В последнее время вопросы правильного наименования структурных подразделений приобретают все большую актуальность. Грамотное оформление документов и соблюдение норм делопроизводства позволяют компаниям избежать ошибок и недоразумений. В этой статье мы подробно разберем все аспекты, связанные с наименованиями структурных подразделений.
Определение структурного подразделения
Структурное подразделение - это часть организации, которая выполняет определенные функции и задачи в рамках общей структуры. Структурные подразделения могут быть различных видов. Основное деление - на обособленные и внутренние.
Внутренние структурные подразделения находятся непосредственно в месте регистрации организации и осуществляют деятельность от имени юридического лица.
Обособленные структурные подразделения располагаются вне места регистрации организации, но также работают от ее имени на основании положения и выданной доверенности.
Виды структурных подразделений
Рассмотрим основные виды структурных подразделений:
- Внутренние структурные подразделения: Отделы Управления Службы Сектора
- Обособленные структурные подразделения: Филиалы Представительства
Внутренние подразделения, такие как отделы и управления, находятся непосредственно в месте регистрации организации и работают от ее имени без отдельной регистрации и полномочий.
Обособленные подразделения - филиалы и представительства регистрируются отдельно от организации и наделяются определенными полномочиями на основании положения и доверенности. Они могут находиться в другом регионе или городе.
Требования к наименованию структурных подразделений
Наименование структурного подразделения должно максимально точно отражать выполняемые им функции. Рекомендуется использовать устоявшиеся и понятные названия.
Например, типовыми являются следующие наименования:
- Отдел кадров
- Финансовый отдел
- Юридический отдел
- Бухгалтерия
Для обособленных подразделений в названии обязательно указывается их вид и место расположения, например:
- Филиал "Южный" ООО "Ромашка" в г. Ростове-на-Дону
- Представительство ПАО "Стройград" в Республике Крым
Отражение наименований структурных подразделений в документах
Наименования структурных подразделений отражаются в различных документах организации:
- Уставе
- Штатном расписании
- Положении о подразделении
- Трудовых договорах сотрудников
- Отчетных и учетных формах
В уставе перечисляются виды имеющихся структурных подразделений в организации.
В штатном расписании указываются наименования всех подразделений и должностей.
В трудовом договоре работника указывается структурное подразделение, в которое он принимается.
В отчетных и учетных формах, например, формах статистической отчетности, также отражаются наименования подразделений.
Изменение наименований структурных подразделений
Иногда возникает необходимость изменить название структурного подразделения организации. Это может потребоваться при реорганизации, изменении штата или направлений деятельности.
Порядок внесения изменений в документацию следующий:
- Подготовка проекта приказа о переименовании
- Согласование с заинтересованными подразделениями
- Утверждение и подписание приказа руководителем
- Внесение изменений в устав, положения, штатное расписание
- Уведомление сотрудников подразделения
- Внесение записей в трудовые книжки
После внесения изменений в документацию, новое наименование структурного подразделения начинает использоваться во всех официальных бумагах и отчетности.
Разработка положений о структурных подразделениях
Для регламентации деятельности структурного подразделения разрабатывается положение, в котором указываются:
- Наименование подразделения
- Место в структуре организации
- Основные задачи и функции
- Права и ответственность
- Руководство подразделением
Положение о структурном подразделении утверждается руководителем организации. Перед утверждением положение согласовывается с другими заинтересованными подразделениями.
При изменении наименования или функций подразделения в положение вносятся соответствующие корректировки. В дальнейшем эти структурные подразделения функционируют в составе организации уже с новыми наименованиями.
Примеры наименований структурных подразделений
Рассмотрим несколько примеров реальных наименований структурных подразделений:
- Отдел информационных технологий
- Управление кадрового администрирования
- Служба внутреннего контроля и аудита
- Сектор материально-технического обеспечения
- Филиал ПАО "Стройиндустрия" в г. Сочи
- Представительство ООО "Автолюкс" в Республике Башкортостан
Как видно из примеров, наименования достаточно точно отражают направления деятельности подразделений. Однако иногда встречаются достаточно расплывчатые или не совсем корректные названия.
