Управление документами является одним из важных направлений работы с бумагами для управленческой работы. Чтобы они могли проходить кратчайший путь и как можно быстрее достигали конечного адресата, рабочий процесс должен быть организован подходящим образом в соответствии с установленными правилами документооборота.
Концепция
Под документооборотом понимают процесс, в результате которого происходит составление, согласование, прием и передача, отправка их.
С другой стороны, он представляет собой движение и перемещение бумаг от момента их возникновения до отправки в архив (или получения).
Вся документация может быть представлена тремя категориями:
- входящая поступает из внешней среды;
- исходящая поступает во внешнюю среду;
- внутренняя создается внутри самого предприятия и остается в его пределах.
Представленные категории и определяют документопотоки в компании, которые имеют разную направленность (горизонтальная и вертикальная).
| Горизонтальная направленность | Вертикальная направленность |
| Документы перемещаются между подразделениями одного уровня | Документы перемещаются между подразделениями разных уровней |
Среди основных форм документооборота возможны следующие.
| Централизованная | Децентрализованная | Смешанная |
| Вся документация сосредоточена в одном месте | Вся документация сосредоточена в разных подразделениях | Характеристики предыдущих форм смешаны |
Принципы основные
Возможны 4 основных принципа документооборота.
| Принцип | Характеристика |
| Четкость | Документы перемещаются в четко указанном направлении |
| Непрерывность | Документопоток осуществляется постоянно |
| Ритмичность | Разрабатывается специальный регламент регулирования документопотоков |
| Параллельность | Один и тот же процесс не должен выполняться разными сотрудниками или отделами |
Нарушение хотя бы одного из принципов ведет к разрушению всей системы оборота документов.
Главное правило
Рассмотрим основное правило документооборота.
Управление им - это непростой технологический процесс, характеризующийся разными параметрами, связанными со всей работой организации. Главной особенностью рабочего процесса является путь перемещения, охватывающий все ситуации и на пути движения документа от момента его создания (либо от приема) до момента применения. Здесь очень важно время, потраченное на прохождение бумаг по данному пути. Отсюда и основное правило ведения документооборота организации: фактическая передача их по кратчайшему и прямому пути с наименьшими расходами времени.
Прочие правила
При организации работы нужно соблюдать следующие основные правила организации документооборота:
- наибольшее сокращение ненужных и нерациональных случаев передачи документов (за счет исключения технологических операций по обработке бумаг и единиц управления, не являющихся следствием бизнес-потребностей самой компании);
- исключение либо ограничение наибольшего возврата документов (при обработке - оформление и выдача, при их подготовке - проверка и согласование и т. д.);
- наибольшая согласованность направленности и обработки основных категорий документов при условии, что каждое перемещение его должно быть обусловлено.
Выполнение этих принципов позволяет воплотить основной организационный механизм работы фирмы - специализация, возможность централизованно совершать однородные технологические операции.
Выполнение общих правил документооборота позволяет сделать лучше обработку бумаг аппарата управления методом:
- обычного документооборота, ликвидации циклических операций, которые связаны с подготовкой и обработкой бумаг;
- поток документов, обеспечивающего их равномерное движение и содействие пропорциональной загрузке персонала.
Правило № 1 - централизованный прием и отправка
Среди правил делопроизводства и документооборота наиболее важным является необходимость централизации. Другими словами, любые бумаги организации, как входящие (вне зависимости от метода доставки), так и исходящие (кроме тех, которые получены либо высланы по факсу и электрической почте и соединены с конкретными исполнителями), должны обрабатываться в одной ответственной службе - секретариате либо административной единице (канцелярии). В итоге можно решить несколько задач сразу:
- высвободить остальные службы и отделы организации от технических действий (проверка входящих документов, вскрытие либо запечатывание конвертов, маркировка почтовых либо факсимильных отправлений)
- повысить продуктивность использования офисного оборудования в кабинете (копир, факс, маркировка и иные машинки, используемые для обработки документов).
В централизованной форме офисной работы обработка бумаг сосредоточена в службе канцелярии, а структурные отделения освобождены от офисных функций (регистрация и учет, хранение дел и т. д.).
