Работа с отчетами у бухгалтера не заканчивается никогда. В каждом месяце есть такие дни, когда нужно идти в ту или иную государственную организацию и подавать документы о проделанной работе. Сроки сдачи отчетности в ПФР строго регламентированы, но меняются ежегодно. Это составляет одну из важнейших составляющих календаря бухгалтера — отслеживание всех изменений в текущем году.
Общая информация
Все работодатели, на предприятии которых трудятся наемные работники, должны обязательно страховать их в государственном Пенсионном фонде России. В эту организацию подаются сведения по страховым взносам, а также персональная информация по каждому работнику в единой форме, которая утверждена Правительством и не может быть изменена по желанию страхователя. Отчет нужно подавать после первого квартала, полугодия, девяти месяцев, а также за прошедший год. Форма, по которой рассчитываются сроки сдачи отчетности в ПФР, называется РСВ-1.
Форма РСВ-1
Данная форма объединяет все сведения о начисленных и уплаченных взносах по каждому работнику. Она очень удобна тем, что позволяет в одном документе сгруппировать информацию о суммах обязательного медицинского и пенсионного страхования.
Форма РСВ-1 была одобрена правительством, и последняя ее правка была совершена в 2014 году. Нормативный документ, в котором содержится полная информация об отчетном документе, — это постановление Правительства РФ от 18.02.2014 года. Тремя днями позже информация об обновленной форме была опубликована в "Российской газете" в выпуске №41.
Особенности формы
Новая форма была создана для того, чтобы упростить работу и не нарушить сроки сдачи отчетности в ПФР. Как часто это бывает, бухгалтеры долго разбираются с цифрами и суммами и не успевают вовремя проделать нужную работу. Или еще хуже (что до 2014 года случалось нередко), специалисты делали массу ошибок, из-за чего отчетность приходилось переписывать и снова нарушались сроки. Теперь новая форма призвана упростить задачу специалистам и существенно уменьшить время на заполнение бланков.
Первая особенность связана с тем, что теперь не нужно выделять отдельно страховую и накопительную части. Страховой взнос отображается единой суммой.
Второй момент — это возможность отразить задолженность, если таковая имеется, по страховым взносам или вывести информацию о доначислении дополнительных денег.
С 2014 года в форме появился новый раздел 2.4. В нем отображаются некоторые особенности начисления страховых взносов с учетом коэффициента условий труда, который выставляется по результатам независимой оценки. Эту проверку должны пройти все предприятия с 1 января 2014 года и получить соответственную аттестацию.
И последний момент, на который нужно обратить внимание: если речь идет об индивидуальных сведениях, то в соответствующей графе теперь не нужно указывать сумму уже уплаченных страховых взносов.
Сроки сдачи отчетности в ПФР
Любой бухгалтер должен внимательно следить за календарем, чтобы не пропустить важные числа подачи документов в государственные органы. Если число работников на предприятии превышает 25 человек, то организация вправе подавать всю информацию на съемном носителе. Сроки сдачи отчетности в ПФР и ФСС немного отличаются, и это нужно учитывать.
Подавать документы в ПФР нужно до 15 числа месяца, но не следующего за периодом отчетности, а второго по счету. Например, если вы отчитываетесь за полугодие, то срок будет истекать в августе, а точнее 15 августа.
В ФСС аналогично нужно подавать документы до 20 числа второго за отчетным периодом месяца.
Будьте внимательны: если текущая дата выпадает на выходной или праздничный день, то ближайшая рабочая смена — это ваш срок сдачи документов.
В 2016 году срок сдачи отчетности в ПФР за год, предшествующий нынешнему, заканчивался 15 февраля. Все даты окончательного приема бланков указаны на сайтах государственных служб. Так, в 2016 году эти даты припадают на 15 февраля, 15 августа и 15 ноября, но 16 мая. За 2016 год отчетность нужно готовить в феврале 2017-го.
Электронная отчетность
С 2015 года все предприятия, штат которых насчитывает более 25 человек, должны в обязательном порядке подавать документы о страховых взносах в электронном формате. Раньше разрешалось использовать такую форму только тем, у кого числится более 50 человек, но сейчас границу уменьшили.
Больше времени на подготовку подразумевает сдача электронной отчетности в ПФР. Сроки, в отличие от бумажной формы, продлены на пять дней. Таким образом, крайняя дата сдачи квартальных бумаг — 20 число каждого второго месяца, после истекшего квартала. Первый квартал заканчивается в марте, значит, подаем в мае, второй — в июне, подаем в августе и так далее. В ФСС эта дата соответствует 25 числу.
В 2016 году установлены такие календарные дни для сдачи документов в ПФР: 20 февраля, 20 мая, в августе это 22 число, а в ноябре — 21-е. 
Что будет, если не успеть вовремя
Нарушение срока сдачи отчетности ПФР неминуемо влечет за собой начисление штрафов. На этот счет государственные органы ведут очень строгую политику. Если вы не успеете вовремя сдать отчеты, вам начислят сразу два вида шрафных санкций:
1. Общий штраф по форме РСВ-1. Он рассчитывается в размере 5 % от общей суммы начисленных страховых взносов за последние три месяца. Размер пени не может быть меньше 1000 рублей.
2. И второй штраф рассчитывается индивидуально по каждому работнику. В этом случае берется 10 % от суммы, которую необходимо было уплатить в ПФР. Все данные берутся из просроченной отчетности.
На практике, бухгалтеры, зная о том что сроки вышли, зачастую занижают суммы страховых взносов, чтобы уменьшить размер штрафов. Но самый лучший вариант в данном случае — не нарушать сроки отчетности и следить за календарем бухгалтера.