Когда руководитель компании не может лично подписывать все документы, он должен оформить приказ о передаче права подписи другим лицам. Давайте разберем, как правильно составить такой приказ.
Нормативное регулирование приказа о праве подписи
Необходимость приказа о праве подписи вытекает из положений Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". В частности, в статье 9 этого закона говорится, что каждый факт хозяйственной жизни должен подтверждаться первичным учетным документом.
А в статье 7 прописано, что обязанность ведения бухучета возлагается на руководителя организации.
Руководитель экономического субъекта обязан возложить ведение бухучета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухучета.
Таким образом, документы должен подписывать сам руководитель или уполномоченное им лицо.
Минфин РФ в Информации от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 разъяснил, что руководитель обязан утвердить приказом перечень лиц, наделенных правом подписи первичных документов.
Аналогичное требование содержалось и в предыдущем законе о бухучете от 21.11.1996 N 129-ФЗ. Так что в настоящее время приказ о праве подписи по-прежнему необходим.
Случаи, когда нужен приказ о праве подписи
Типичные ситуации, когда требуется передать право подписи документов другим лицам:
- Руководитель находится в отпуске, командировке, на больничном
- У руководителя и организации разные графики работы
- Очень большой документооборот, одному не справиться
Даже если документы фактически подписывают другие лица, формально закрепить это нужно приказом. Иначе могут возникнуть вопросы у контрагентов или проверяющих органов.
Как передать право подписи: приказ или доверенность
Существует два способа передачи права подписи:
- Приказ по организации
- Доверенность
Приказ о праве подписи регулируется нормами трудового права и действует только внутри организации.
А доверенность выдается по правилам гражданского законодательства и позволяет представлять интересы организации перед третьими лицами.
Чаще всего используют именно приказ, чтобы не передавать излишние полномочия лицам, не являющимся сотрудниками компании. Это безопаснее для сохранения коммерческой тайны.
Но если нужно работать с контрагентами, то приказ уже не подойдет, потребуется образец приказа на право подписи в виде доверенности.
Порядок составления приказа о праве подписи
Хотя приказ и не является обязательным, чаще всего он оформляется по следующим правилам:
- Составляется в произвольной форме на бланке организации
- Указываются лица, получающие право подписи, их должности и срок действия приказа
- Нужно заверить образцы подписей этих лиц
- Можно ограничить перечень документов, которые они могут подписывать
- Как правило, право подписи передается за директора и главного бухгалтера
- Приказ хранится вместе с другими распорядительными документами
Рассмотрим на примере приказа о праве подписи первичных документов, как это выглядит.
| Приказ No 145 от 03.12.2022 |
| О предоставлении права подписи первичных документов в период отпуска директора |
| В связи с нахождением директора Иванова И.И. в ежегодном оплачиваемом отпуске с 05.12.2022 по 19.12.2022: Предоставить право подписи первичных документов главному бухгалтеру Петровой М.С. в указанный период. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Директор Иванов И.И. Главный бухгалтер Петрова М.С. |
Таким образом, приказ позволяет закрепить передачу полномочий на случай вопросов со стороны контрагентов или госорганов.
Кому можно передать право подписи
Чаще всего право подписи первичных документов получают:
- Заместитель директора
- Главный бухгалтер
- Начальник отдела
- Иное доверенное лицо из числа сотрудников
Важно, чтобы эти полномочия соответствовали должностным обязанностям работника и его квалификации.
Право первой подписи нельзя передать лицу, имеющему право второй подписи, то есть главбуху.
Раз в год полезно пересматривать приказ и актуализировать список уполномоченных лиц.
Таким образом, приказ на право подписи директора позволяет гибко распределить полномочия в организации, не нарушая требований законодательства.
Формы приказа о праве подписи
Приказ о праве подписи можно оформлять как в рукописном виде, так и распечатать на компьютере. Закон не регламентирует этот момент.
Также для приказа можно использовать обычные листы бумаги. На его юридическую силу форма документа не влияет.
Но все же лучше использовать официальный бланк организации, чтобы придать больший вес приказу.
