Каждое должностное лицо имеет определенные права и обязанности, связанные с его служебной деятельностью. Они непосредственно прописаны в его должностной инструкции, указываются в трудовом договоре. В статье мы разберем в этом ключе права и обязанности документоведа. Рассмотрим, какие требования предъявляются к этому сотруднику, что он должен знать, какая предусмотрена в его отношении ответственность.
Категории
Что значит "должностные обязанности документоведа 1 категории"? Данная должность представлена несколькими категориями - по уровню подготовки, профессиональному опыту трудящегося:
- Первая. Наличие профессионального высшего образования в сфере документоведения, стаж в должности документоведа 2-й категории - не менее 3 лет.
- Вторая. Наличие высшего профессионального образования в соответствующей области, стаж работы в должности документоведа - не менее 3 лет.
- Документовед. Этот сотрудник должен иметь высшее профобразование в сфере документоведения. К его опыту работы наниматель не предъявляет требований.
Что касается обязанностей документоведа, то максимальный их набор предусмотрен для специалистов первой категории. Минимальный - для работников, пока что не имеющих категории.
Профессиональные знания
Обязанности документоведа начинают с того, что специалист должен обладать определенным багажом знаний, необходимым для занятия служебной деятельностью.
В должностных инструкциях прописывается следующий стандартный набор:
- Нормативные, законодательные, правовые акты, распоряжения, приказы, иные постановления вышестоящих структур, касающиеся документационного обеспечения деятельности работодателя.
- Главные положения Единой госсистемы делопроизводства.
- Стандарты унифицированной структуры организационно-распорядительных документов.
- Методики планирования, проектирования и дальнейшего развития документационных систем.
- Техники проектирования, планирования, проведения документационного обеспечения при помощи вычислительной и компьютерной аппаратуры.
- Порядки оформления, классификаций, хранения, экспертизы рабочей документации.
- Порядок осуществления контроля над исполнением документации.
- Требования к обращению с различной документацией - входящей, внутренней, исходящей.
- Требования к документации планирования и отчетности по векторам деятельности структурных подразделений организации.
- Организация архивного дела.
- Нормативные документы и методические разработки по проектированию и использованию автоматизированных инфосистем управления.
- Основы документообразования.
- Основы программирования.
- Отечественный и иностранный опыт в сфере документационного обеспечения деятельности работодателя.
Общие знания
Обязанностью документоведа также будет обладание знаниями, которые необходимы для любого члена коллектива, работника обслуживающей сферы, трудящегося в офисе:
- Порядок эксплуатации компьютера, иной офисной, вычислительной техники.
- Основы социологии, эргономики, социальной психологии.
- Основы экономики, а также управления персоналом, менеджмента, организации труда.
- Российское трудовое законодательство.
- Правила внутреннего рабочего распорядка компании-нанимателя.
- Устав, коллективный договор организации-работодателя.
- Положения российской Конституции.
- Действующие нормы и правила по охране труда.
- Служебная этика.
- Культура общения.
- Основы административного законодательства.
- Правила пожарной безопасности.
Руководство в деятельности
Обязанности документоведа в школе, на предприятии, в коммерческой фирме - это и руководствование в своей деятельности следующими актами:
- Конституция РФ.
- Актуальное российское законодательство.
- Устав организации-работодателя.
- Коллективный договор компании-нанимателя.
- Правила внутреннего трудового распорядка в организации работодателя.
- Приказы, указы, распоряжения непосредственного руководства сотрудника.
- Должностная инструкция.
Функциональные обязанности документоведа
Это обязательный элемент всех должностных инструкций. Обязанности документоведа в организации, конечно, зависят от вектора ее деятельности, количества сотрудников-документоведов и прочих факторов.
Стандартный же набор следующий:
- Разработка и внедрение технологических процессов работы с документацией (документными данными) на основе применения вычислительной и оргтехники. Сюда входит учет, контроль, исполнение, выдача справок, оперативное хранение.
