5S - это система организации рабочего места, являющаяся одним из инструментов бережливого производства. Она состоит из пяти основных принципов, которые помогают упорядочить и оптимизировать рабочее место. Исследования показали, что расхламленное рабочее место может уменьшить стресс и повысить концентрацию внимания. Важно навести порядок, чтобы рабочее место было комфортным, спокойным и гигиеничным. Используйте метод 5S, чтобы сделать это наиболее эффективно.
Что такое метод 5S для уборки рабочего пространства?
Метод 5S пришел из Японии, где организационные процессы развивались на заводах и были настолько полезны, что их использование распространилось далеко за пределы Toyota и других крупных производителей. Метод относится к пяти s-словам, на которые он опирается: сэйри, сэйтон, сэйсо, сэйкэцу и сицукэ. В английском языке они были переведены на пять слов: sort, set in order, shine, standardize и sustain. В русском языке это означает: «сортировка», «соблюдение порядка», «содержание в чистоте», «стандартизация» и «совершенствование».
Этот метод может применяться не только на крупных заводах, поскольку особенно полезен в медицинских учреждениях, на строительных площадках и в учебных классах. Поэтому данная система считается универсальной и легко адаптируемой к любым условиям.
Как работает 5S?
Пять аспектов данной методики обеспечивают основу для организации и уборки рабочего места таким образом, чтобы свести к минимуму отходы и повысить производительность. Все этапы являются цикличными, поэтому их нужно периодически повторять. Когда вы закончите с пятым этапом, нужно сразу возвращаться к первому. Лучше всего начать с сортировки, но в любой момент времени можно изменить последовательность цикла.
1. Сортировка
Избавьтесь от всех вещей, которые не требуются в рабочем пространстве. Если какая-либо вещь не нужна для выполнения рабочих обязанностей, то ее надо выкинуть. Используйте выдвижные ящики, емкости для хранения или органайзеры под столом, чтобы ненужные вещи не попадались на глаза. По возможности выбирайте непрозрачные ящики для хранения, чтобы не отвлекаться на их содержимое.
Этот этап анализирует следующие аспекты:
- Цель – для чего нужен данный предмет.
- Частота – насколько часто предмет используется.
- Место – действительно ли предмет должен находиться здесь.
Каждому из этих пунктов можно присвоить оценку в цифровом виде, но для этого необходимо установить коэффициент важности. Но этот процесс является трудоемким и субъективным. Полученные результаты позволяют понять, что следует оставить, а что можно выбросить без ущерба для работы. Можно использовать сортировку для измерения времени, затраченного на взаимодействие между сотрудниками или отделами.
2. Соблюдение порядка
Когда пространство приведено в порядок и освобождено от всего лишнего, необходимо убраться. Рабочий стол разделяется на зоны для временных предметов (телефоны, документы) и постоянных (канцелярские принадлежности). Этот процесс включает:
- Местоположение - нужно ли этому предмету находиться здесь.
- Категория - можно ли группировать предметы по категориям.
- Эргономика - можно ли найти наиболее комфортное место для размещения и использования предмета в производственном процессе.
- Владение - кто и в каких целях использует предмет.
Часто используемые предметы размещаются поблизости, редко используемые – укладываются в ящики. Это помогает сократить время на поиск нужных инструментов, материалов, информации, а также предотвращает их потерю.
3. Содержание в чистоте
Это не только преобразовательный, но и сохраняющий старые принципы процесс, который не допускает отклонений от установленных норм. Без строгого соблюдения порядка, все остальные действия являются временными. Этот этап включает следующие аспекты:
- Область - определение ответственности за уборку в указанной зоне.
- Распорядок - создание плана уборки и установление частоты выполнения работ.
- Инструменты - обеспечение наличия всех необходимых средств и материалов для уборки.
Рабочее пространство должно поддерживаться в порядке каждый день, все предметы должны быть размещены на своих местах с учетом имеющихся приоритетов. На производстве это означает поддержание чистоты станков и рабочих площадей. В контексте IT, например, применение методики 5S не допускает нераспределенную и неструктурированную информацию от разных пользователей в общих пространствах и папках.
4. Стандартизация
На данном этапе формируется стандарт — фундамент для прочной рабочей культуры. Поэтому аккуратно создается устоявшаяся система. Этот этап охватывает следующее: установление порядка в рабочем пространстве, определение ответственного за поддержание стандарта и визуализацию для его применения на практике. Новые сотрудники наиболее легко адаптируются к изменениям и быстро осваивают 5S и принципы бережливого производства. С опытными работниками может возникнуть сложность, так как изменить систему — это одно, а поддерживать новые стандарты изо дня в день — совсем другое.
5. Совершенствование
Пятый этап 5S - это закрепление и постоянное усовершенствование достигнутого результата. Руководство должно убедиться, что персонал полностью овладел первыми четырьмя этапами и что внедренные принципы становятся обыденностью. Этот этап включает следующие шаги:
- Адаптация - необходимость корректировки установленных стандартов со временем.
- Проверка - организация аудита сотрудников.
- Стимулирование - мотивация персонала к соблюдению новых правил.
На этом этапе 5S перенимаются идеи японской философии Kaizen (непрерывного улучшения). Поэтому система проверяется на протяжении длительного времени. Для контроля качества рекомендуется использовать внешние проверки: в больших компаниях это может быть целый отдел, ответственный за контроль соблюдения правил и достижения целевых показателей. При организации рабочих станций, верстаков и других рабочих пространств, где используются инструменты и оборудование, можно применять простые, но эффективные методы визуализации.
Таким образом, система 5S считается очень полезной в любой компании. Она состоит из 5 важных принципов, а также позволяет улучшить рабочее пространство любого специалиста. Методология 5S на практике позволяет поднять продуктивность работы всех сотрудников.
