Штатная единица - это ставка или человек? Штатное расписание. Основы делопроизводства и документооборота

Правильное оформление штатного расписания - залог успешного ведения дел в организации. Давайте разберемся, что же такое штатная единица, в чем ее отличие от ставки и как грамотно составить штатку. Эта информация пригодится каждому руководителю.

Что такое штатная единица и зачем она нужна

Штатная единица - это должность в штатном расписании организации, соответствующая одному рабочему месту. Так определяет это понятие нормативная документация по кадровому делопроизводству.

В отличие от конкретного сотрудника, занимающего определенную должность, штатная единица - это абстрактная величина, отражающая потребность организации в работниках того или иного профиля и квалификации. Штатная единица может быть вакантной, если соответствующая должность не занята.

Не стоит путать штатную единицу со ставкой. Ставка - это характеристика оплаты труда по данной штатной единице. Например, по должности "бухгалтер" может быть установлена ставка в размере 30 000 рублей в месяц.

Основное предназначение штатных единиц - расчет численности работников организации и фонда оплаты труда. Например, если в штатном расписании по должности "менеджер по продажам" указано 3 штатные единицы, значит, по штату положено 3 менеджера. А исходя из их окладов можно рассчитать общие затраты на оплату труда менеджеров.

Как правильно заполнить штатное расписание

Для штатного расписания рекомендована унифицированная форма НоТ-3, утвержденная постановлением Госкомстата. Однако использование именно этой формы не является обязательным. Организация может разработать свою форму штатного расписания и утвердить ее локальным актом.

Рассмотрим основные рекомендации по заполнению унифицированной формы штатного расписания:

• В графе "Количество штатных единиц" указывается число единиц по каждой должности, в том числе дробное при неполной занятости;
• В графе "Оклад" проставляется полный размер оклада по данной должности;
• Должности должны соответствовать требованиям профстандартов;
• В графе "Надбавки" указываются размеры стимулирующих и компенсационных выплат.

Рассмотрим пример заполнения штатного расписания для нескольких должностей:

Как видно из примера, штатное расписание дает полное представление о структуре персонала организации.

Как утвердить штатное расписание

Перед утверждением штатное расписание должно быть подписано ответственными лицами, составившими данный документ. Это могут быть сотрудники кадровой службы и главный бухгалтер.

Само утверждение штатного расписания производится приказом руководителя организации или иного уполномоченного лица. Например:

Приказ No 45 от 12.05.2022
Об утверждении штатного расписания

Приказываю: 1. Утвердить штатное расписание ООО "Ромашка" от 12.05.2022.

Генеральный директор Иванов И.И.

После такого утверждения реквизиты приказа вносятся в штатное расписание.

Как внести изменения в штатное расписание

Штатное расписание может меняться по мере необходимости. К таким ситуациям относятся:

• Изменение структуры организации;
• Изменение числа штатных единиц;
• Изменение окладов или надбавок.

Любые корректировки штатного расписания должны производиться на основании отдельного приказа руководителя и вноситься в документ за новым порядковым номером.

Рассмотрим пример внесения типовых изменений в штатное расписание.

Ситуация 1. Изменилась структура организации, создан новый отдел продаж. В данном случае целесообразно утвердить новую редакцию штатного расписания с отражением структурных изменений.

Ситуация 2. Изменился размер оклада по отдельным должностям. Можно внести правки непосредственно в действующее штатное расписание утвержденным приказом.

Таким образом, в зависимости от характера и объема изменений выбирается наиболее рациональный способ корректировки штатного расписания.

Обязательно ли ознакомление сотрудников со штатным расписанием

Штатная единица это ставка человек - это вопрос, который часто возникает у руководителей организаций. Однако законодательно не установлено обязательное ознакомление работников со штатным расписанием.

Штатное расписание является внутренним документом организации, а не локальным нормативным актом, непосредственно затрагивающим права и обязанности работников.

Тем не менее, в ознакомительных целях сотрудников можно ознакомить со штатным расписанием под подпись. Это позволит им получить общее представление о структуре и штатной численности организации.

Как отразить вакансии в штатном расписании

Штатная единица это ставка человек. Штатное расписание оформляем всем правилам. В нем могут содержаться как занятые, так и вакантные должности.

Для визуального выделения вакантных позиций можно использовать различные способы:

• Добавить пометку "вакантно" в соответствующей графе;
• Выделить вакантные должности цветом или курсивом;
• Указать фамилию "Вакансия" в графе ФИО штатной расстановки.

При временном исполнении обязанностей вносить изменения в штатное расписание не требуется.

Срок хранения штатного расписания

Штатная единица это ставка человек. Курсы делопроизводства помогут разобраться в правилах хранения документов.

Штатное расписание относится к документам с постоянным сроком хранения. Оно должно храниться в течение всей деятельности организации - как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

Ответственность за хранение штатного расписания, как правило, возлагается на кадровую службу организации.

Различия штатного расписания и штатной расстановки

Штатная единица это ставка человек. Штатное расписание содержит абстрактные должности, а штатная расстановка - конкретных людей.

В штатной расстановке, в отличие от штатного расписания, указываются фамилии, имена и отчества замещающих должности сотрудников. Также могут быть указаны ТН, год рождения, образование и другие персональные данные работников.

Для штатной расстановки нет унифицированной формы, поэтому она составляется в произвольном виде, чаще всего на основе формы Т-3.

Особенности штатного расписания при наличии обособленных подразделений

Штатная единица это ставка человек. Ведение документооборота при наличии обособленных подразделений имеет нюансы.

При наличии обособленных подразделений возможны два варианта составления штатного расписания:

1. Единое штатное расписание на всю организацию;
2. Отдельные штатные расписания для организации и каждого ОП.

Выбор зависит от полномочий руководителей ОП и удобства ведения кадрового делопроизводства.

Типичные ошибки при составлении штатного расписания

Штатная единица это ставка человек. Курсы делопроизводства помогут избежать распространенных ошибок при работе с этим документом.

К типичным ошибкам относятся:

• Несоответствие должностей квалификационным требованиям и профстандартам;
• Некорректное отражение неполных штатных единиц;
• Ошибки в расчете фонда оплаты труда;
• Неправильное оформление изменений штатного расписания.

Чтобы их избежать, следует тщательно проверять штатное расписание перед утверждением и при внесении правок.

Штатное расписание и кадровый учет

Штатная единица это ставка человек. Ведение документооборота требует точности.

Штатное расписание тесно связано с кадровым учетом в организации:

• По штатному расписанию ведут учет штатной и списочной численности;
• На его основе осуществляется подбор персонала;
• Оно является основанием для начисления заработной платы.

Таким образом, штатное расписание - важнейший кадровый документ, требующий грамотного оформления и актуализации.

Автоматизация работы со штатным расписанием

Штатная единица это ставка человек. Ведение документооборота можно автоматизировать.

Для автоматизации работы со штатным расписанием применяются специальные программы:

• 1С;
• Босс-Кадровик;
• SAP HCM;
• Галактика ERP и др.

Они позволяют вести штатное расписание в электронном виде, упрощают его актуализацию, интегрируются с другими кадровыми процессами.