Децентрализованная форма документооборота подразумевает, что в структурных подразделениях организации есть офисная работа с ними. Обычно данная форма оправдана в случае территориальной раздробленности организации.
В смешанном виде часть делопроизводства делает служба канцелярии, а часть - подразделения. Чаще всего в смешанной форме некоторые документы регистрируются, контролируются, соединяются в дела и хранятся службой канцелярии. В основном это бумаги, приобретенные управлением и исходящие от него. Документы по вопросам, которые входят в компетенцию отделов, регистрируются, контролируются, исполняются и хранятся в структурных подразделениях компании.
Правило № 2 - исключить необоснованный возврат
Поток документов должен быть организован таким образом, чтобы они не возвращались в службу (отделение), которую уже прошли. Исключением могут быть лишь ситуации, которые оправданы деловой необходимостью. К примеру, документ для подписи менеджера неизбежно проходит через его секретаря два раза, так как конкретно он является посредником между управляющим и главами.
Правило документооборота № 3 - предварительное изучение входящих
В общей массе входящих документов нужно выбрать более принципиальные и важные для организации и предварительно их изучить. Если информация, содержащаяся в них, может быть рассмотрена заместителем либо иным компетентным сотрудником, лучше напрямую выслать документ ему, минуя управляющего. Чтобы был точно найден метод передачи, они должны быть исследованы грамотным специалистом по офисным работам, обладающим познаниями в области организационной структуры, функциях подразделений, компетенции менеджеров и служащих.
Правило № 4 - регистрация документов происходит один раз
Если он поступил в отдел управления делами (секретариат), был зарегистрирован, а после изучения управляющим (либо замом) попал в один из отделов, его не надо регистрировать снова. Если бумага, минуя управление, поступила в отдел, она также один раз регистрируется конкретно в отделе. Иными словами, любой документ может иметь лишь один регистрационный номер, присваиваемый ему или в службе учета, или в подразделении непосредственно.
Правило № 5 - в резолюции документа точно указываются сроки, исполнители и ответственные люди
Невзирая на то, что решения принимаются управляющими компании, секретарь должен держать под контролем данный процесс и может в некоторой степени влиять на него. Другими словами, он должен смотреть за тем, чтобы текст постановления был изложен как можно более правильно, исключая вероятные вопросы исполнителя.
Правило № 6. Разделение документопотоков
Поток документов - это набор одного типа либо назначения, которые имеют одинаковый маршрут. Обычно разделяют три потока: входящие, исходящие и внутренние (не созданные для выхода за границы организации). Каждый поток документов обычно имеет подуровни (потоки второго уровня). К примеру, поток «Входящие документы» включает три вида: бумаги от материнской компании, из подразделений и представительств, а также партнерских компаний, обращения людей и т. д.
В документообороте исходящих и внутренних документов подуровни распределяются таким же образом. Бумаги с ограниченным доступом («Коммерческая тайна», «Секретно» и т. д.) обычно располагаются отдельно. Служба безопасности организации держит под контролем их работу.
Учетные процессы
Рассмотрим основные правила учета документооборота.
Размер его выражается полным количеством бумаг, которые были получены организацией и исполнены ею за определенный период. Размер рабочего процесса относится к количеству действительных копий внутренних документов, которые поступают. При расчете размера рабочего процесса также учитывают копии бумаг, которые сделаны с внедрением разных технических средств.
Показатели учета оформляются в виде сводки, справочных данных по размеру документов. Их форма разрабатывается организацией. К примеру, в организации можно установить любую частоту подсчета документов: каждый месяц, раз в неделю, раз в год, каждый квартал. Может быть принято как качественное, так и количественное изучение рабочего процесса.
Показатели, полученные при расчете размера рабочего процесса, употребляются при определении количества сотрудников и структуры службы управления документами. А также для изучения рабочей нагрузки некоторых подрядных организаций и структурных подразделений.
Таким образом, в рамках данной статьи были рассмотрены основные правила организации документооборота, которые применяются компаниями.