Например, "Департамент по работе с клиентами" или "Бюро правовой поддержки". Такие названия требуют уточнения и конкретизации.
Особенности наименований подразделений в государственных и муниципальных организациях
Для государственных и муниципальных организаций действуют определенные правила и требования к наименованиям структурных подразделений.
Основные особенности:
- Используются унифицированные наименования, утвержденные нормативными актами
- Применяются общепринятые аббревиатуры
- Наименования согласовываются с вышестоящими органами
- Изменения наименований проходят строгий порядок согласования
Например, типовые наименования подразделений государственных органов:
- Управление кадров
- Финансово-экономическое управление
- Административно-хозяйственное управление
Наименования структурных подразделений в зарубежных компаниях
При наличии структурных подразделений за рубежом также встает вопрос корректного наименования на иностранном языке.
Основные моменты:
- Необходим корректный перевод названия
- Учет особенностей языка и деловой культуры
- Проверка наименования носителями языка
Примеры наименований на английском языке:
- HR Department
- Financial Department
- Public Relations Department
Ошибки при выборе наименований структурных подразделений
При выборе наименований структурных подразделений нередко допускаются различные ошибки:
- Некорректный перевод на иностранный язык
- Длинные и громоздкие названия
- Неоднозначные формулировки
- Несоответствие реальным функциям
Такие ошибки могут привести к путанице, недопониманию в коллективе, сложностям в документообороте. Важно регулярно анализировать наименования и при необходимости оперативно вносить изменения.
Как правильно выбрать наименование нового структурного подразделения
При создании нового подразделения рекомендуется придерживаться следующего алгоритма выбора наименования:
- Определить ключевые задачи и функции подразделения
- Подобрать варианты наименований
- Обсудить с руководством организации
- Согласовать с коллективом
- Утвердить наименование приказом
Такой подход позволит выбрать понятное и вместе с тем емкое название новой структурной единицы.
Автоматизация процессов управления структурными подразделениями
Для автоматизации процессов управления структурными подразделениями активно применяются специальные программные решения на базе 1С, 1С:Документооборот и др.
В системе заводится реестр всех подразделений, фиксируются их реквизиты и наименования. Это позволяет оперативно формировать различные отчеты по структурным единицам.
Внесение наименований подразделений в учредительные документы
При создании организации или внесении изменений в ее структуру наименования подразделений заносятся в учредительные документы:
- Устав
- Учредительный договор
В уставе в разделе "Структура и компетенция органов управления" перечисляются виды имеющихся подразделений, например отделы, управления, филиалы.
В учредительном договоре указываются конкретные наименования создаваемых при учреждении организации структурных подразделений.
Полное наименование структурного подразделения
Полное наименование структурного подразделения включает:
- Наименование организации
- Организационно-правовую форму
- Наименование подразделения
- Место расположения (для обособленных подразделений)
Например: Общество с ограниченной ответственностью "Ромашка" Филиал "Южный" в г. Ростове-на-Дону
Реквизит "наименование структурного подразделения" в документах
В ряде документов предусмотрен реквизит "Наименование структурного подразделения". Он заполняется по определенным правилам:
- Указывается название подразделения из штатного расписания
- При отсутствии подразделения ставится прочерк или "0"
- Наименование заполняется полностью, не сокращается
Такой реквизит можно увидеть в трудовых договорах, должностных инструкциях, учетных формах.
Согласование наименований подразделений с профсоюзом
В организациях, где действует профсоюз, с ним необходимо согласовывать:
- Создание новых подразделений
- Ликвидацию существующих
- Изменение наименований
Это позволяет учесть мнение трудового коллектива и избежать конфликтных ситуаций.