Нередко возникает потребность исправить или дополнить уже принятые решения. Это может потребоваться по разным причинам: изменение законодательства, фактических обстоятельств, обнаружение ошибок в первоначальном тексте. Чтобы правильно внести изменения в документ, нужно четко соблюдать установленный порядок. Давайте разберемся, как это сделать.
Причины корректировки принятых решений
Зачем вообще нужно что-то менять в уже утвержденных бумагах? Дело в том, что со временем могут измениться внешние условия, в рамках которых было принято то или иное решение.
«Законы, как и люди, переменчивы: то, что казалось мудрым вчера, сегодня может оказаться глупостью».
Рассмотрим типичные ситуации, когда требуется внесение поправок.
- Изменение законодательства.
Принимаются новые законы или вносятся правки в существующие. В результате ранее принятое решение может вступить в противоречие с актуальными нормами.
Например, если вы приняли решение о выплате вознаграждения членам совета директоров, а потом вышел закон, запрещающий такие выплаты. Потребуется скорректировать первоначальный документ.
- Изменение фактических обстоятельств.
Ситуация, в которой принималось решение, могла кардинально измениться. Организация реорганизовалась, сменила юридический адрес, изменилась численность работников и т.п.
В таком случае многие пункты прежнего решения устаревают и требуют актуализации. Например, если компания сменила офис, нужно будет скорректировать решение о закреплении помещения за подразделениями.
- Обнаружение ошибок.
Первоначальный вариант решения мог содержать фактические ошибки, опечатки, неточные формулировки. Это тоже повод для внесения изменений.
К примеру, в решении о назначении директора по ошибке указали неверную дату его рождения. Чтобы исправить опечатку, нужно будет принять новое решение.
Порядок инициирования изменений
Как правило, в организациях закреплен порядок внесения поправок в принятые бумаги. Чаще всего инициатором выступает должностное лицо или структурное подразделение.
Например, в акционерном обществе с предложением об изменениях может выступить генеральный директор, правление, ревизионная комиссия.
В учреждении или некоммерческой организации инициатором обычно является руководитель, учредитель, наблюдательный или попечительский совет.
Иногда по закону или уставу правом внесения предложений обладают рядовые члены. Например, акционеры, владеющие определенным пакетом акций компании.
Правовые основы внесения изменений
Процедура внесения поправок в ранее принятые документы регулируется нормативно-правовыми актами. Это могут быть:
- Законы: Гражданский кодекс, законы об отдельных организационно-правовых формах.
- Подзаконные акты: постановления, приказы министерств.
- Локальные документы организации: устав, положения, регламенты.
Обычно в этих документах прописывают:
- Кто имеет право инициировать изменения.
- Каким органом или должностным лицом они утверждаются.
- Какие конкретно решения нельзя менять и т.д.
Так, ГК РФ запрещает вносить изменения в учредительный договор хозяйственного товарищества. А устав может ограничивать круг вопросов, по которым совет директоров может менять свои предыдущие решения.
Поэтому перед началом процедуры нужно изучить нормативную базу, чтобы понимать рамки допустимых изменений для конкретного случая.
Порядок внесения изменений
Процедура внесения поправок включает следующие этапы:
- Подготовка проекта решения о внесении изменений.
- Согласование проекта в установленном порядке.
- Утверждение проекта (голосование на собрании, подписание единолично).
- Оформление протокола заседания уполномоченного органа.
- Удостоверение протокола и решения.
- Регистрация изменений в госорганах (если требуется).
Лицо, инициирующее поправки, готовит проект решения. В нем указывают:
- Наименование органа, принимающего решение.
- Дату заседания.
- Повестку дня.
- Формулировку каждого предлагаемого изменения.
- Обоснование необходимости поправок.
Текст должен быть максимально конкретным, чтобы исключить двойное толкование. Проект визируется юристом на предмет законности.
Далее проект решения проходит согласование в установленном в организации порядке. Обычно с ним знакомятся заинтересованные подразделения, руководители, юристы. Они могут вносить замечания для доработки.
После доработки проект решения выносится на утверждение. Это может быть голосование на общем собрании участников, заседании совета директоров и т.п. Иногда изменения утверждаются единолично руководителем.
По итогам заседания составляется протокол. В нем фиксируется:
- Дата, место и форма проведения заседания.
- Состав присутствующих.
- Повестка дня.
- Предложения по поправкам.
- Итоги голосования.
- Принятое решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Удостоверение решения и протокола
Решение и протокол удостоверяются способом, принятым в организации. Это может быть:
- Нотариальное удостоверение.
- Подписание всеми участниками заседания.
- Подписание большинством голосовавших.
- Подпись единоличного исполнительного органа и т.д.
Так принятое решение приобретает юридическую силу.
Для вступления в силу некоторых решений требуется регистрация в госорганах. Например, изменения в уставе ООО надо зарегистрировать в налоговой.
Порядок регистрации изменений прописан в нормативных актах. Нужно строго соблюдать сроки и требования по комплекту документов.
Таким образом, чтобы законно внести любые поправки в ранее принятое решение, требуется строго соблюдать установленную процедуру на всех этапах.