого отчета утверждена приказом Росархива.
Контроль за соблюдением правил хранения документов осуществляют Росархив и его территориальные органы в рамках своих полномочий.
Порядок восстановления утраченных документов
При утрате накладной или счета-фактуры до истечения срока хранения необходимо предпринять меры по их восстановлению. Можно обратиться к контрагенту с просьбой выслать дубликат документа.
Если получить дубликат невозможно, следует составить документы заново по имеющимся данным и уведомить об этом налоговый орган.
Досрочное уничтожение документов
Уничтожать накладные и счета-фактуры до истечения срока хранения запрещено. Исключение - случаи порчи документов в результате чрезвычайных обстоятельств.
Факт досрочного уничтожения оформляется актом за подписью руководителя организации.
Передача документов при реорганизации компании
При реорганизации в форме слияния, присоединения, разделения, выделения документы передаются правопреемнику и сроки их хранения не меняются.
При преобразовании организации документы передаются вновь созданному юридическому лицу на хранение в течение установленного срока.
Помещения для хранения документов
Помещения для хранения документов должны обеспечивать их защиту от повреждений. Необходимо соблюдать температурный режим и влажность воздуха.
Доступ в архив устанавливается приказом руководителя. Выдача документов производится под роспись ответственным лицом.
Учет документов в описях и реестрах
Для учета и поиска документов используются описи - перечни дел с указанием сроков их хранения. Описи составляются ежегодно.
В реестре фиксируется каждый факт выдачи архивного документа работникам организации или другим лицам.
Особенности хранения документов в электронном виде
При ведении электронного документооборота накладные и счета-фактуры можно хранить в электронном виде без дополнительных бумажных копий. Но нельзя заменять оригиналы бумажных документов электронными копиями.
Для надежного электронного хранения рекомендуется использовать сертифицированные программы, облачные сервисы, защищенные носители. Необходимо регулярно делать резервные копии.
Порядок внесения исправлений в счета-фактуры и накладные
Если в счете-фактуре обнаружена ошибка, влияющая на сумму НДС, надо получить исправленный документ и зарегистрировать его. Небольшие описки можно аккуратно исправить без замены документа.
В накладную ошибки исправляются путем зачеркивания и написания правильных данных. Исправления заверяются подписями и печатями сторон.
Срок хранения документов при реорганизации компании
При реорганизации в форме слияния, присоединения, разделения или выделения сроки хранения документов не меняются и они передаются правопреемнику.
При преобразовании организации документы передаются вновь созданному юридическому лицу на установленный срок хранения.
Требования к помещениям для хранения документов
Помещения для хранения документов должны обеспечивать защиту от повреждений и поддерживать необходимые температурно-влажностный режим и уровень освещенности.
Доступ в архив ограничен, выдача документов контролируется ответственным лицом.
Порядок передачи документов в архив компании
После завершения делопроизводства документы постоянного и временного хранения передаются в архив организации на основании описей дел.
Передача производится ежегодно по графику, утвержденному руководителем. Архив принимает документы по акту приема-передачи.
Контроль за соблюдением правил хранения документов
Контроль осуществляют уполномоченные органы исполнительной власти в сфере архивного дела в рамках своих полномочий.
В организации ответственным за соблюдение правил хранения документов является руководитель службы документационного обеспечения.
Особенности хранения документов индивидуальными предпринимателями
Для индивидуальных предпринимателей сроки хранения счетов-фактур и накладных такие же, как для организаций. Однако ИП может хранить документы по месту своей регистрации, без организации архива.
При применении спецрежимов налогообложения могут действовать особые сроки хранения документов.
Хранение документов после ликвидации организации
После ликвидации юридического лица его документы передаются учредителям или в государственный архив. Сроки хранения документов при этом не меняются.
Ликвидированная организация несет ответственность за обеспечение сохранности документов.
Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения
По истечении срока хранения документы подлежат уничтожению на основании акта, составленного экспертной комиссией.
Уничтожение производится путем измельчения или сожжения. Акты об уничтожении хранятся постоянно.
Контроль за соблюдением правил хранения документов
Контроль осуществляют уполномоченные органы исполнительной власти в рамках своих полномочий.
В организации ответственность за соблюдение правил хранения документов несет руководитель.
Порядок восстановления утраченных документов
При утрате документа до истечения срока хранения следует принять меры по его восстановлению и уведомить об этом налоговый орган.
Если восстановить документ невозможно, необходимо составить его заново по имеющимся данным.
Требования к помещениям для хранения документов
Помещения должны обеспечивать защиту документов от повреждений, а также необходимые климатические условия и освещенность.
Доступ в архив ограничен, выдача документов контролируется ответственным лицом.