Первичные документы - это материальные объекты, в которых накапливаются исходные данные, полученные, в свою очередь, в ходе наблюдений, разработок, исследований и прочих видов человеческой деятельности. Во многих сферах такие бумаги выступают в качестве основы для составления отчетов. Рассмотрим далее, какими могут быть формы первичных документов. 
Общие сведения
Первичные документы - это подтверждение юридической силы каких-либо операций или действий. Другими словами, они доказывают, что тот или иной факт состоялся. Оформление первичных документов осуществляется в момент совершения действия либо операции. Посредством этих бумаг устанавливается ответственность конкретных исполнителей.
Первичные бухгалтерские документы
Все хозяйственные операции, которые совершает предприятие, должны фиксироваться в оправдательных бумагах. Они принимаются к учету, если составлены по форме, присутствующей в соответствующих альбомах унифицированных бланков. Эти журналы соответствуют ПБУ, утвержденному приказом Минфина № 34. В формы первичных учетных документов при необходимости могут включаться дополнительные графы, строки. При этом должны быть сохранены все установленные нормативными актами обязательные реквизиты. Корректировки, которые будут вноситься в бланки, подтверждаются соответствующими распоряжениями и приказами. Изменению не подлежат формы первичных учетных документов, фиксирующие кассовые операции.
Коды
Унифицированные первичные документы - это бланки, в которых сведения вносятся в соответствии с действующими по стране классификаторами. Некоторые коды не имеют ссылок на указанные стандарты. Они предназначены для систематизации и обобщения данных при обработке средствами ЭВМ. Такие операции фиксируются согласно системе кодирования, утвержденной на предприятии.
Дополнительно
К учету могут приниматься и унифицированные бланки, разработанные непосредственно самой компанией. В них также должны сохраняться обязательные реквизиты, предусмотренные для других типовых образцов. Самостоятельно компания может разработать перечень первичных документов, не содержащихся в альбомах.
Обязательные реквизиты
Первичные документы организации должны содержать:
- наименование;
- дату составления;
- название предприятия, от лица которого заполняется бланк;
- указание должностей ответственных за совершение операции и ее фиксирование лиц.
Все бланки должны визироваться теми субъектами, сведения о которых в них присутствуют. Удостоверяющие первичные документы подписи выступают в качестве доказательства достоверности и юридической силы бумаг. 
Ответственные лица
Первичные бухгалтерские документы должны быть заполнены своевременно и правильно. Эта задача реализуется лицами, которые, собственно, составляют и визируют их. Ответственные служащие также обеспечивают своевременную передачу бумаг в бухгалтерию для последующего отражения их в отчетности. Должностные лица обязаны вносить в бланки только достоверную информацию. Список служащих, которые могут подписывать первичные документы, утверждается руководством предприятия по согласованию с финансово-расчетным отделом. Бумаги, фиксирующие хозяйственные операции, касающиеся оборота денежных средств, визируются непосредственно директором компании. Право подписи этих документов имеет также и главный бухгалтер.
Классификация
Первичные документы - это бланки, которые используются в разных сферах деятельности предприятия. Все эти бумаги можно разделить на:
- Организационно-распорядительные. К ним относят распоряжения, приказы, доверенности, указания и прочее. Все они разрешают осуществление тех либо других операций.
- Оправдательные. В эту категорию относят приходные ордера, требования, накладные, акты приемки и так далее. Все эти бумаги - документы первичного учета осуществленных операций. Данные, которые в них содержатся, заносятся в соответствующие регистры.
- Бланки финансовой отчетности. Эти документы используются для бухгалтерского учета.
Некоторые бланки одновременно считаются и оправдательными, и разрешительными. К ним, в частности, можно отнести платежную ведомость, кассовый расходный ордер и так далее. 
Делопроизводство
На предприятии разрабатывается специальный график, в соответствии с которым определяются сроки и порядок движения первичной документации внутри компании, а также поступления ее в бухгалтерию. После передачи бумаг в финансово-расчетный отдел, осуществляется их проверка. В частности, контролируется:
- Форма документа. Уполномоченный служащий проверяет правильность и полноту заполнения, наличие обязательных реквизитов.
- Арифметическая верность произведенных подсчетов.
- Содержание. В документах должны отсутствовать внутренние противоречия, четко просматриваться связь определенных показателей.
Регистры
После того как первичные учетные документы приняты, сведения из них заносятся в специальные листы. При этом на бланках ставятся отметки, исключающие повторное их использование. К примеру, ставится дата. Учетным регистром называют специальные листы для внесения и систематизации информации. Их ведут в особых журналах или книгах, на отдельных карточках и страницах, в виде машинограмм, которые получают с помощью ЭВМ. Регистры могут быть в форме магнитных лент, дискет, дисков и прочих накопителей. Фиксирование хозяйственных операций осуществляется в хронологической последовательности. Все действия группируются на соответствующих бухгалтерских счетах. 
Виды регистров
Классификация проводится по различным признакам. Так, по внешнему виду регистры делятся на:
- Книги (главная, кассовая).
- Карточки (по учету материалов, основных средств и пр.).
- Журналы с разграфленными или нелинованными листами.
В зависимости от типа записей, которые производятся, регистры могут быть:
- Систематическими (главная книга по счетам).
- Хронологическими (регистрационные журналы).
- Комбинированными (ордера).
