Каждая современная компания, которой требуется расширить сферу своей деятельности, имеет право в РФ открывать разные обособленные подразделения, представленные представительствами или филиалами. Им присваивается определенный индивидуальный адрес. Они наделяются конкретным правовым статусом, указанным в названии. Предоставляются им разные права и обязанности, перечисленные в ст. 55 ГК. Но при этом владельцы организации должны хорошо разобраться в том, как выполняется регистрация обособленных подразделений. Процедура предполагает передачу многочисленных документов в ФНС и другие государственные фонды и организации.
Понятие подразделения
Оно представлено представительством или филиалом основной компании, которой требуется расширить территориально сферу своей деятельности. Чтобы открыть такое подразделение, должны соблюдаться условия:
- филиал должен быть территориально отдален от основной компании;
- имеется возможность оснастить рабочие места необходимым оборудованием для выполнения должностных обязанностей специалистами.
Регистрация обособленного подразделения не предполагает открытия новой самостоятельной фирмы, поэтому ему не присваивается статус юрлица. Не обладает такой филиал какой-либо правовой самостоятельностью. Все цели, нюансы и задачи работы разрабатываются исключительно головной организацией. Сама фирма занимается ведением бухучета и налогового учета за все представительства.
Законодательное регулирование
Процесс открытия разных подразделений жестко регулируется разными законодательными актами. К ним относятся:
- ст. 11 НК содержит основные определения такой производственной структуры, а также описывает признаки, которые должны у нее иметься;
- ст. 19 НК говорит о том, что филиалы любой организации должны уплачивать налоги на основании результатов своей деятельности;
- ст. 288 НК указывает, что работа должна производиться по адресу регистрации;
- ст. 23 и ст. 53 НК описывают правила регистрации подразделения, а также приводится ответственность, применяемая к руководству компании при выявлении серьезных нарушений;
- ст. 55 ГК определяет, чем отличается филиал от представительства;
- ФЗ №129 содержит сведения о том, как правильно компании должны производить регистрацию своих подразделений, а также перечисляются государственные организации, которые должны уведомляться об этом.
При нарушении любого вышеуказанного законодательного акта компания будет привлекаться к ответственности.
Что нужно знать?
Руководители, принимающие решение о необходимости открытия подразделения, должны хорошо разбираться в том, как выполнить данный процесс. Ориентироваться надо на ст. 11 НК, где указываются все основные требования к такому филиалу.
Оптимальное функционирование допускается при учете требований:
- в учредительные документы компании должны вноситься сведения о регистрации обособленных подразделений;
- владельцы предприятия обязаны утверждать специальное Положение, содержащее информацию о нюансах функционирования представительства;
- назначается руководитель подразделения, на которого оформляется доверенность, позволяющая ему выполнять разные действия, связанные с управлением филиалом;
- выпускается руководством фирмы особая внутренняя документация, основным назначением которой выступает определение правил, функций и особенностей функционирования каждого подразделения.
При открытии подразделения руководство фирмы самостоятельно решает, будет ли сформирован филиал или представительство. Филиал располагается по собственному индивидуальному адресу. Он выполняет все функции основного предприятия, а также представляет его по ст. 55 ГК. Представительство отличается обособленностью территориально от головной компании. Основным его назначением выступает представление и защита интересов организации.
Зачем открываются дополнительные подразделения?
Необходимость в этом процессе может быть обусловлена разными причинами. Наиболее часто регистрация обособленных подразделений требуется в таких ситуациях:
- компания планирует расширить территориально сферу деятельности, поэтому требуется охватить как можно больше людей, входящих в ее целевую аудиторию;
- ведется агрессивная политика фирмы, поэтому нужно охватить территориально полностью конкретный регион;
- выбираются регионы, где наиболее выгодно осуществлять деятельность в конкретном направлении;
- необходимо удовлетворять спрос клиентов, проживающих в других городах;
- повсеместное продвижение бренда в разных городах России;
- уменьшение риска банкротства, так как можно перемещать производственные мощности в разных городах, и если одно из подразделений будет убыточным, оно в кризисное время может поддерживаться за счет средств, поступающих из других регионов.
