Организация представляет собой основной метод достижения цели для составляющих ее участников, но в то же время является социальной категорией. Организация представляет собой такое место, посредством которого обеспечивается взаимодействие между людьми. Именно тут они могут строить отношения самого разного плана.
В классическом варианте при слове «организация» обыватель представляет формальную, но следует понимать, что в любой такой существуют неформальные группы, взаимодействующие между собой по сложной схеме. Их формирование происходит без влияния руководителя формального образования. Объединения, появившиеся неформально, нередко оказываются очень сильными и могут влиять на то, насколько эффективна система в целом, насколько качественно она может работать.
Общая информация
Ключевой аспект, отличающий от формальных неформальные организации, – это причина появления таких сообществ. Здесь не играет роль желание или нежелание руководителя группы людей, создание происходит самостоятельно. При этом современные неформальные организации таковы, что любой разумный руководитель должен считаться с ними. Принято говорить, что такие «подводные течения» во многом контролируют деятельность организации в целом через воздействие на отдельных личностей.
В некоторых формальных организациях действительно хорошие руководители, которые успешно справляются со своими функциями. Есть и те, кому повезло меньше и главное лицо не в силах удержать власть над группой людей. Тем не менее в обоих случаях нельзя наперед знать, как нужно будет работать в будущем. Это сопряжено с необходимостью регулярного взаимодействия с большим числом внешних лиц.
Невозможно добиться настоящего успеха тогда, когда люди не могут корректно взаимодействовать внутри коллектива и вне его. Важно наладить рабочий процесс со всеми лицами, так и иначе влияющими на рабочий процесс. Это в первую очередь ложится на плечи менеджеров организации, вынужденных определить, какие неформальные группы влияют на текущий процесс. А таковые, можно не сомневаться, найдутся. Важно понять, кто и как руководит неформальной группой, и на основе этого сделать выводы, которые помогут привести к успеху формальную организацию.
Пользоваться правильными инструментами
Чтобы рабочий процесс имел максимальную эффективность и результативность, необходимо научить всех задействованных в нем лиц работать в группе. А для этого менеджеры проектов и руководители должны знать признаки неформальных организаций и уметь выявлять их негласных лидеров. Корректное взаимодействие с ними упрощает задачу.
Руководитель формальной организации может создавать комиссии, комитеты, которые у всех на виду, официальны и легальны. Следующая его задача – обучить людей взаимодействовать в рамках такой структуры. Если удастся добиться того, что все задействованные в организации лица научатся строить отношения с окружающими, это поможет сгладить негативное влияние теневых групп и применить их на пользу главной цели.
Откуда это берется?
Чтобы вникнуть в понятие «неформальная организация», сперва нужно разобраться с тем, откуда таковое образование появляется. Как говорят специалисты, формирование спонтанно и сопряжено с социально активными участниками коллектива, время от времени взаимодействующими между собой.
Выделяют причины образования неформальных групп, сопряженные с потребностью в:
- защите;
- помощи;
- общении;
- социальной принадлежности.
Важные аспекты
Особенности неформальных организаций, сформированных из-за потребности ее участников в общении, таковы, что приводят к завышению уровня информированности каждого члена. Во многом именно по этой причине возрастает возможность участника адаптироваться. При корректном развитии такой группы каждый ее член осваивает новые навыки контакта с внешними объектами, что может быть использовано на благо организации.
Если участник присоединился к неформальной группе, чтобы чувствовать принадлежность к некоторой социальной общности, тем самым он стремится к комфорту. В случае если не удается добиться желаемого, человек ощущает резкий негатив, сказывающийся на взаимоотношениях с другими участниками организации и на его способности работать.
Организовываемся!
Всякая группа – формальная, неформальная, включающая различные классы людей или допускающая только принадлежащих к одному, – это организация. А она, как уже следует из самого слова, является объектом, нуждающимся в том, чтобы его организовали. То есть невозможно представить себе такую группу, которая бы не нуждалась в методе организации.
