Легализация документов - сложная юридическая процедура, от которой зависит возможность использования российских документов за рубежом. Сегодня многие россияне учатся, работают, заключают браки в других странах. Чтобы диплом, аттестат, свидетельство о браке имели законную силу, их необходимо легализовать. Давайте подробно разберем, что такое легализация, какие бывают виды, порядок действий и особенности для разных стран.
Что такое легализация документов
Легализация документов - это процедура, при которой удостоверяется подлинность подписей должностных лиц и печатей организаций на документах, для последующего использования этих документов в другом государстве.
Цель легализации - подтвердить, что документ действительно выдан компетентным органом в России и может иметь юридическую силу за рубежом. Легализованные документы принимаются в госучреждениях, вузах, фирмах других стран.
Легализация необходима в таких ситуациях:
- При поступлении в зарубежный вуз - легализация аттестата, диплома;
- При устройстве на работу за границей - легализация трудовой книжки;
- При вступлении в брак с иностранцем - легализация свидетельства о рождении и других документов.
Не путать легализацию с нострификацией. Нострификация - это признание иностранного образования и ученых званий в России. Легализация, наоборот, делает российские документы действительными заграницей.
Легализации подлежат:
- Документы об образовании (аттестаты, дипломы, приложения к ним);
- Документы, удостоверяющие личность (паспорта, свидетельства о рождении);
- Семейные документы (свидетельства о браке и разводе);
- Медицинские документы (справки, рецепты);
- Трудовые книжки.
Конвенция, отменяющая легализацию документов
Существует международная Гаагская конвенция 1961 года, упрощающая процедуру легализации. Страны, присоединившиеся к ней, признают особую печать - апостиль , которая заменяет легализацию.
Апостиль выдается органом, уполномоченным на это правительством страны. В России апостили проставляет Министерство юстиции.
Преимущества апостиля:
- Процедура занимает 1-2 дня, а не 2-4 недели;
- Не нужно посещать несколько инстанций (нотариус, Минюст, МИД);
- Стоимость ниже в несколько раз.
Сегодня членами Гаагской конвенции являются более 100 государств.
Однако некоторые страны требуют полную легализацию документов.
Общий порядок легализации
Процедура стандартной легализации включает следующие этапы:
- Нотариальное заверение подлинности документа и подписи;
- Легализация в Министерстве юстиции РФ;
- Легализация в МИД РФ;
- Перевод документа на язык страны.
Нотариус удостоверяет подлинность подписи на документе. Нотариально заверяют каждую страницу, а не только первую.
Минюст подтверждает, что нотариус имеет право осуществлять свои полномочия. В некоторых случаях Минюст выдает апостиль, если страна участник Гаагской конвенции.
МИД удостоверяет подлинность печати предыдущего ведомства - Минюста.
На каждом этапе проверяют предыдущий штамп и ставят свой. Срок легализации занимает от 2 недель до 1,5 месяцев. Средняя стоимость - от 2000 рублей за документ.
После легализации делают нотариально заверенный перевод на язык, который требуется в конкретной стране.
Особенности легализации для разных стран
Процедура легализации имеет нюансы в зависимости от страны, куда предоставляются документы:
Легализация для стран СНГ
В страны СНГ (Украина, Белоруссия, Казахстан) документы проходят упрощенную легализацию. Нотариальная и консульская легализации не требуются, достаточно нотариального заверения.
Легализация для Китая
Китай устанавливает особые требования к легализации документов. Помимо стандартной процедуры, нужно сделать нотариально заверенный перевод на китайский язык. Также требуется верификация дипломов в министерстве образования Китая.
Легализация для стран Евросоюза
Для стран ЕС достаточно проставить апостиль. Легализация в посольствах не требуется, так как эти государства участвуют в Гаагской конвенции.
Легализация образовательных документов
Особенности легализации имеют документы об образовании. Рассмотрим подробнее порядок легализации аттестатов, дипломов, приложений к ним и документов о научных степенях.
К образовательным документам, требующим легализации, относятся:
- Аттестаты о среднем образовании;
- Дипломы о высшем образовании;
- Приложения к дипломам;
- Документы о присвоении научных степеней (кандидат, доктор наук).
Для легализации аттестатов и дипломов требуются подтверждения образовательного учреждения о выдаче документа и его подлинности. Это может быть дополнительная справка или штамп на самом дипломе.
