Многие граждане, работающие официально в разных компаниях, имеют право на дополнительный отпуск. Он предоставляется при работе в трудных или опасных условиях, причем минимально его длительность равна 7 дней. Работодатели могут самостоятельно предоставлять своим сотрудникам дополнительные дни отдыха, если в этом имеется необходимость. Если отдых является необязательным, то работники могут запросить компенсацию за дополнительный отпуск. Если же данный период предоставляется за опасные условия труда, то компенсация назначается только за те дни, которые превышают 7 дней.
При каких условиях отпуск заменяется компенсацией?
Существует только несколько ситуаций, когда работодатель может выплатить сотруднику определенную сумму средств вместо оформления дней отпуска. Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск выплачивается в следующих случаях:
- сотрудник увольняется, поэтому при расчете требуется, чтобы бухгалтер рассчитал оптимальную денежную компенсацию, если не был использован стандартный и дополнительный отпуск;
- если обязательный дополнительный период отдыха превышает 7 дней, но в этом случае сам работник должен написать соответствующее заявление, чтобы попросить замену дней отдыха деньгами;
- дополнительный отпуск не является обаятельным, поэтому предлагается непосредственным работодателем по разным причинам, причем он может быть полностью заменен компенсацией.
Только при вышеуказанных условиях можно рассчитывать на получение средств. Выплата компенсации за дополнительный отпуск в любой ситуации назначается исключительно при наличии соответствующего желания у работника, поэтому решает данный вопрос сам гражданин. Для этого требуется написать соответствующее заявление, передающееся работодателю.
Кому предлагается дополнительный отпуск?
Дни отдыха, превышающие стандартные 28 дней, могут предлагаться разным гражданам. К ним относятся пенсионеры и инвалиды, работники Крайнего Севера и медицинские сотрудники, а также люди, работающие в сложных и специфических условиях. Минимально такой отпуск длится 7 дней, но у каждой компании имеется возможность увеличить его. Именно дни, которые превышают 7 дней, могут заменяться компенсацией.
Нередко сами работодатели предлагают своим специалистам возможность отдыхать больше, чем стандартные 28 дней. При таких условиях просто издается соответствующий приказ, а также вносятся изменения в уставную документацию. В таких условиях разрешается замена дополнительного отпуска денежной компенсацией в полном размере.
Если работают граждане при ненормированном рабочем дне, то они также могут рассчитывать на дополнительный отдых, причем его длительность не может быть меньше, чем 3 дня. Он может заменяться полностью компенсацией.
Каждый работник должен знать, что дополнительный отпуск заменить денежной компенсацией возможно исключительно при наличии соответствующего разрешения от работодателя. Процедура является его правом, а не обязанностью, поэтому если руководитель компании отказывает в выплате компенсации, то это не является нарушением ТК.
Когда заменить отдых деньгами не получится?
Существуют определенные ситуации, при которых не имеет права работодатель выплачивать некоторую сумму средств работнику, не желающему использовать свой дополнительный отдых. К ним относятся следующие моменты:
- работником выступает несовершеннолетний или беременная женщина;
- гражданин занимается трудовой деятельностью при опасных или вредных условиях, а при этом работодатель предлагает только 7 дней дополнительного отдыха;
- если по окончании года остаются неиспользованные дни, то не может работодатель удовлетворить просьбу работника по выплате компенсации, так как данный период должен переноситься на следующий год.
Если специалистам, работающим при опасных условиях, предлагается работодателем 9 дней дополнительного отпуска, то они могут получить компенсацию только за 2 дня. Данные условия обязательно закрепляются в индивидуальном или коллективном трудовом договоре.
Какое количество дней заменяется?
В законодательстве отсутствуют четкие требования к тому, какое количество дополнительных дней отдыха может быть заменено компенсацией. Это обусловлено тем, что на каждом предприятии используются и учитываются собственные условия и требования.
Работодатель не имеет права заменять компенсацией основной отпуск, составляющий минимально 28 дней. Если дополнительный отдых - инициатива руководства предприятия, то работники могут просить денежную компенсацию за дополнительный отпуск в полном размере.
