Командировка – для некоторых слово страшное, а для других – настоящий праздник жизни. Термин предполагает выполнение рабочих функций вне привычного места. Работодатель, планирующий отправить сотрудника в командировку, должен учитывать, что можно это сделать лишь применительно к официально состоящему в штате человеку. Обязательное условие – заключение трудового договора. В договоренности должно быть прописано, что возможны командировки. А вот если работа официально имеет разъездной характер, тогда каждую отдельную поездку назвать командировкой нельзя. Устанавливает нормы командировочных расходов Минфин.
Командировка: кого и как?
В командировку можно отправить в том числе и сотрудника, работающего на удаленной основе, того, чье рабочее место – на дому. Главное – чтобы человек числился в штате организации, что дает ему точно такие же права, как и тем, кто трудится на территории работодателя. Нормы возмещения командировочных расходов для совместителя – это его средняя заработная плата в фирме, от которой человек отправился в поездку.
В некоторых случаях человек направляется в командировку сразу по двум рабочим местам – основному и совместительству. В такой ситуации работодатели должны согласовать оплату командировочных. Норма расходов предполагает учет обоих рабочих мест разом – то есть одна фирма берет на себя уплату некоторой части расходов, в то время как на другую ложится обязанность выплатить остаток.
Нормативы: это важно
Нормы командировочных расходов в России регламентированы Трудовым кодексом. Этому посвящены статьи 167-я и 168-я. Соблюдать ТК в равной степени обязаны и государственные организации, и частные компании. Требования закона распространяются на все формы предпринимательства, собственности. Бухгалтерия должна рассчитывать и контролировать норму суточных командировочных расходов, учитывая общепринятые правила.
Расходы имеют несколько статей. Сюда относят суточные, транспортные расходы и связанные с проживанием.
Суточные расходы
Командировочные расходы в пределах норм предполагают выделение на каждый день не более 700 руб. На эту сумму налоги не начисляются. Можно ли получить от компании больше денег? Установить командировочные расходы сверх нормы можно локальным нормативным актом, действующим внутри организации. Это даст доступ к большим суммам, но бухгалтерия будет вынуждена начислять и взымать налоги с величины, превышающей 700 руб.
Не менее важная статья расходов – это траты на транспорт. Они предполагают учет стоимости билетов на все виды транспорта, использованные во время командировки работником. В расчет берут как дорогу к месту работы, так и возвращение обратно. Для этой категории нет нормы командировочных расходов, равно как нет и ограничений на вид используемого транспорта. Обязательно наличие проездного билета. На его основании начисляются деньги.
Важные особенности
В некоторых случаях в командировку необходимо отправиться из аэропорта, порта или вокзала, находящегося в удалении от рабочего места. Если получается именно так, расходы на дорогу до этой точки также включаются в нормы командировочных расходов.
Заключенный на предприятии коллективный договор (если таковой имеется) может содержать правила по возмещении других транспортных расходов. Например, если работник использует не общественный транспорт, а частный извоз – такси, аренда автомобиля, то возмещение потраченных на это денег возможно согласно выпущенному в 2011 письму Минфину.
Живем за счет фирмы: можно ли?
По закону нормы командировочных расходов за границу и по России учитывают компенсацию расходов на проживание. Суммы зависят от категории жилья. Возможны различные методы оплаты. Допускается бронирование, которое учитывается при расчете налогооблагаемой базы.
Не влияют на базу для начисления налогов дополнительные услуги, если таковые были запрошены отправившимся в командировку работником. Например, сотрудник может заказать себе специальную одежду, посещать тренажерный зал и сауну, но фирма за это платить не должна. При найме жилья для работника нормы расходов командировочных – сумма по договору аренды. Расходы записываются в категорию «прочие».
