В наше время делопроизводство (документооборот) постепенно переходит из бумажной формы в цифровую. В связи с этим каждый современный образованный человек должен иметь представление о понятии "электронный документ" и особенностях его применения. Давайте же рассмотрим это явление более подробно, а также узнаем, что такое ЭЦП.
Что называется документом
Прежде чем рассмотреть понятие и структуру "электронного документа", стоит вспомнить о его бумажном предшественнике.
В широком значении так именуется объект материального мира, в котором в зафиксированном виде содержится информация.
В более узком смысле документом именуется удостоверяющий значимые факты носитель информации, представленный в различных формах (текст, изображение, звуко- или видеозапись, а также их сочетания). Он предназначен для хранения и передачи данных во времени и пространстве.
Каждый документ имеет определенные реквизиты, с помощью которых его можно идентифицировать.
Если подобный носитель содержит ложные сведения или при его создании были нарушены установленные законодательные нормы, он именуется фальшивым (поддельным) и не имеет юридической силы.
Совокупность носителей достоверной информации именуется документацией. Она формируется на основе их концентрированности на конкретном вопросе, явлении, процессе, человеке, учреждении и т. п. Сам же процесс создания/оформления таких носителей называется документирование. Занимаясь им, следует обязательно учитывать нормы действующего законодательства, а также соблюдать общегосударственные правила составления. Также не стоит забывать о компетенции составителя. Так, директор школы имеет право визировать аттестат зрелости, но он не может подписывать диплом вуза. Точнее может, но подобный документ не будет иметь юридической силы.
Еще одним важным понятием в данной теме является "делопроизводство". Это совокупность работ по документированию управленческой деятельности объекта и по организации в нем движения вышеупомянутых носителей информации.
В разные исторические периоды этот процесс производился на разных материалах. Это были глиняные таблички, камень, папирус, кожа, дерево, береста и т. п. Постепенно все они были вытеснены бумагой.
По типу материала-носителя сегодня выделяются:
- традиционное делопроизводство (бумага);
- смешанное (бумага + электронно-вычислительные приборы);
- электронное (цифровое).
В зависимости от своего содержания и цели, документы могут выполнять ряд функций:
- Правовую.
- Управленческую.
- Социальную.
- Культурную.
- Историческую.
- Информационную.
- Коммуникативную.
Развитие понятия "электронный документ"
С момента изобретения компьютеров человечество стало искать способ перехода на безбумажную документацию. В СССР уже в семидесятых годах ХХ века стали задумываться о создании подобной модели делопроизводства. Правда, на тот момент понятия "электронный документ" (ЭД) еще не существовало. Вместо него применялось название "машиночитаемый носитель".
К средине восьмидесятых подобная технология еще не была полноценно доработана. Но в то время в законодательстве уже было прописано содержание понятия "электронный документ". Правда, тогда он еще именовался "машиночитаемый". В ГОСТе 1984 г. так звался документ, пригодный для автоматического считывания содержащихся в нем данных.
С началом повсеместной компьютеризации в девяностых и двухтысячных данное понятие постепенно приобрело нынешнее значение.
Какой документ именуется "электронным" сегодня
Современное понятие "электронный документ" имеет несколько способов трактовки, которые отражены в законодательной базе. Однако все они близки в своем понимании сути данного явления и требуют от него наличия таких составляющих:
- цифровая форма записи;
- хранение данных на электронном носителе с возможностью считывания и понимания человеком.
На основе этого можно составить общее определение рассматриваемого понятия.
Электронным именуется такой документ, информация которого (в том числе реквизиты) зафиксирована в виде цифровых данных. Например, в качестве набора символов, звуков, изображений или их сочетаний.
ЭД может быть создан, сохранен, передан и трансформирован при помощи цифровых средств в визуальную форму, понятную человеку.
Преимущество такого документа
Как и бумажный его сородич, ЭД выполняет тот же набор функций. Однако у него есть ряд свойств, которые делают его более перспективным носителем данных:
- Информация, записанная в электронном виде, легко и быстро редактируется.