Если же у людей ненормированный рабочий день или они трудятся в специфических условиях, работодатель обязан предоставить им отпуск помимо основного. Люди должны восстановить силы. Денежной выплатой можно заменить остаток дополнительного отпуска, превышающего 3 или 7 дней.
Как правильно оформить?
Процедура обязательно должна правильно оформляться на каждом предприятии. Замена дополнительного отпуска компенсацией предполагает выполнение нескольких последовательных этапов.
Первоначально требуется получить от специалиста заявление, на основании которого издается приказ. Информация о замене отдыха денежными средствами вносится в личную карточку сотрудника. После этого данные переносятся в график отпусков. Каждый этап имеет свои особенности, который должны быть известны работодателю.
Формирование заявления работником
Первоначально сам гражданин, официально работающий в компании, должен принять решение о необходимости замены отдыха денежной выплатой. Для этого им составляется специальное заявление. Сам работодатель не может настаивать на такой замене, так как это нарушает требования ТК.
Образец заявления на компенсацию дополнительного отпуска располагается ниже.
При его формировании учитываются правила:
- пишется документ на имя руководителя предприятия или ИП;
- отсутствует строгая форма документа, поэтому он делается в произвольном виде;
- указывается на то, что заменяются компенсацией не обязательные дополнительные дни отдыха.
В конце ставится дата составления заявления, а также подпись сотрудника компании.
Издание приказа руководителем
Следующий этап предполагает, что руководством фирмы издается соответствующий приказ. Это делается только при наличии согласия на замену отпуска работника выплатой со стороны гендиректора.
Отсутствует унифицированная форма приказа, на основании которой назначается компенсация за дополнительный отпуск. Поэтому документ, так же как и заявление, составляется в произвольном виде. Для этого вносятся сведения в приказ:
- должность и Ф. И. О. специалиста, рассчитывающего на компенсацию;
- количество дней, которые будут заменяться выплатой средств;
- указывается название документа, представленного приказом;
- вводятся реквизиты счета работника в банке, куда будут перечислены деньги.
Сотрудник обязательно должен ознакомиться с этим документом под роспись.
Какие данные вносятся в личную карточку?
Работодатель обязан дополнительно внести некоторые сведения в личную карточку сотрудника. Для этого надо заполнить раздел VIII «Отпуск».
Для этого указывается, что был заменен отдых компенсацией. Включаются сведения из заявления и изданного приказа. Информация вносится в строку «Примечания». Обязательно прописывается, какое именно количество дней заменяется денежной выплатой.
Как рассчитывается выплата?
Размер выплаты должен рассчитываться бухгалтером компании. Компенсация дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день или сложные условия труда рассчитывается путем умножения среднего заработка в день на то количество дней, которые заменяются денежной выплатой.
Для определения заработка в день требуется пользоваться теми же правилами, которые применяются при расчете отпускных. Данные правила перечисляются в ст. 139 ТК. Например, если человек полностью отработал год, то полученная им зарплата за этот временной промежуток делится сначала на 12 месяцев, после чего на среднемесячное количество дней, представленное 29,3.
Нередко сотрудники работают неполные месяцы, а при таких условиях дополнительно учитывается количество дней, отработанных за отчетный период.
Может ли заменяться выплатой учебный отпуск?
Учебный отпуск оформляется исключительно для того, чтобы сотрудник компании смог сдать экзамены в каком-либо учебном учреждении, где он получает высшее образование. Компенсация за дополнительный отпуск не назначается при оформлении учебного отпуска. Он является целевым, поэтому не может переноситься или заменяться какой-либо денежной выплатой. Данный факт прописывается в ст. 126 и ст. 127 ТК.
Такой отпуск никаким образом не относятся к ежегодным дополнительным дням отдыха, назначаемым за сложные условия труда, ненормированный рабочий день или из-за других оснований непосредственным работодателем.
