При работе в любой организации сотрудники могут столкнуться с информацией, которая составляет коммерческую тайну. К ней относятся сведения о внутренней деятельности организации, разглашение которой может негативно отразиться на работе компании. Поэтому руководителям важно знать нормы ст. 139 ГК РФ, а также правила их использования.
Суть понятия
Коммерческая тайна – информация, которая наделена коммерческой или действительной ценностью, поэтому ее передача третьим лицам запрещена. Также к секретной информации относят сведения, разглашение которых может нанести ущерб организации.
Признаки тайны по ст. 139 ГК РФ:
- это сведения или факты, описывающие работу коммерческого предприятия;
- это информация или запатентованные товары, которые принадлежат конкретному юридическому или физическому лицу;
- это данные, которые необходимо держать в секрете, так как они доступны только ограниченному кругу лиц;
- это конфиденциальные сведения компании;
- это особенности технологических процессов изготовления различных приборов или устройств, имеющих большое значение.
Некоторые работодатели относят к тайной информации сведения, засекречивать которые запрещено. Например, данные о составе организации, система расчета заработной платы, сведения об основных производственных процессах и т.д.
За исключением указанных сведений, предприятие вправе определить, какая информация будет отнесена к тайне коммерческого типа. В связи с этим ее сохранность лежит на руководителе и сотрудниках, которые имеют к ней доступ.
Введение тайны
Процесс введения указанного понятия по ст. 139 ГК РФ состоит из семи этапов, которые в совокупности помогут ввести режим секретности, не нарушая при этом структуру управления организации.
Первый этап – выявление информации, которая будет отнесена к тайне. Подлежащие засекречиванию данные необходимо отделить от остальных сведений и четко сформулировать, чтобы работники понимали, почему эти сведения являются тайными.
Второй этап – определение лиц, которые будут иметь доступ к коммерческой тайне. Также на этом этапе указанным гражданам определяют круг людей, которым можно эти сведения сообщать.
Третий этап – подготовка сотрудников, которые допущены к коммерческой тайне. Составляется документ о передаче или предоставлении конфиденциальных данных.
Четвертый этап – внесение дополнений в трудовые договоры. После того, как определен список допущенных к коммерческой тайне лиц, в трудовые договоры этих работников вносятся соответствующие изменения.
Пятый этап – выбор контрагентов, которым предоставляется коммерческая тайна, и получение от них соответствующих подписей.
Шестой этап – нанесение грифов секретности. Все носители в виде дискет, дисков, папок помечаются соответствующим грифом.
Седьмой этап – назначение работников, ответственных за контроль над неразглашением коммерческой тайны.
Оформление положения в организации
К сведениям, являющимся тайной (по статье 139 о служебной и коммерческой тайне), относятся следующие данные:
- Деловые секреты.
- Разработки различного рода, которые не запатентованы.
- Персональные данные о работниках.
- Информация технологического характера.
- Структура организационного назначения.
Так как тайны коммерческого характера находятся под защитой организаций, которые этими тайнами владеют, эти предприятия имеют реальные преимущества перед конкурентными предприятиями аналогичного профиля.
Основным документом, регулирующим отношения в данной сфере, является Гражданский кодекс Российской Федерации (ст. 139 ГК РФ). Согласно нормам указанного нормативного правового акта в категорию конфиденциальной информации входят три группы сведений:
- банковская тайна;
- служебная тайна;
- налоговая тайна.
Для защиты указанных сведений от распространения в организации выполняются следующие действия:
- Ограничение возможностей допуска к конфиденциальным сведениям. Работодателем, сфера деятельности которого связана с коммерческой тайной, составляются списки людей.
- Распределение перечня работы и определение видов секретности. Руководителем составляется письменный документ, который должны подписать сотрудники, которым предоставляется доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну.
- Осуществление постоянного контроля за сведениями и работниками, которые имеют доступ к конфиденциальной информации.
- Разработка специальных защитных и секретных программ, которые смогут ограничить доступ к конфиденциальным сведениям.
Руководитель организации издает специальное распоряжение, в котором указывается информация, относящаяся к коммерческой тайне.
Документы, оформляемые для фиксации тайны
Для защиты конфиденциальной информации составляются определенные документы, которые включают следующие бумаги:
- Положение, в котором определяется понятие ком.тайны и перечень сведений, которые в него входят.
- Соглашение в письменной форме, заключаемое с сотрудниками о необходимости соблюдения охраны конфиденциальных сведений.
- Перечень работников, которые имеют доступ к информации, входящих в сферу коммерческой тайны.
- Приказ по организации, на основании которого вводится повышенный режим сохранения тайны.
- Персональные договоры с работниками об их обязанности соблюдения секретного режима.
В перечень дополнительных документов включаются следующие бумаги:
- письменные обязательства, в которых указывается об обязанности сохранения информации, которой присвоен статус конфиденциальных сведений;
- журнал, в котором регистрируются факты ознакомления работника со сведениями, относящимися к секретным данным;
- штамп, на котором имеется оттиск с надписью о коммерческой тайне, а также перечень лиц, которые имеют право ставить указанный штамп.
Действия, выполняемые для обеспечения повышенной защиты конфиденциальных сведений
Чтобы правильно определить, как обеспечить повышенную защиту коммерческой тайны, необходимо выполнить ряд действий:
- Относить к категории конфиденциальных сведений необходимо только те материалы, которые отличаются потенциальной или реальной ценностью, так как иные посторонние люди не владеют информацией о них.
- Отсутствие прямого доступа к сведениям, которые по нормам законодательствам не должны относиться к коммерческим тайнам. Например, сведения о заработной плате сотрудников.
- Главный владелец (чаще всего руководитель) конфиденциальных сведений вводит повышенный режим секретности.
Тайна коммерческого типа является неотъемлемой частью любой организации, поэтому ее защита является приоритетом любого предприятия. В связи с этим руководителям необходимо составлять большое количество документов для повышения степени сохранности указанных сведений.