Приложение к диплому легализуется вместе с ним, так как является его неотъемлемой частью. Приложение содержит перечень изученных дисциплин, оценки и трудоемкость.
Легализация диплома кандидата или доктора наук происходит по той же процедуре, что и остальные документы. Дополнительно может потребоваться подтверждение ВАК о присвоении ученой степени.
Легализация документов о рождении и браке
К документам личного характера, требующим обязательной легализации, относятся свидетельства о рождении, браке, разводе. Рассмотрим особенности оформления.
Легализация свидетельств о рождении
Свидетельство о рождении входит в пакет документов при поступлении в зарубежный вуз, устройстве на работу, вступлении в брак. Легализуют по стандартной процедуре в трех инстанциях.
Если страна участник Гаагской конвенции, достаточно будет апостиля Минюста. Например, для стран ЕС.
Легализация свидетельств о браке и разводе
Документы, подтверждающие семейное положение, также нуждаются в легализации. К таким относятся:
- Свидетельство о заключении брака;
- Свидетельство о расторжении брака.
При вступлении в новый брак за границей потребуется легализованное свидетельство о расторжении предыдущего брака. Это подтвердит отсутствие других брачных отношений.
Особенности легализации трудовых книжек
Трудовая книжка легализуется, если гражданин РФ устраивается на работу в другую страну. Легализация подтверждает подлинность российского трудового стажа.
При легализации трудовой книжки обязательно требуется:
- справка с последнего места работы об увольнении;
- нотариально заверенный перевод.
Для стран СНГ достаточно нотариального заверения без легализации. Для других стран требуется стандартная легализация.
Легализация медицинских документов
Легализации могут подлежать некоторые медицинские документы:
- Справки о состоянии здоровья;
- Рецепты на лекарства;
- Медицинские заключения.
Это необходимо для продолжения лечения или доказательства инвалидности. Медсправки легализуются как другие документы с подтверждением в медучреждении.
Легализация доверенностей и иных документов
Помимо перечисленных, легализации могут подлежать:
- Доверенности;
- Справки с места работы, учебы;
- Технические паспорта;
- Выписки из похозяйственных книг и другие.
Любые российские документы, которые будут использоваться за рубежом, должны пройти легализацию. Это придаст им юридическую силу.
Риски при самостоятельной легализации документов
Легализация - сложная юридическая процедура. При самостоятельном оформлении возможны ошибки:
- Неправильно оформленные документы и переводы;
- Пропуск этапов легализации;
- Несоответствие требованиям конкретной страны.
Последствиями неверно оформленных документов могут стать:
- Отказ в приеме документов;
- Невозможность поступления в зарубежный вуз;
- Проблемы с трудоустройством за границей;
- Отказ в выдаче визы.
Преимущества обращения в специализированную компанию
Чтобы избежать проблем, рекомендуется обратиться в специализированную компанию. Преимущества:
- Гарантия правильного оформления документов;
- Экономия времени;
- Низкая стоимость услуг.
Компания берет на себя все этапы легализации, вплоть до доставки готовых документов. Это избавляет клиента от многих хлопот.
Основные этапы легализации
Давайте еще раз вспомним общий порядок легализации документов:
- Нотариальное заверение;
- Легализация в Минюсте;
- Легализация в МИДе;
- Перевод и нотариальное заверение перевода.
На каждом этапе документ проверяют и заверяют. Весь процесс от оформления до получения готовых документов занимает 2-6 недель в зависимости от загруженности ведомств.
Рекомендации по подготовке документов для легализации
Чтобы процесс прошел быстро, при подаче документов на легализацию рекомендуется:
- Проверить правильность и читаемость всех подписей и печатей;
- Подготовить дополнительные справки из выдавших органов;
- Сделать копии документов;
- Узнать точные требования страны.
При правильном оформлении документы, прошедшие легализацию, будут приняты за рубежом.
Альтернативы легализации документов
Существуют альтернативные способы подтверждения российских документов за границей:
- Апостиль для стран-участников Гаагской конвенции;
- Консульская легализация в посольствах;
- Подача документов через визовые центры.
Однако наиболее надежным способом остается стандартная процедура легализации через три инстанции в России. Это гарантирует признание документов за рубежом.