Самый простой способ – определить группу, проанализировать ее участников и среди них найти того, кто координирует действия группы. В случае с формальными группами все просто, лидер выбирается официально и назначается у всех на глазах. А вот члены неформальной организации нуждаются в лидере, но он должен быть неофициальным, в то же время достаточно властным, чтобы удерживать контроль над всеми. Любой управленец, стремящийся к успеху в организации, должен четко осознавать, чем отличается неформальное лидерство от формального, чтобы научиться применять это для своей пользы.
Некоторые особенности
Ни для кого не секрет, что неформальные молодежные организации могут плавно трансформироваться одна в другую. Не все руководители задумываются над тем, что свойственно это не только молодежи, но и более старшему поколению. Кроме того, неформальные организации могут постепенно становиться формальными, возможен и обратный переход. В нынешних реалиях не существует абсолютного разделения.
Даже если некоторые социальные группы возникли под воздействием разнообразных механизмов, им свойственны одни и те же черты:
- наличие лидера;
- структура;
- «ведомые» члены;
- феномены социальные, психологические.
А если подробнее?
Формальные, неформальные организации подразделяются дополнительно на подгруппы. При этом в случае формальной руководитель должен не просто предполагать присутствие неформальной организации внутри основной, но ждать этого и быть к этому готовым всегда. Неформальные практически всегда есть внутри формальных. Исключения крайне редки.
Если изучить структуру организации достаточно глубоко, можно заметить, что есть два метода структурирования участников:
- неформальный;
- формальный.
Оба они взаимодействуют между собой очень тесно. Многие управленцы говорят, что подобная близость этих способов структурирования группы людей приносит немалые сложности, затрудняя управление членами организации.
И правда, специалисты сходятся во мнении, что тесное взаимодействие внутри организации представляет собой сложность, бороться с которой удается далеко не всегда. Поэтому, если вам доверена социальная организация, в первую очередь для себя уточните: есть два типа, требующие двух подходов, двух методов лидерства, двух способов контроля участников.
Специфика терминологии
Как уже понятно из сказанного выше, все типы неформальных организаций нуждаются в своих главах. При этом внутри формальной организации могут быть разные неформальные. Все эти структуры находятся в постоянном тесном взаимодействии, сочетании. Временами они расходятся и даже вступают в конфликт. И все же каждая такая структура всегда имеет главное лицо.
Для любой группы, построенной «по вертикали», характерно понятие «лидерство», то есть система состоит из тех, кто доминирует, и тех, кто подчиняется. Чтобы обозначать официальное управление, применяют термин «руководитель». Когда речь идет о неофициальном, говорят о «лидерстве».
Научный подход
Впервые неформальные организации привлекли внимание представителей научной сферы, когда были поставлены Хоторнские эксперименты. Их результаты оказались достаточно неоднозначными, но точно показали, что любая компания состоит не только из людей, между которыми есть деловые отношения, но также со временем оказывается связана изнутри дружескими взаимодействиями, неофициальными связями.
Определение обнаруженному явлению предложил Ф. Ротлисбергер. Им же была высказана идея формулировки сути такого явления как сложной социальной сети, связывающей участников группы. При этом предполагалось обращать внимание на типы членства и нормативы, а также убеждения и собственно действия всех задействованных персон. Неформальная организация затрагивала аспекты коммуникаций, которые имелись как внутри группы, так и между ней и внешними персонажами.
На этом история не останавливается
Вскоре стало ясно, что неформальная социальная организация является действительно очень важным явлением, требующим более глубокого изучения. Оно привлекло внимание Хоманса, Саймона, Лайкерта, которые расширили представление Ротлисбергера.
Данная ими характеристика неформальной организации предполагала говорить об объекте социального и культурного регулирования поведения людей, посредством которого удается контролировать межличностные отношения и главную функцию организации. Также удалось выявить, что посредством неформальных удается дополнить формальную организацию, а в иных случаях потеснить ее.
Спустя некоторое время явление привлекло внимание ученых Пригожего и Дабина, которые определили неформальную систему как состоящую из двух дополнительных структур:
- внеформальной;
- социально-психологической.
Первая ответственна за продвижение общих для всей организации задач, но применением неформальных методик. Вторая отражает сложившиеся отношения и никак не связана непосредственно с решаемыми задачами.
А что сегодня?