Процесс регистрации любого представительства должен выполняться только с учетом основных положений законодательства. Если присваивается производственной структуре индивидуальный адрес, а при этом планируется работа в течение месяца или большего периода времени, то непременно необходима регистрация в налоговой обособленного подразделения. Данное требование содержится в ст. 23 НК.
Процесс регистрации
Первоначально руководство фирмы должно принимать соответствующее решение, на основании которого требуется открыть филиал или представительство. Пошаговая инструкция регистрации обособленного подразделения предполагает выполнение последовательных этапов. Каждый из них является важным, поэтому фиксируется официальными документами. К этим этапам относятся:
- формируется собрание учредителей предприятия, на нем рассматривается необходимость открытия подразделения;
- принимается соответствующее решение, оформляемое протоколом собрания;
- выпускается приказ;
- выбирается форма регистрации обособленного подразделения, так как оно может быть филиалом или представительством предприятия;
- определяется оптимальное место для работы, которое оборудуется всеми необходимыми средствами, чтобы работники справлялись со своими основными обязанностями;
- в течение 30 дней после начала работы подразделения требуется передать в ФНС уведомление, для чего используется стандартная форма С-09-3-1, причем выбирается для этого отделение налоговой по месту расположения филиала;
- далее требуется поставить на учет подразделение в ФСС и ПФ, но это требуется, если у филиала имеется собственный счет в банке, он составляет собственный баланс, а также есть наемные работники, за которых требуется перечислять средства в фонды;
- если уже во время работы структурной единицы меняется наименование подразделения или его адрес, то об этом надо также уведомлять ФНС.
Процесс не считается слишком сложным, если в нем хорошо разобраться. Непременно требуется регистрация в налоговой обособленного подразделения. Если это не будет выполнено своевременно, то компания будет привлечена к административной ответственности.
Какие нужны документы?
Перед непосредственным процессом регистрации руководство фирмы должно озаботиться подготовкой определенной документации.
Документы для регистрации обособленного подразделения в ФНС:
- паспорт представителя предприятия, который должен быть одним из владельцев компании;
- если занимается процессом доверенное лицо, то у него должна иметься доверенность, заверенная нотариально;
- приказ об организации подразделения;
- св-во о постановке предприятия на учет в ФНС;
- заявление на регистрацию филиала.
Все эти документы следует подавать в ФНС. Если требуется обращаться в ПФ, то передается документация:
- св-во о постановке самой фирмы на учет в ПФ;
- копия приказа о создании подразделения, причем она должна быть нотариально заверенной;
- заявление, для формирования которого потребуется специальная форма, выпускаемая ПФ.
На основании этих документов получает представитель фирмы уведомление о постановке на учет филиала.
Регистрация в ФСС обособленного подразделения предполагает подготовку документации:
- приказ об открытии представительства;
- учредительные бумаги фирмы;
- уведомление из ПФ о регистрации подразделения;
- св-во о постановке фирмы на учет в ФСС.
На основании этой документации работники учреждения выдают специальное извещение, подтверждающее, что филиал приобрел статус страхователя.
Сроки регистрации
Процедура по длительности зависит от того, как правильно выполняются последовательные этапы. Срок регистрации обособленного подразделения стандартно не превышает одного месяца. Начать процедуру надо в течение 30 дней с того момента, как фактически начинает функционировать представительство.
Нюансы обращения в ФНС
При открытии филиала непременно требуется известить об этом работников ФНС. Такая процедура называется регистрацией в ИФНС обособленного подразделения. Выполняется процесс уже после того, как создано представительство, а также уже могут быть внесены изменения в учредительные документы организации. Для передачи уведомления можно пользоваться разными способами:
- непосредственное посещение отделения налоговой службы одним из учредителей или доверенным лицом;
- отправка документа заказным письмом, причем дополнительно требуется опись вложения;
- использование портала "Госуслуг" или сайта ФНС, с помощью которых в электронном виде отправляется уведомление.
Порядок регистрации обособленного подразделения предполагает, что в течение 5 дней после передачи документов работникам ФНС получает компания уведомление о постановке на учет филиала. В этом документе прописывается КПП структурного подразделения. Он должен использоваться при составлении разных документов. Если заявление о регистрации обособленного подразделения не будет передано в ФНС в установленные сроки, то это выступает основанием, чтобы привлечь руководство фирмы к ответственности.
