Сверка показателей 6-НДФЛ и 2-НДФЛ: как выявить расхождения

Что такое 6-НДФЛ и 2-НДФЛ? Зачем нужна их сверка? Какие расхождения чаще всего встречаются и почему? Ответы на эти вопросы вы найдете в нашей статье.

Основные формы отчетности по НДФЛ

Форма 2-НДФЛ представляет собой справку о доходах физического лица. Она содержит информацию о суммах доходов, полученных от одного налогового агента, а также данные об исчисленных и удержанных суммах НДФЛ.

2-НДФЛ сдается в налоговые органы ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом. В справке указываются все доходы сотрудника за год, даже если часть из них была выплачена в следующем году.

Форма 6-НДФЛ представляет собой расчет сумм НДФЛ, начисленных и удержанных налоговым агентом. В отчете отражаются общие суммы по всем физлицам, получившим доход от данной организации.

6-НДФЛ сдается ежеквартально не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом. В отличие от 2-НДФЛ, здесь указываются только фактически удержанные суммы НДФЛ на отчетную дату без учета задолженности.

Почему нужно проводить сверку 2-НДФЛ и 6-НДФЛ

Сверка показателей 2-НДФЛ и 6-НДФЛ необходима по нескольким причинам:

• Требование налогового законодательства. Налоговые органы проверяют соответствие данных в этих формах.
• Контроль правильности исчисления и уплаты НДФЛ.
• Предупреждение ошибок при заполнении отчетности.
• Избежание штрафов со стороны налоговых органов за расхождения.

Проверяя отчеты до сдачи в ФНС, можно своевременно обнаружить и исправить ошибки, не дожидаясь штрафа.

Контрольные соотношения для сверки 2-НДФЛ и 6-НДФЛ

Для проверки соответствия данных в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ ФНС рекомендует использовать следующие контрольные соотношения:

1. Сумма начисленного дохода по 6-НДФЛ должна быть равна сумме общих доходов из всех 2-НДФЛ.
2. Сумма дивидендов по 6-НДФЛ должна соответствовать сумме дивидендов во всех 2-НДФЛ.
3. Сумма начисленного налога по 6-НДФЛ должна равняться общей сумме начисленного налога во всех 2-НДФЛ.
4. Сумма неудержанного налога по 6-НДФЛ должна быть равна общей сумме неудержанного налога во 2-НДФЛ.
5. Количество справок 2-НДФЛ должно соответствовать показателю 6-НДФЛ.

Например, расхождение сумм начисленного дохода может означать, что в 6-НДФЛ занижена сумма или в 2-НДФЛ указан завышенный доход. Чтобы найти и устранить ошибку, нужно проверить все первичные документы.

Пошаговая инструкция по сверке 2-НДФЛ и 6-НДФЛ

Для сверки 2-НДФЛ и 6-НДФЛ нужно выполнить следующие действия:

1. Подготовить все 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за проверяемый период.
2. Сравнить общие показатели: суммы дохода, налога, количество физлиц.
3. Проверить соотношения по конкретным строкам отчетов.
4. Выявить все имеющиеся расхождения.
5. Установить причины расхождений, проверив первичные документы.
6. Внести исправления в 2-НДФЛ или 6-НДФЛ.

Проверку удобнее проводить с помощью спецпрограмм, которые автоматически сравнивают показатели и выявляют различия.

Сверка 2-НДФЛ и 6-НДФЛ при задержке зарплаты

Одной из распространенных причин расхождений в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ является задержка выплаты заработной платы.

В 6-НДФЛ отражается только фактически удержанный на отчетную дату налог. А в 2-НДФЛ указывается вся сумма НДФЛ, которая должна была быть начислена с доходов сотрудника, даже если удержание произошло позднее.

Чтобы избежать претензий от налоговиков, ФНС рекомендует в таких случаях подавать пояснительную записку к отчетности.

Например, если зарплату за декабрь выдали 10 января, то в 6-НДФЛ за 4 квартал эти суммы не войдут. Зато в годовую 2-НДФЛ декабрьские доходы и НДФЛ нужно включить. Такое расхождение сумм удержанного налога является допустимым.

Изменения в порядке сдачи отчетности с 2022 года

С отчетности за 2021 год вступили в силу изменения в порядке сдачи отчетов по НДФЛ.

Главное novum - отмена формы 2-НДФЛ как отдельного отчетного документа. Теперь сведения о доходах физлиц нужно включать прямо в состав новой формы 6-НДФЛ в виде приложения.

Другие особенности новых форм 6-НДФЛ:

• Добавили раздел 1 с реквизитами.
• В раздел 2 включили сведения о доходах для каждого физлица.
• Убрали раздел 3, заменив его приложением со сведениями о доходах.

Изменились и контрольные соотношения для сверки:

• Сумма налоговой базы по справкам должна соответствовать начисленному доходу за вычетом вычетов.
• Сумма удержанного НДФЛ в справках и 6-НДФЛ может не совпадать из-за задержек зарплаты.

Подробнее о новых формах и порядке сдачи отчетности читайте в разделе "Справка 2-НДФЛ" на нашем сайте.

Ответственность за ошибки в 2-НДФЛ и 6-НДФЛ

За ошибки и расхождения в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ налоговым законодательством предусмотрены следующие меры ответственности:

• Штраф за неправильное заполнение отчета - 500 рублей (ст. 126 НК РФ).
• Штраф, если ошибка привела к занижению суммы налога - 20% от неуплаченной суммы (ст. 122 НК РФ).
• Пени в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ за каждый день просрочки.

Чтобы избежать ответственности, рекомендуется проводить самостоятельную сверку отчетов перед сдачей. Если ошибка выявлена после подачи, нужно будет подать уточненку.

Автоматизация процесса сверки 2-НДФЛ и 6-НДФЛ

Для упрощения сверки отчетов 2-НДФЛ и 6-НДФЛ можно воспользоваться специальными компьютерными программами.

Основные преимущества автоматизации:

• Быстрота сверки - программа сама находит все расхождения.
• Удобный интерфейс - данные загружаются в таблицы.
• Визуализация - наглядное выделение различий цветом.

Среди популярных программ для сверки 2-НДФЛ и 6-НДФЛ можно выделить "1С", "СБИС", "Такском", "Кодекс".

Например, в программе "1С" есть специальный отчет "Сравнение регламентированной отчетности", который автоматически проверяет соответствие данных 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Однако полностью полагаться на автоматику не стоит. В ряде случаев требуется ручная проверка и исправление ошибок.

Еще один способ сверки

Помимо описанных выше методов, существует еще один эффективный способ сверки 2-НДФЛ и 6-НДФЛ - проверка "от противного". Суть в том, чтобы:

1. Специально внести ошибки в один из отчетов.
2. Провести сверку и зафиксировать выявленные расхождения.
3. Установить, какие показатели "пошатнулись" из-за ошибок.
4. Вернуть правильные данные и повторить сверку.

Такой подход позволяет "на живом примере" увидеть, какие последствия влечет каждая конкретная ошибка в отчетах. Это отличный способ отработать навыки поиска и исправления расхождений при сверке 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

В данной статье мы подробно разобрали, зачем нужна сверка 2-НДФЛ и 6-НДФЛ, как ее правильно проводить, какие расхождения бывают и как их исправлять. Надеемся, что наши советы помогут вам готовить и сдавать отчетность по НДФЛ без ошибок.