Рубрики
...

Как сшивать кассовую книгу за год? Ведение и срок хранения кассовой книги

Ведение кассовой документации при работе с наличными – обязательное требование для юридических лиц и частных предпринимателей. Кассовая книга представляет собой сводный бухгалтерский документ, в котором фиксируется движение денег в кассе компании. В пределах небольшого предприятия ее заводят в одном экземпляре. Рассмотрим подробнее особенности ведения и хранения документа. В частности, как сшивать кассовую книгу за год.

Для чего нужен документ?

Кассовая книга оформляется для всех лиц, имеющих кассу. Данное требование касается индивидуальных предпринимателей, в том числе работающих по УСН. Форма КО-04 утверждена в 1998 году Постановлением Госкомстата РФ. Допускается бумажная форма и электронная кассовая книга, бланк электронной версии можно вести в Word и Excel с обязательной защитой от несанкционированного доступа. Ведет ее кассир (операционист), но контроль правильности заполнения осуществляет главный бухгалтер. Корректность ведения систематически проверяется контролирующими органами.

Ведение кассовой книги

В крупных компаниях ведение кассовой книги необходимо в каждом подразделении при условии, что каждое из них числятся на отдельном балансе. У одного подразделения заводится один экземпляр документа. В главный офис (управляющую компанию) предоставляются копии книги и оригиналы первичных документов к ней. Информация об оставшихся деньгах учитывается при составлении баланса и отчетности по предприятию в целом. Рассмотрим ниже, как сшивать кассовую книгу за год.

Порядок оформления рукописного документа

Как оформить кассовую книгу за год

Бумажная версия представляет собой брошюру формата А4, которая распечатана на принтере или в типографии и ведется рукописью. Листы обязательно нумеруются и прошиваются. Она должна соответствовать форме КО-04. Необходимо знать, как сшивать кассовую книгу за год. Процесс нумерации и ведения электронного и бумажного формата отличается от классического варианта, используемого в делопроизводстве.

Важно! Страницы нумеруют, дублируя номер в двух экземплярах. Первая страница является оригиналом, вторая – копией. Копия заполняется под копировальную бумагу и передается в бухгалтерию для отчетности. Для отсоединения второй страницы предусматривают линию для отреза.

Удобнее прошив выполнять в нижней части страницы. Края нити выводятся сзади на последний лист, скрепляются узлом, бумажной пломбой и печатью. Печать ставят таким образом, чтобы она частично захватывала страницу книги и пломбу. Рядом указывают количество страниц, ставят подпись руководителя либо главного бухгалтера.

Порядок оформление электронной версии

Как прошивается кассовая книга в конце года?

При оформлении электронного формата кассовой книги бланк условно делят на две части линией, которая отделяет четные и нечетные страницы. Отрез напечатанного листа выполняют по горизонтали по данной линии. Верхняя часть страницы является оригиналом, нижняя отделяется для передачи в бухгалтерию для отчетности.

Важно! Документ ведется ежедневно за исключением ситуаций, когда расчеты не проводились. Кассир на начало и конец дня вносит информацию об остатке в кассе. Это обязательная запись!

Рассмотрим, как оформить кассовую книгу за год. Операционист вносит записи по движению средств в документ по мере проведения финансовых операций. Обязательно заполняется информация по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. На конец смены обязательно подбивается итоговая сумма по расходу, приходу, вычисляется остаток по кассе. Первичные документы прикрепляют к отрезанной копии книги и передают в бухгалтерию. Бухгалтер заверяет оригинал страницы и ее копию собственной подписью.

Оформление титульной страницы. Нюансы

Титульная страница кассовой книги

Титульный лист кассовой книги заполняется в соответствии с унифицированной формой КО-4. На нем присутствует полное наименование компании, структурное подразделение и ОКПО. Частные предприниматели указываю Ф.И.О., если название у фирмы отсутствует. Следует прописать, на какой период (месяцы и год) заводится документ.

Первый лист: особенности переноса остатка денег

Перед тем как сшивать кассовую книгу за год, необходимо знать тонкости ее заполнения. В верхней части страницы прописывают дату, называя текущий день, месяц и год. Обязательно указывают сумму денежных средств остатка в кассе на начало дня. Она переносится из остатка, прописанного на конец предыдущего дня. Если заведена новая книга, остаток берут из предудыщей. На первой странице, заполняемой в первый день календарного года, прописывают остатки по кассе, подсчитанные на конец последнего дня прошлого года.