Нюансы уведомления ФСС
Обращаться в этот государственный фонд следует уже после того, как будет получено уведомление от ФНС. Регистрация в ФСС обособленного подразделения – это простой процесс, который требуется при условиях:
- представительство обладает собственным отдельным балансом;
- его работники ведут самостоятельно бухучет, что непременно прописывается в учетной документации компании;
- начисляется зарплата всем работникам филиала, а также им выплачиваются разнообразные премии или иные платежи;
- имеется отдельный расчетный счет.
Для проведения регистрации требуется подать в ФСС соответствующее заявление и другие документы от компании. Нередко требуется получить предварительно справку из банка, где открыт расчетный счет, чтобы предоставить реквизиты данного счета. Документация может передаваться при личном посещении учреждения, через электронные каналы связи или с помощью отправки их почтой.
Нюансы регистрации в ПФ
Подготавливается стандартный пакет документов, передаваемый работникам ПФ. Порядок регистрации обособленного подразделения в ПФ предполагает, что в течение 5 дней после передачи документации будет получено уведомление. Оно говорит о том, что представительство было поставлено на учет в этом фонде. Получено будет два экземпляра, так как один должен находиться в головной компании, а другой передается работникам филиала.
Как зарегистрировать кассу?
На основании ФЗ №54 вся кассовая техника, используемая компаниями или их филиалами, должна быть зарегистрирована в ФНС. Регистрация кассы обособленного подразделения может выполняться двумя способами:
- подача заявления в бумажном виде на регистрацию в отделение ФНС по месту нахождения филиала, после чего выдается карточка на онлайн-кассу;
- подача заявки онлайн на официальном сайте ФНС.
В заявлении указывается название подразделения, его ИНН, адрес и место монтажа онлайн-кассы, название техники, ее заводской номер и сведения о характере расчетов. С февраля 2017 года требуется устанавливать и регистрировать только онлайн-кассы, поэтому старые ККТ не применяются.
Ответственность за нарушения
Все владельцы компаний, желающие расширить сферу своей работы, должны знать, как правильно открываются филиалы. Регистрация обособленного подразделения организации должна выполняться в течение 30 дней после фактического начала работы данной структурной единицы.
Если нарушаются требования, то назначаются разные меры наказания для владельцев бизнеса:
- подача уведомления в ФНС об открытии подразделения с опозданием – штраф в размере 10 тыс. руб.;
- работа филиала без уведомления ФНС, ПФ и ФСС – 10 % от полученных в процессе деятельности доходов, но штраф не может быть меньше 40 тыс. руб.;
- несвоевременная подача уведомлений в ПФ или ФСС – от 5 до 10 тыс. руб.
Дополнительно выявляется виновник, после чего должностное лицо в индивидуальном порядке привлекается к административной ответственности, поэтому ним перечисляется штраф в размере от 2 до 3 тыс. руб.
Нюансы открытия подразделения
При правильном открытии и регистрации филиала или представительства учитываются некоторые особенности функционирования, к которым относятся:
- взносы за страхование сотрудников подразделения вносятся по месту нахождения головной организации;
- НДФЛ уплачивается за работников по месту нахождения структурной единицы;
- подразделение считается созданным в тот день, когда ему присваивается адрес, а также имеется хотя бы один сотрудник, поэтому первый день выхода человека на работу представлен днем формирования филиала;
- ИП не могут открывать подразделения, так как не являются юрлицами;
- любая такая структурная единица должна регистрироваться независимо от направления и специфики работы.
Если нарушаются вышеуказанные требования, то это приводит к тому, что фирма привлекается к ответственности. Поэтому целесообразно выполнять процесс создания подразделения при полном контроле со стороны опытного бухгалтера, трудоустроенного в компании. В этом случае можно избежать многочисленных ошибок и отрицательных последствий нарушения законодательства.
Заключение
Таким образом, при открытии любого обособленного подразделения компании должны хорошо разобраться в правилах и процедуре его регистрации. Для этого учитывается, что уведомление должно отправляться не только в ФНС, но и в ФСС и ПФ. Важно разобраться, в какие сроки отправляется документ, какие к нему прикладываются другие бумаги, а также каковы последствия нарушений законодательства. При правильном процессе регистрации филиал может работать официально, представляя и защищая интересы предприятия. При этом у него будет иметься свой адрес и КПП.