- Такие документы теоретически можно хранить вечно.
- Технология ЭД упрощает, ускоряет и удешевляет процесс делопроизводства.
- Такие документы можно подписывать и пересылать удаленно, не тратя время на личные встречи.
- Можно быстро получить необходимое количество экземпляров ЭД. При этом все они будут иметь юридическую силу.
Свойства ЭД. Метаданные
Понятие "электронный документ" характеризуется тремя свойствами:
- Содержание - это его текстовые, графические или звуковые составляющие.
- Контекст - это информация о связи документированных данных с другими ЭД, физическими или юридическими особами.
- Структура электронного документа бывает внутренней и внешней. В первом случае речь идет непосредственно о самом содержании ЭД. Во втором - о среде, в которой он существует (носитель информации, формат самого файла и т.п.)
Понятие "электронный документ" определяется своими метаданными. Так называется информация о всех свойствах ЭД, а также о его социальной определенности.
Метаданные являются неотъемлемой составляющей процесса сохранения любого электронного документа. Они содержат элементы юридических, деловых, организационных и процедурных доказательств целостности ЭД, а также его аутентичности.
Реквизиты ЭД
Еще один важный аспект понятия "электронный документ" - реквизиты. Это своеобразный аналог техпаспорта, в котором содержится вся информация о создании ЭД.
К ним относятся:
- Название электронного документа.
- Дата и место составления, а также всех редакций (если таковы были).
- Данные о составителе или составителях ЭД.
- Информация об уровне безопасности документа.
- Данные, которые позволят определить подлинность, аутентичность и достоверность электронно-цифровой подписи ЭД.
- Данные о программах, необходимых для открытия данного документа. Речь идет о его формате. На отечественных просторах сегодня процветает компьютерное пиратство. В связи с этим большинство пользователей ПК применяют нелицензионное ПО и даже не всегда подозревают, что любимые всеми .doc, .xls и .ppt поддерживаются платными программами Microsoft Office. Так что в нормальных условиях за использование их нужно платить, а не скачивать взломанные версии. Именно поэтому самым используемым, универсальным, а главное, бесплатным форматом ЭД сегодня во всем мире является .odt. Его популярность даже заставила Microsoft встроить в свое ПО возможность читать его. Среди главных достоинств данного формата - совмещение в нем возможностей таких программ, как Word, Excel, PowerPoint.
- Электронно-цифровая подпись.
ЭЦП
Как уже было сказано выше, одна из важнейших составляющих понятия "электронный документ" - реквизиты. В особенности digital signature, что в переводе с английского означает "электронно-цифровая подпись".
Так именуется способ визирования ЭД, который получают в результате криптографического преобразования набора электронных данных. Такая подпись позволяет идентифицировать того, кто ее поставил, а также подтвердить целостность всего документа.
Согласно действующему законодательству, в большинстве современных стран ЭЦП приравнивается к "мокрой" подписи, поставленной на бумаге.
Важно отметить неразрывную связь понятия "электронный документ" и электронно-цифровой подписи. Ведь именно наличие второй и придает первому юридическую силу.
Каждая ЭЦП имеет личный сертифицированный ключ, который представляет собою уникальную последовательность цифр размером в 264 бита. Чтобы оформить его, необходимо обратиться в специализированную фирму, коих сегодня довольно много. Стоит помнить, что электронно-цифровая подпись имеет определенный срок годности, а также разные уровни безопасности.
При оформлении ЭЦП на флешку ее заказчика записывают тот самый индивидуальный ключ. Работает он только в паре с открытым ключом - еще одной программой, применяемой вторыми и третьими лицами для удостоверения подлинности электронно-цифровой подписи в полученных документах.
Данные находятся в цифровом сертификате, который содержит информацию о собственнике, его регистрационный номер (не путать с личным ключом) и срок действия ЭЦП.
