Типовая межотраслевая форма М-2 - это стандартный бланк, который применяется для оформления доверенности на получение товарно-материальных ценностей. Правильное заполнение этого документа имеет большое значение, ведь от этого зависит законность полномочий представителя организации. Давайте разберемся, как грамотно оформить форму М-2, чтобы избежать проблем при получении товаров.
Назначение и сфера применения формы М-2
Типовая межотраслевая форма М-2 была разработана и введена в действие Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 No 71а. Она предназначена для оформления доверенности на получение материальных ценностей - сырья, комплектующих, готовой продукции и так далее.
Форма М-2 применяется, когда организация направляет своего сотрудника получить товарно-материальные ценности у другой организации или индивидуального предпринимателя. Основанием для этого обычно служит заключенный между сторонами договор - поставки, купли-продажи, на перевозку грузов и так далее.
Доверенность по форме М-2 составляет и выдает бухгалтерия организации-покупателя. Ее подписывает руководитель или лицо, уполномоченное действовать от имени организации согласно уставу.
Важно отметить, что по форме М-2 доверенность может быть выдана только штатному сотруднику организации. Передача полномочий внешним лицам или другим организациям по этой форме недопустима.
Структура и оформление формы М-2
Рассмотрим, как выглядит бланк типовой межотраслевой формы М-2 и как его нужно заполнять. Документ состоит из лицевой и оборотной сторон. На лицевой стороне расположены два отрывных талона - корешок и квитанция.
- Корешок остается у организации, выписавшей доверенность, и служит для учета выданных доверенностей.
- Квитанция передается представителю и прилагается им к отчету о получении материальных ценностей.
После талонов на лицевой стороне располагаются основные реквизиты доверенности, которые обязательно должны быть заполнены:
- Дата выдачи доверенности
- Наименование организации, выдавшей доверенность, и ее реквизиты
- ФИО и паспортные данные представителя
- Подпись руководителя или иного уполномоченного лица
На оборотной стороне формы М-2 находится таблица, в которой указывается наименование и количество материальных ценностей, на получение которых выдается доверенность.
Правила выдачи формы М-2
Рассмотрим основные правила, которые нужно соблюдать при выдаче доверенности по форме М-2:
- Выдавать доверенность можно только штатному сотруднику организации. Это должно быть подтверждено приказом о приеме на работу.
- Рекомендуемый срок действия доверенности - не более 15 дней. При регулярном получении одних и тех же ТМЦ допускается выдача до 1 месяца.
- Каждой выданной доверенности присваивается порядковый номер, который фиксируется в корешке.
- Представитель расписывается в получении доверенности в журнале учета.
- После истечения срока действия использованные доверенности хранятся в архиве не менее 5 лет.
Таким образом, процедура выдачи доверенности по форме М-2 должна быть максимально формализована, чтобы исключить злоупотребления. Это позволит обеспечить законность полномочий представителя организации.
Возможные ошибки при заполнении формы М-2
Несмотря на стандартизированную форму, при заполнении М-2 возможны различные ошибки. Давайте разберем, какие они бывают и как важно не допускать их.
Одна из распространенных проблем - неправильное указание реквизитов организации или представителя. К таким ошибкам относятся:
- Опечатки в названии, адресе или ИНН организации
- Некорректные паспортные данные представителя
- Несоответствие подписей образцам в документах
Подобные неточности могут создать проблемы при получении ТМЦ или признании доверенности недействительной.
Нарушение правил оформления
Также встречаются ошибки в оформлении документа:
- Исправления или подчистки в тексте
- Отсутствие необходимых подписей
- Пропуск отдельных полей или разделов
- Некорректное заполнение таблицы на обороте
Подобные нарушения могут привести к отказу в приеме доверенности.
Превышение полномочий
Иногда в М-2 указываются избыточные полномочия представителя, например:
- Право подписи договоров от имени организации
- Получение денежных средств или имущества
- Право распоряжаться ТМЦ по своему усмотрению
Это может привести к злоупотреблениям и должно быть исключено.
Нарушение сроков хранения
Нередки случаи, когда использованные доверенности по форме М-2 не помещаются в архив и уничтожаются раньше положенного срока. Это нарушение требований документооборота.
Последствия неправильного оформления М-2
Какие последствия может повлечь за собой неправильное заполнение типовой межотраслевой формы М-2?
- Отказ поставщика отпустить ТМЦ представителю организации
- Признание доверенности недействительной
- Нарушение договорных обязательств
- Возможные злоупотребления полномочиями представителя
- Административные санкции за нарушение порядка документооборота
Как видно, последствия могут быть весьма серьезными. Поэтому очень важно грамотно и аккуратно оформлять доверенность по форме М-2, чтобы исключить любые неточности.
Как исправить ошибки в заполненной М-2
Что делать, если обнаружили ошибку в уже заполненной и подписанной доверенности М-2? Возможны следующие варианты:
- Если доверенность еще не передана представителю, ее можно аннулировать и подготовить новый бланк.
- Можно составить дополнение к доверенности с исправленными данными.
- Если представитель еще не получил ТМЦ, ошибку можно исправить новой доверенностью.
- Как крайняя мера - составить акт о приемке ТМЦ по факту с ошибочными реквизитами.
Главное вовремя заметить неточность и оперативно внести корректировки, чтобы избежать проблем в дальнейшем.