В любом случае приказ должен быть подписан руководителем компании или лицом, которое имеет право подписи распорядительных документов.
Меры предосторожности при передаче права подписи
Некоторые руководители с опаской относятся к передаче столь важных полномочий другим лицам. Чтобы минимизировать риски, можно предпринять следующие меры:
- В приказе ограничить перечень документов, которые сотрудник может подписывать
- Передавать право подписи только проверенным и надежным лицам
- Регулярно сверять документы, подписанные другими лицами, с первичными данными
- Отменять приказ при увольнении сотрудника или его переводе на другую должность
Такие меры позволят избежать злоупотреблений при передаче права подписи.
Особенности подписания финансовых документов
Особую осторожность стоит соблюдать при передаче права подписи финансовых документов: платежных поручений, авансовых отчетов, счетов на оплату.
Во-первых, сотрудник должен обладать необходимой квалификацией в финансовой сфере.
Во-вторых, его должностные обязанности должны предусматривать работу с финансовыми операциями организации.
В-третьих, лучше ограничить перечень документов, которые он может подписывать, например только расходные кассовые ордера.
Право второй подписи для платежных поручений в банк лучше передавать очень ограниченному кругу лиц. Иначе возможны злоупотребления.
Срок действия приказа о праве подписи
Приказ о праве подписи может быть как разовым, так и выдаваться на определенный срок.
Например, на время отпуска, командировки или больничного конкретного сотрудника. Или на календарный год с правом продления.
Главное, указать конкретные даты начала и окончания действия приказа. Иначе могут возникнуть вопросы о законности подписей после каких-то кадровых перестановок.
По окончании срока действия приказа право подписи автоматически прекращается. Нужно будет издать новый приказ, если требуется продлить эти полномочия.
Приказ о "наделении" правом подписи
Корректнее использовать в приказе формулировку "наделить правом подписи", а не "предоставить".
Поскольку право подписи не предоставляется, как некий ресурс, а именно наделяет конкретное лицо определенными полномочиями.
Например:
В связи с отпуском главного бухгалтера Ивановой М.С. наделить правом подписи первичных документов бухгалтера Петрову Н.И. с 12 декабря 2022 г. по 26 декабря 2022 г.
Приказ о наделении правом подписи - наиболее грамотная формулировка для такого рода распорядительных документов.
Передача права подписи на финансовые документы
Особое внимание стоит уделить при передаче права подписи финансовых документов, так как это связано с распоряжением денежными средствами компании.
К финансовым документам относятся:
- Платежные поручения
- Счета на оплату
- Договоры, предусматривающие финансовые обязательства
- Акты выполненных работ
- Авансовые отчеты
Право подписи таких документов лучше делегировать ограниченному кругу сотрудников финансового отдела с проверенной репутацией. Желательно закрепить в приказе конкретный перечень документов.
Срок хранения приказа о праве подписи
После того, как приказ о праве подписи отработает свое и перестанет быть актуальным, его необходимо передать в архив организации.
Согласно законодательству, приказы по основной деятельности хранятся не менее 5 лет. Но в целях бухгалтерского и налогового учета разумный срок хранения составляет не менее 10 лет.
За это время приказ может понадобиться в качестве доказательства законности подписей на различных документах, имеющих более длительные сроки хранения.
Периодический пересмотр приказа
Рекомендуется пересматривать приказ о праве подписи не реже 1 раза в год. Это позволит учесть кадровые изменения в компании.
При увольнении сотрудника, которому было делегировано право подписи, приказ следует отменить во избежание злоупотреблений.
А при найме новых ответственных работников может возникнуть необходимость передать им полномочия на подписание документов.
Ответственность за злоупотребление правом подписи
Если работник, получивший право подписи документов, допустит злоупотребления и причинит ущерб компании, на него может быть возложена дисциплинарная, административная или уголовная ответственность.
В зависимости от тяжести последствий, его могут оштрафовать, лишить премии, понизить в должности или уволить. А за особо серьезные нарушения предусмотрена и уголовная ответственность.
Поэтому право подписи следует передавать исключительно проверенным сотрудникам с безупречной репутацией. И осуществлять контроль выполнения ими своих полномочий.