Последствия нарушения законодательства
Некоторые работодатели сами плохо разбираются в основных положениях ТК, что нередко приводит к многочисленным негативным последствиям. Часто назначается компенсация за дополнительный отпуск полностью, хотя по закону 7 дней должны предоставляться за сложные условия работы в обязательном порядке.
На основании такого нарушения может работодатель привлекаться к ответственности на основании ст. 5.27 КОАП. Поэтому назначаются меры наказания:
- руководитель предприятия уплачивает штраф в размере от 1 до 5 тыс. руб.;
- повторное нарушение может привести к дисквалификации на срок от 1 до 3 лет;
- на само предприятие налагается штраф в размере от 30 до 50 тыс. руб.;
- предприниматели уплачивают штраф от 1 до 5 тыс. руб.;
- вместо штрафа может применяться приостановление работы на срок до 90 дней.
Поэтому за дополнительный оплачиваемый отпуск компенсация назначается исключительно при учете положений ТК. Если они будут нарушаться, то владелец компании будет привлечен к серьезной административной ответственности. Выявляются нарушения работниками трудовой инспекции при проведении проверки. Дополнительно сами работники могут составить жалобу, если у них возникнут разногласия с руководителем предприятия.
Какие налоги взимаются с компенсации?
Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск представлена доходом гражданина. Она отсутствует в ст. 217 НК, содержащей все виды доходов, с которых не требуется взимать НДФЛ. Поэтому работодатель, представленный налоговым агентом, должен правильно рассчитывать и перечислять налог с данных денежных поступлений своих работников.
Уплачивается НДФЛ в день, когда на счет гражданина в банке перечисляется компенсация. Дополнительно вся сумма облагается разными взносами в государственные фонды, представленные ПФ, ФСС и ФФОМС.
Как выплачивается компенсация при увольнении сотрудника?
Достаточно распространенной является ситуация, когда человек увольняется, а при этом у него остается определенная часть неиспользованных дней отдыха. При таких условиях назначается компенсация дополнительного отпуска при увольнении, причем даже в случае, если он является обязательным и составляет только 7 дней.
Также может воспользоваться этими днями гражданин, чтобы не отрабатывать положенные 2 недели в компании. Для этого им составляется заявление на отпуск с последующим увольнением. Но именно сам работник предприятия принимает решение о том, как будет использоваться данный период времени.
Если же увольняется человек за счет того, что совершил какие-либо противоправные действия, то он может получить только денежную выплату. Компенсация дополнительного отпуска при увольнении назначается при выполнении последовательных действий:
- работник в письменном виде составляет заявление на увольнение на имя работодателя, в котором указывается, что он желает получить компенсацию за неиспользованные дополнительные дни отдыха;
- данное заявление согласовывается с руководством компании, так как руководитель фирмы не должен иметь какие-либо возражения;
- количество дней, за которые может выплачиваться компенсация, определяется в зависимости от того, когда был трудоустроен гражданин на предприятии;
- назначается отработка, равная 2 недели;
- после этого выплачиваются гражданину все положенные средства, представленные зарплатой и компенсацией, правильно рассчитанной бухгалтером;
- если вовсе гражданин сокращается, то он имеет право на выходное пособие, которое дополнительно назначается и в следующем месяце, если гражданин не сможет найти подходящее место для работы.
Если по каким-либо причинам работодатель выплачивает не полностью всю компенсацию, то первоначально следует узнать, почему не была выплачена вся сумма. Если отсутствуют для этого веские основания, то работник может обратиться в трудовую инспекцию, чтобы привлечь руководителя компании к ответственности, а также получить положенную компенсацию.
Заключение
Таким образом, компенсация за дополнительный отпуск может назначаться только при удовлетворении определенных требований и условий. В некоторых ситуациях она не может выплачиваться, поэтому работники должны в обязательном порядке воспользоваться днями отдыха по назначению.
Важно разобраться каждому работодателю, как правильно рассчитывается и выплачивается компенсация. Если будет нарушено трудовое законодательство, то директор может быть привлечен к административной ответственности.