Отчетность и командировка
Та как установлены нормы расходов командировочных, при направлении человека в деловую поездку фирма выделяет определённые средства. Компания обязана обеспечить работника деньгами, а что именно он сделает с ними – это его личное дело. То есть деньги, которые организация направляет на командировку, можно сэкономить и использовать с пользой для себя. Суточные рассчитываются, исходя из числа дней, проведенных в поездке. Они включают в себя деньги, предназначенные для аренды места для ночевки, сюда включаются дни отдыха.
Как правило, не приходится рассчитывать на суточные, есть необходимо выполнить рабочее задание в том городе, где сотрудник предприятия постоянно проживает. Впрочем, нормы расходов командировочных не включают и те деньги, которые тратит сотрудник, направленный в поездку в ближайший населенный пункт – так как по умолчанию считается, что он может вернуться домой. В частной организации руководитель имеет право определить нормы расходов командировочных, издав внутренний приказ. В нем прописывают, на что могут рассчитывать рабочие, ведущие специалисты и другие штатные единицы. Можно группировать некоторых лиц по какому-либо признаку.
Деньги: платить работникам?
Если были установлены нормы расходов командировочных, значит, заплатить направленным в рабочую поездку сотрудникам рано или поздно придется. Расходы, понесенные работниками при исполнении производственных заданий в разных местах, возмещаются, когда те предоставляют отчетные документы. Бумаги должны подтверждать все расходы, на возмещение которых претендует человек.
Если некий работник не может вовремя предоставить документы для возмещения ему затраченных денег, если нет договоров, чеков, тогда рассчитывать на возврат денег можно только по нормативам второй части 168-й статьи ТК, а также письма Минфина, упомянутого выше. Базовая ставка для расчета – 700 рублей за одну ночь поездки. Возможна и такая ситуация, что работник понес расходы сверх принятых в компании нормативов. По ним допускается возврат денег только в случае, если это регулируется локальными нормативными актами внутри организации. Также дополнительное регулирование возможно через коллективные договоры.
Как платить? Особенности расчета
Когда речь идет о возврате сотруднику организации средств, потраченных им в командировке, нужно учитывать разные способы платежей. Например, работник мог рассчитываться наличными или банковской карточкой. При наличной оплате придется предоставить в бухгалтерию по месту работы чек из гостиницы или договор, заключенный при заселении, а также акт по специальной форме. Если оплата производилась картой, прибыв на рабочее место, в бухгалтерию подают фискальный, гостиничный чеки.
Важно при этом следить за совпадением дат. На всех документах, подтверждающих оплату во время поездки, должны быть числа, совпадающие с датами командировки. Все перемещения, прибытие, убытие с места прописаны в приказе о направлении в командировку. Чеки должны согласовываться с этим внутренним документом. Без взимания налогов возврат средств бухгалтерией при командировке возвращается за потраченное на связь и багаж. Если был предпринят перелет, то сервисный сбор аэропорта придется вернуть работнику, равно как и стоимость транспорта до места отправления в командировку.
Больше или меньше?
Закон гласит, что отправляющий в командировку человек может рассчитывать не менее чем на 700 рублей за каждый день, проведенный вдали от дома. Больше денег может получить тот, кто работает в щедрой фирме. Если руководитель подписал приказ об установлении другой суммы, превышающей эту минимальную границу – отлично, удастся получить более приятное возмещение.
Величина суточных влияет на НДФЛ. Кроме того, внутренние локальные документы могут регламентировать транспортные расходы – можно вписать дополнительные. Как правило, стараются все это оформить так, чтобы минимизировать сумму, с которой нужно удерживать налоги. В то же время фирма должна вести бухгалтерский учет корректно, в противном случае простая командировка при налоговой проверке может обернуться большой проблемой.
Временные и финансовые рамки: соблюдать обязательно
Когда сотрудник возвращается из командировки, он должен в течение трех рабочих дней написать отчет по совершенному путешествию. На основании этого документа бухгалтерия рассчитает, как много денег еще нужно заплатить. Как правило, еще до командировки выдают небольшую сумму авансом, при окончательном расчете вычитают эту величину. Бухгалтерия рассчитывает и перечисляет налоги на прибыль, а также уплачивает социальную страховку.