- Участие в планировании, организации, совершенствовании деятельности документоведческого отдела организации-работодателя. Контроль за общим состоянием делопроизводства.
- Подготовка предложений по обеспечению комплекса мер эргономических условий труда, рационализации рабочих мест трудящихся над документационным сопровождением деятельности организации.
- Разработка унифицированных систем документации, табелей деловых бумаг различного назначения, уровня управления, классификаторов документных данных.
- Организация и внедрение системы по ведению документов.
- Меры по упорядочиванию состава документации, различных информационных показателей, сокращению их числа, организации поисков деловых бумаг.
- Участие в отборе документации, передаваемой на госхранение, в экспертизе ценности деловых бумаг.
- Принятие участия в постановке задач, планировании, проектировании, эксплуатации и совершенствовании информационных автосистем, систем управления информацией.
- Принятие участия в разработке инновационных информационных технологий, что базируются на использовании микропроцессорной и вычислительной техники, проектирование и дальнейшая актуализация баз данных.
- Изучение и обобщение передового российского и зарубежного опыта в области документационного обеспечения деятельности.
- Разработка нормативно-методологической документации по сфере своего ведения.
- Принятие участия в деятельности по отбору, расстановке, обучению и повышению квалификации кадров из документационного отдела.
Конечно, обязанности документоведа в детском саду могут быть несколько иными. Направление деятельности организации непосредственно влияет на наполнение этого раздела должностной инструкции.
Вторая вариация
Если говорить о должностных обязанностей документоведа в школе, то тут может быть предъявлен следующий набор:
- Ведение делопроизводства в соответствии с распорядительной документацией.
- Обеспечение полного, качественного и современного выполнения служебных заданий.
- Рациональное использование материальных, технических ресурсов в рамках выполнения рабочих задач.
- Сохранение порученной документации от разглашения коммерческой, служебной тайны.
- Регистрация входящей корреспонденции.
- Контроль за своевременным исполнением документации.
- Подготовка и сдача в архив исполненных документов.
- Контроль за сохранностью доверенных деловых бумаг.
- Подготовка отчетности, документации планирования.
- Печатание и тиражирование служебных документов.
- Подготовка проектов приказов по учебной деятельности.
- Выдача справок сотрудникам и учащимся.
- Ведение и предоставление в бухгалтерию (ежемесячно) табеля рабочего времени.
- Исполнение иных поручений своего непосредственного руководства.
Права специалиста
Мы определили должностные обязанности документоведа в учреждении. Теперь упомянем права данного трудящегося:
- Внесение предложений по совершенствованию организации документационного обеспечения, его рационализации в рамках действующих стандартов.
- Требование от служб, отделов, отдельных сотрудников, осуществляющих подготовку документации в организации, следовать определенным стандартам и нормам.
- Разработка и внедрение единых, унифицированных систем документации, табелей деловых бумаг, соблюдение требований и установок в области документоведения.
Расширенные права
Работодатель может дополнить перечень прав документоведа следующими положениями:
- Право на запрос у руководителей, работников предприятия документации, необходимой для обеспечения служебной деятельности.
- Право на пользование общей библиотекой, информационными фондами, услугами социальных, медицинских, бытовых подразделений компании-работодателя.
- Право в установленном порядке обжаловать приказы как начальника отделения, так и руководства компании.
Ответственность
Обязанности ведущего документоведа, конечно, будут шире функциональных обязанностей рядового специалиста. Но они оба несут ответственность за свою деятельность. Стандартно она следующая:
- За невыполнение функциональных обязанностей (указанных в должностных инструкциях).
- За несоответствующие реальности данные по статусам выполнения поручений и заданий.
- За нарушение правил внутреннего рабочего распорядка в организации нанимателя.
- За нарушение правил техники безопасности на предприятии, норм пожарной безопасности.
Мы рассмотрели базовые права и обязанности документоведа. Как видно из статьи, сотрудник обязан также обладать определенным багажом знаний при приеме на эту работу. За ненадлежащее исполнение обязанностей он несет ответственность.