Организационная теория в том виде, в каком она существует в наши дни, говорит, что в неформальной организации дополнительные подсистемы возникают потому, что невозможно стандартизировать деятельность, складывающиеся отношения. Нельзя все взаимодействия между людьми свести строго к деловым, отсюда и появляются неформальные социальные группы.
Чтобы регулировать человеческое поведение, необходимо прибегать к общечеловеческим ценностям и действующим в нашем обществе нормативам, а также контролировать межличностные взаимодействия всех членов организации, включая прямые контакты.
Неформальная организация динамична и гибка, чем отличается от формальной. Это ее несомненное преимущество, в то же время этот фактор усложняет контроль над ситуацией для руководителя проекта. В неформальных организациях могут применяться так называемые групповые санкции. Это распространяется на те ситуации, когда поведение тех или иных членов отходит от нормы. Ситуация осложнена тем, что нормативы эти неофициальны, то есть нигде не зафиксированы. Существует некоторое представление о трудовых и поведенческих стандартах, и им должны соответствовать те, кто допущен в эту неформальную группировку, имеющую нередко спонтанные цели, нормативы.
«Функции администратора»
Именно так была названа книга Ч. Барнарда, в которой выдающийся ученый предпринял попытку выяснения логики взаимодействия официальной и неофициальной организаций, а также попытался определить, как они влияют друг на друга.
В издании можно найти четкую терминологию, выделенную Барнардом, несколько более емкую, нежели применяемая ранее. Он уделил внимание составных элементам организаций, различным властным аспектам, важным для каждого руководителя, желающего удержаться у власти. Барнард сделал вывод, что неформальная организация всегда есть у формальной, словно бы двойник, так как отражает взаимосвязи людей, характер такой социальной группы – неосознанный.
Как это выглядит в реальности?
Не очень сложно дать четкое понятие того, как в реальности выглядят формальные, неформальные организации. Примеры формальных – это обычные отделы любой современной компании. Они четко сформулированы, записаны в документах и признаны всеми. Их работа контролируется начальником отдела, а за всей ситуацией на предприятии в целом следит генеральный директор или другой официальный руководитель.
Что же тогда представляют собой неформальные организации? Примеры таковы: группа людей, пришедшая требовать у начальника своевременной выплаты заработной платы или принесшая прошение об ее увеличении. Она сформирована внезапно, на фоне общего интереса. Возможно, уже завтра группа будет распущена, если все требования будут удовлетворены либо найден лидер такой группы и убран с рабочего места.
В то же время возникают и такие неформальные группы, которые состоят из сплочённых людей, имеющих между собой дружеские, родственные, другие тесные связи. Такие группы могут существовать продолжительное время, оказывая на организацию в целом как положительное, так и негативное влияние.
Не пытайтесь отрицать
Невозможно представить себе такую организацию, в структуре которой не существовало бы теневых социальных групп. Таковые спровоцированы уже тем, что люди имеют возможность общаться друг с другом. Никакой схемы для таких теневых групп построить не удастся. Главная задача руководителя – сделать ситуацию такой, чтобы теневая группировка не стала властвующей. Как только она начинает доминировать, организация идет к своему концу.
Это даже удивительно: на работе важны компетентность, формальность, результативность, никак не зависящие от дружбы или любви, тем не менее именно такие иррациональные связи оказывают невероятно сильное влияние. Чем большее число людей задействовано в них, тем мощнее становится теневая группа, и тем сильнее она влияет на рабочий процесс организации в целом. Нередко со временем вырабатывается даже свой секретный метод общения, названный в науке «тайный телеграф». По такому каналу любая новость передаётся намного быстрее, нежели по официальному, причем зачастую в искаженной форме. Неформальная коммуникация – один из наиболее эффективных методов, позволяющих неформальной организации контролировать своих участников.
Чтобы научиться управлять теневыми социальными группами, нужно сперва разобраться, как они сформировались. Если выявлена базовая мотивация, можно на ее основе разрабатывать контрмеры. Неформальная организация может работать на компанию и против нее. Задача руководителя – добиться первого или уничтожить теневую группу. Для этого нужно определить неформальных лидеров и разработать механизмы управления ими, а также повлиять на ситуацию так, чтобы цели неформальных групп совпали с главной задачей организации в целом.