По уровню детализации сведений различают регистры:
- Комбинированные (журнал-ордер).
- Синтетические (главная книга по счетам).
- Аналитические (карточки).
Важный момент
Сведения, которые вносятся в первичные учетные документы, должны фиксироваться средствами, обеспечивающими их сохранность на протяжении времени, установленного для хранения их в архивном отделе. Информация может содержаться на электронных или бумажных носителях. В первом случае предприятие за свой счет обязано изготавливать копии документов на бумаге. Это необходимо для предоставления информации другим участникам хозяйственных операций, уполномоченным надзорным органам, прокуратуре и суду. 
Хранение бумаг
Перед сдачей документов в архив они группируются в хронологическом порядке, затем комплектуются и переплетаются. Все бумаги подшиваются в специальные папки. При сдаче документации в архив заполняется соответствующая справка. В процессе хранения регистров должна быть обеспечена их защита от несанкционированного внесения корректировок. Сведения, которые содержатся в бумагах, относятся к коммерческой тайне компании. Лица, обладающие доступом к такой документации, не имеют права разглашать информацию. За нарушение коммерческой тайны виновные несут ответственность по законодательству РФ. Срок хранения первичной документации, в соответствии со ст. 17 ФЗ "О бухучете", устанавливается по правилам, действующим на предприятии. При этом период не должен быть меньше 5-ти лет.
Корректировки
При наличии ошибки в листах последняя должна быть исправлена. Корректировка в этом случае сопровождается обоснованием и удостоверяется подписью ответственного сотрудника с указанием даты. Не допускаются исправления в банковские и кассовые бумаги. В остальные бланки корректировки вносятся исключительно по согласованию с прочими участниками хозяйственных операций. Это подтверждается подписями тех же служащих, которые удостоверяли документы. При этом указывается дата внесения корректировок. Реквизит, который будет исправляться, должен быть зачеркнут. Линия должна быть тонкой, но четкой, чтобы можно было увидеть первоначальное значение. От руки рядом ставится пометка "Исправленному верить". Корректировка заверяется подписью служащего, внесшего ее, с указанием его фамилии и инициалов. 
Восстановление бумаг
В законодательстве о ведении бухучета отсутствуют четкие правила, которыми регламентируется порядок повторного составления документации при ее утрате. В некоторых других отраслевых нормативных актах также определяются только периоды хранения бумаг. В связи с тем, что в законодательстве не установлено, что именно необходимо делать компании при утрате по независящим от нее причинам первичных документов, в письме УМНС даны следующие рекомендации:
- Назначить распоряжением комиссию, уполномоченную на проведение внутреннего расследования причин гибели, пропажи бумаг. При необходимости в ее состав следует пригласить представителей государственного пожнадзора, следственных органов и охраны.
- Предпринять допустимые законом меры по восстановлению тех документов, которые подлежат обновлению и хранению на протяжении установленных сроков. К примеру, копии выписок по движению по счетам денежных средств можно получить в обслуживающих банковских компаниях, у контрагентов можно запросить накладные, акты, договоры и так далее.
Однако далеко не всегда у предприятия есть возможность попросить дубликаты всех потерянных документов. Так, к примеру, это может случиться при наличии большого количества контрагентов, вследствие отсутствия покупателей или поставщиков по известным ранее адресам или из-за утери контактной информации. Таким образом, существуют довольно объективные обстоятельства, которые могут создать определенные препятствия при восстановлении документации. При этом у многих руководителей возникает логичный вопрос - следует ли ставить в известность налоговый орган о случившемся? Как считают некоторые специалисты, извещать инспекцию необязательно. В любом случае это не избавит от вероятной ответственности. За отсутствие первичной документации в законодательстве предусмотрен штраф. Это наказание установлено, в частности, в ст. 120 НК. 
Возможное решение проблемы
Налогоплательщик, который по тем или иным причинам потерял первичную документацию, может поступить одним из следующих образов:
- Восстановить по возможности (хотя бы частично) бумаги.
- Внести исправительные записи по расходам, не подтвержденным документально, и отразить корректировки в уточненной декларации о налоге на прибыль за период. Затраты, не удостоверенные бумагами, не признаются в налоговой отчетности в качестве издержек.
- Позволить представителям налоговой службы при осуществлении ими проверки установить суммы, которые подлежат уплате в бюджет. Это производится на основании данных, которыми располагает предприниматель, а также сведений о других аналогичных предприятиях. Данная возможность предусматривается в ст. 31, п. 1, пп.7 НК.
Изъятие бумаг
Данная процедура может осуществляться только уполномоченными на это инстанциями. К ним, в частности, относят органы предварительного следствия, дознания, прокуратуры, налоговые инспекции, суды, ОВД. Изъятие первичной документации производится на основании постановлений указанных инстанций, принятым в рамках законодательства. В письме Минфина № 16/176 утверждена инструкция, в соответствии с которой проводится данная процедура. Изъятие документации осуществляется в случае сокрытия или занижения налогоплательщиком дохода или других объектов, подлежащих обложению. В качестве нарушителя может выступать как предприятие, так и должностное лицо и гражданин. Главному бухгалтеру или другому ответственному служащему компании разрешается с согласия и в присутствии представителей инстанций, производящих изъятие, снять копии с первичных документов с указанием даты проведения данной процедуры.