Когда работник приезжает из рабочей поездки, утверждают табель, в котором прописано, как много часов было отработано. Все дни, проведенные в отъезде, обозначают «К» либо «06». Часы ставить не требуется. Возможна ситуация, когда поездка захватила выходной день, то есть работник не имел возможности потратить положенное по закону время по собственному усмотрению. Если так произошло, день помечают кодом «03» либо символикой РВ. Оплата производится с учетом требований 153-ей статьи ТК – в два раза больше, нежели за простой рабочий день. Впрочем, можно заплатить и как простой рабочий день, но тогда придется предоставить работнику дополнительный выходной.
Командировка: выходные, болезни и прочие проблемы
Бывает так, что в свой выходной день направленный в командировку человек был в пути – ехал на место либо возвращался оттуда обратно. Эти дни по закону классифицируются рабочими, маркируются, как указано выше, «03» либо «РВ». Работодатель должен предварительно обсудить с работником особенности его выхода в выходные дни. В некоторых случаях представитель управления предприятия может посчитать ненужным выходить в те дни, когда у сотрудника должен быть законный выходной, то есть откажется оплачивать это так, как того ожидает командированный.
Следует понимать, что при рабочей поездке сотрудник может получить травму или заболеть. В любом из этих случаев ситуация развивается в соответствии с действующими нормативами Трудового кодекса. За работником сохраняются все права и привилегии, ему причитающиеся.
Нормативы и ограничения
Важно следить за тем, чтобы нормативы, указанные в локальных актах, и реальные расходы работника были согласованы. Также важно регламентировать внутренними документами, насколько велики могут быть траты на жилье. Затраты на проезд – это не только расходы непосредственно на транспорт. В эту же главу вписывают траты, связанные с оформлением страховки для поездки и стоимость оформления выездных документов. В некоторых случаях приходится уплачивать специальные сборы (например, в аэропорту), платежи. Все их также записывают в категорию транспортных.
Командировка заграницу: что и как?
Если работника нужно отправить заграницу, тогда командировочные для него следует рассчитывать по специальной схеме, несколько отличной от рабочих поездок внутри родной страны. Лимит, учитываемый при расчете НДФЛ – 2500 рублей. Сумма выдается в валюте страны, в которую работник направляется в рабочую поездку. Аванс также начисляют в той валюте, которая в ходу в стране назначения. Рассчитывают авансовый платеж, учитывая, как много дней предполагается пробыть в командировке. Если часть пути проходит по российской территории, за этот период аванс начисляют рублями, но за все дни с момента пересечения границы нужно заплатить валютой, которая в ходу там. Работает схема и в обратном направлении – расчет за командировку в рублях осуществляется за все дни с момента пересечения границы в сторону дома и до момента прибытия домой.
Возможна такая командировка, когда заграницей человек проводит всего лишь сутки. В этом случае командировочные начисляют в иностранной валюте наполовину. Если страна назначения – одно из государств СНГ, тогда не нужно даже ставить пометку, подтверждающую факт перехода границы.
Командировка: головная боль бухгалтерии
Командировка рассчитывается при учете нормативов упрощенной системы налогообложения. Некоторое время назад на государственном уровне отменили служебные задания, в равной степени ушли в прошлое командировочные удостоверения. Впрочем, это не отменило самих командировок, лишь упростило их документальное сопровождение. О том, что обложение налогами расходов, связанных с рабочими поездками, не предусмотрено, если соблюдены нормативы, гласит третий пункт 217-й статьи НК.
Если командировка была организована с использованием личной машины работника, это еще не значит, что она была за его счет. Достаточно просто составить служебную записку с указанием точных дат, километража, направления, номера приказа о направлении в командировку. Этого достаточно, чтобы бухгалтерия произвела начисление. Важно учитывать, что фирма обязана возместить все расходы на проезд и проживание, и руководствоваться этим правилом.