Заполнение бланка листов книги

Кассовая книга в бумажном формате

Столбцы 1-5 заполняют из бланков РКО и ПКО. В ячейке «Номер документа» прописывают текущий номер из регистрируемого ордера. В графе 3 следует указать Ф.И.О. получателя либо лица, сдавшего деньги. Номер корреспондирующего счета обязателен для заполнения только юридическим лицам, индивидуальные предприниматели в ячейке ставят прочерк либо оставляют пустой. Суммы расхода/прихода указывают цифрами, прописывая копейки. В строчке переноса подвивают отдельно суммы прихода и расхода. Графы и строки, которые не заполняются, обязательно отмечают прочерком в форме буквы Z.

Как рассчитать остаточную сумму в кассе?

Остатки на конец дня вычисляют по формуле: к остатку денег на начало дня прибавляют суммы прихода и вычитают расход. В приходе учитывают все средства, поступившие в кассу. Если в остатке на конец смены остались деньги, предназначенные для выдачи зарплаты, стипендии и других социальных выплат, указывают ниже под подбитой суммой. Расчет позволяет выявить избытки и недостачу. Как сшивать кассовую книгу за год, рассмотрим ниже.

Нюансы ведения документа

Лицом, отвечающим за выдачу и прием денег, может быть любой сотрудник, назначенный руководителем компании посредством выдачи соответствующего приказа. В фирмах с небольшой численностью сотрудников вести кассовую книгу руководитель может собственноручно. Основанием для внесения записей в документ являются хозяйственные операции, которые отражаются в приходных и расходных ордерах. Учет осуществляют в день проведения расчетов. Если в течение дня движение денег отсутствовало, этот день в книге не отражают.

Кассовая книга - отчет

Допускается внесение корректировок в документ. Изменения записывают с расшифровкой и указанием даты исправления. Информация заверяется лицом, внесшим корректировку. После сверки записи на конец дня с количеством наличности по факту информацию заверяют подписями операционист и главный бухгалтер. Многие интересуются, сколько лет хранить кассовую книгу. Ответ прост. Ее хранят на предприятии не менее 5 лет. Отсутствие кассовой книги и ведение ее с нарушениями законодательства карается штрафными санкциями в размере 40-50 тысяч рублей – для предприятий и 4-5 тысяч рублей – для должностного лица, отвечающего за ведение документа.

Как прошить документ в конце года?

Стандартная книга имеет 50-100 листов. В крупных компаниях, где активно ведутся хозяйственные операции, страниц может не хватить. В такой ситуации заводят новый документ, продолжающий старый. В нем указывают временной промежуток, в течение которого он ведется. Бумажный вариант, который заполняется вручную, прошивают перед первым заполнением.

Как сшивать кассовую книгу

Копии бумаг для бухгалтерии представляют собой комплект РКО и ПКО, оформленных за день, листы книги, заполненные под копирку с оригинальной подписью должностных лиц. Главный бухгалтер сверяет записи с бланками ордеров, а количество переданной первичной документации указывает в кассовой книге. Данная запись является распиской о получении первичной документации кассира. Все операции по книге вносятся в виде проводок на соответствующие бухгалтерские счета.

Важно! Помимо ордеров, к копии подшивают всю первичную документацию. К ней относят расписки, доверенности, заявления на аванс, выписки из приказов и прочие документы, связанные с движением денег по кассе.

Электронную версию ведут на компьютере иначе. Для этого используют специальное программное обеспечение. При формировании проводок по кассе бланк создается автоматически. Но важно выяснить другое. Как прошивается кассовая книга в конце года? Ее можно распечатывать в конце дня и оформлять в двух экземплярах таким же способом, как и бумажную версию. Хранят распечатанный вариант в кассе компании.

Листы оригинала прошивают в единую книгу в конце года, а копии передают ежедневно в бухгалтерию. При наличии электронного документооборота распечатка необязательна. Электронные страницы подписывают ЭЦП кассира и главного бухгалтера. Необходимо предусмотреть защиту от внесения изменений после подписания книги и несанкционированного доступа. Следует помнить, что при выявленных неточностях на бухгалтерских счетах кассовая книга является документом, показывающим общую картину по движению наличности и подтверждающим правомерность операций.