С помощью электронно-цифровой подписи можно удаленно подавать документы в вузы (иногда даже иностранные), осуществлять банковские сделки, оплачивать налоги и некоторые услуги государственных органов муниципальных организаций.
Однако существует ряд случаев, когда электронный документ и подпись на нем не считаются правомерными. Например, получение свидетельства о праве на наследство или оформление миграционной документации.
Виды электронных документов
На данный момент существует далеко не одна классификация ЭД. Однако чаще всего такие документы делятся на виды по следующим категориям:
- Тип содержимого: текстовые, графические, звуковые, анимационные и мультимедийные ЭД.
- Степень доступности: открытые и скрытые. Документы первого вида не содержат ничего тайного, из-за чего находятся в открытом доступе и могут быть прочитаны каждым желающим. Это технические данные приборов или состав продуктов, лицензионные договоры, прайсы и т. п. Скрытые ЭД могут быть прочитаны только определенным узким кругом лиц. Обычно в них содержится информация, представляющая коммерческую или даже государственную тайну. Это может быть карта расположения секретных военных частей, чертежи запатентованного прибора или состав препарата, данные о банковском счете физического или юридического лица и т. п.
- Наличие/отсутствие электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Именно от этого зависит правомерность/неправомерность документа.
- Отношение к определенной отрасли. Выделяются общепринятые электронные документы (форма и содержание одинаковы для всех сфер применения) и узкопрофилированные.
Признаки ЭД
Рассмотрев понятие и виды электронного документа, стоит уделить внимание его отличительным признакам. Именно они выделяют ЭД среди прочих объектов материального мира.
- Семантика содержания. Любой документ такого типа обязательно имеет смысл, а не является случайным набором картинок, звуков или символов.
- Стабильная материальная форма.
- Завершенность и целостность.
- Нацеленность на применение для социальной коммуникации.
Правовой аспект
Рассмотрев свойства, реквизиты, признаки, понятие электронного документа, структуру, а также его виды, стоит более внимательно изучить правовую сторону данного вопроса.
Если ЭД составлен в соответствии со всеми юридическими нормами, а его подпись имеет все необходимые сертификаты, то он имеет законную силу, равную его бумажному аналогу.
Естественно, в каждом государстве правовое регулирование понятия "электронный документ" несколько отличается, но это мелочи. В целом законодательство разных стран одинаково лояльно относится к ЭД, ведь сегодня делопроизводство такого вида уже давно вышло на международный уровень. В связи с этим получается парадокс. Некоторые державы больше пекутся о внешнем электронном документообороте. В то же время внутри государства он может быть почти не развит. Вот такой утрированный аналог уровня современной компьютерной грамотности. При нем человек умеет устанавливать различные приложения на "Андроид", но не знает элементарных принципов работы с таблицами Exel.
Особенности цифрового делопроизводства
По сравнению с бумажным, цифровое делопроизводство имеет ряд значимых преимуществ:
- Обеспечивает оперативную регистрацию, учет, хранение и доступ к ЭД.
- Требует меньшего финансирования.
- Нуждается в минимальной площади для размещения архива. Фактически вся документация по огромному предприятию помещается на жестком диске в кармане сумки.
- С помощью электронного делопроизводства сокращаются непроизводственные затраты рабочего времени сотрудников.
- Возрастает скорость распространения данных среди широкого круга пользователей.
- В ЭД может содержаться не только текст и картинки, но и мультимедийная информация. А это очень важно, если работа предприятия сопряжена с частными презентационными мероприятиями.
Стоит отметить, что при электронном делопроизводстве нередко допускается применение и бумажных документов. Однако приоритет в данном случае именно за ЭД.
Большинство частных и государственных организаций в мире сегодня нацелены на постепенное исключение бумажной документации из делопроизводства. Но даже в высокоразвитых странах до этого еще далеко. Ведь это очень длительный и затратный процесс.
Мы рассмотрели понятия электронного документа и электронного документооборота, разобрались во всех нюансах вопроса. Надеемся, что информация была для вас полезной.