В последние годы законодательство по НДС претерпело серьезных изменений. Они коснулись формы представления отчетности и механизма камеральной проверки. Также изменились правила, по которым следует подавать пояснения к декларации по НДС, если налоговый орган их потребует.
Общие сведения об отчетности по НДС
С 2015 года отчетность по НДС стала полностью электронной. Это значит, что все плательщики налога обязаны подавать декларацию по НДС в форме электронного документа по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Эта обязанность не зависит от величины дохода, численности сотрудников компании и каких-либо иных критериев. Подавать декларацию на бумаге разрешено лишь тем, кто сам НДС не платит, но исполняет роль налогового агента, то есть отчитывается за иных лиц.
Еще одно глобальное изменение - в декларацию теперь входят данные книги продаж и покупок. Таким образом, проверяя отчет, налоговая служба видит сведения из выставленных и полученных компанией счетов-фактур. И не просто видит, а сравнивает с тем, что отразил в своей декларации контрагент. Поэтому ошибок, а следовательно, и требований представить пояснения по НДС в последние годы стало гораздо больше. По статистике самой налоговой службы, ошибочные данные обнаруживаются в каждой второй декларации по этому налогу.
Как ИФНС проверяет декларации?
НДС-отчеты всех российских компаний и предпринимателей попадают в единую базу данных. Прежде всего они проверяются на внутренние ошибки. Существуют соотношения между значениями определенных строк декларации по НДС, которые должны исполняться. Если этого не происходит, значит, отчет содержит ошибку. При этом налогоплательщику автоматически будет направлено требование представить пояснение к декларации по НДС.
Далее проводится внешняя проверка отчетов в разрезе каждой сделки. Для этого по заказу ФНС был разработан специальный программный комплекс. По операции, отраженной в декларации покупателя, система находит контрагента. Затем информация из раздела 9 декларации поставщика сравнивается с тем, что покупатель отразил по той же операции в разделе 8 своего отчета.
Указанные данные должны совпасть. Это будет означать, что покупатель заявил к вычету ту же сумму налога, которую продавец уплатил в бюджет. Если данные не совпадут, появится расхождение. А если есть расхождение, будет сформировано требование о пояснении к декларации по НДС. Таким образом, система ФНС находит разрывы цепочки НДС и налогоплательщиков, которые применяют необоснованные вычеты.
Какие ошибки могут быть в отчете?
Сотрудники ФНС периодически рассказывают об ошибках, которые приводят к требованиям пояснений по НДС. Вот самые популярные из них:
- Ошибки в контрольных соотношениях. Они возникают, если данные попадают не в свои строки. В результате соотношения между определенными ячейками декларации не исполняются.
- Неправильное применение кодов видов операции, связанных с реализацией товара. Налогоплательщики ошибочно используют код 26 в тех ситуациях, когда необходимо применять код 01.
- Некорректное отражение в книге покупок восстановленного НДС по льготным операциям.
- Неправильные записи в книгах продаж и покупок при отражении НДС с аванса и его восстановлении после реализации.
- Неправильное отражение операций по ввозу товара.
- Несоответствие информации по сделке, указанной поставщиком и покупателем в своих декларациях.
Что касается последнего пункта, то это не одна ошибка, а целая группа. Причем настолько большая, что ФНС решила поделить эти расхождения на 4 типа и присвоить каждому из них собственный код.
Код «1» - самый опасный для вычета. Он ставится в случае, если контрагента по операции невозможно идентифицировать, он подал «нулевую» декларацию по НДС или не указал в отчете спорную операцию. Кодом «2» помечаются расхождения в разделах 8 и 9 декларации налогоплательщика. Чаще всего эти ошибки связаны с отражением вычетов НДС с полученных авансов. Код «3» предназначен для ошибок в декларациях посредников и означает несоответствие данных о полученных и выставленных счет-фактурах. Если же ошибка носит иной характер, то помечается кодом «4».
Конечно же, перечень ошибок гораздо шире. Налоговый орган вправе запросить пояснения по любым сведениям, которые посчитает недостоверными или подозрительными. Например, может потребоваться пояснение к «нулевой» декларации по НДС компании, которая раньше уплачивала довольно значительные суммы налога. В этом случае у инспекции может возникнуть подозрение, что была внедрена какая-либо схема ухода от налогообложения.
Сроки реагирования
Получить требование о пояснениях к декларации по НДС можно по окончании очередной отчетной кампании. Формируются они автоматически и направляются налогоплательщикам через те же телекоммуникационные каналы связи (ТКС), по которым подаются декларации.
Тот факт, что документ получен, необходимо подтвердить. Для этого в систему ФНС направляется ответная квитанция-подтверждение. Важно соблюсти срок - 6 дней с той даты, когда налоговый орган направил свое требование. Поэтому после подачи отчета крайне важно проверять учетную систему на предмет возможных требований. С того дня, когда была направлена квитанция-подтверждение, пойдет отсчет срока на подготовку пояснения. Для этого дается всего 5 рабочих дней, так что следует поторопиться.
Нарушителям сроков грозят санкции. Если квитанция, подтверждающая прием требования, не придет в срок, то через 10 дней инспекция может заблокировать банковский счет налогоплательщика. Если предоставление пояснений к декларации по НДС не последует в течение пяти дней, штраф составит 5 тысяч рублей при первоначальном нарушении и 20 000 - при повторном.
Форма пояснений к декларации по НДС
До недавнего времени на требования по НДС можно было отвечать любым способом, например, явившись в инспекцию лично или направив поясняющие документы письмом. Теперь же все налогоплательщики, которые отчитываются по НДС в электронном виде (а это подавляющее большинство), обязаны направлять пояснения к декларации по НДС строго в электронной форме. Налоговая служба разработала специальный формат для такого пояснения, который носит обязательный характер. Если компания проигнорирует это правило и направит пояснение на бумаге, налоговый орган его не примет. В этом случае будет считаться, что пояснение не представлено. При нарушении формата электронного документа в его приеме будет отказано.
У пользователей популярных бухгалтерских программ сложностей с формой электронного пояснения быть не должно. Обмен данными с налоговым органом осуществляется через операторов электронного документооборота и интегрируется в учетную систему компании, например в 1С. Пояснение к декларации по НДС в этой программе формируется в разделе «Уточнение показателей декларации». В него можно попасть из раздела «Отчетность по налогу на добавленную стоимость». В других учетных системах логика примерно та же, хотя название разделов может отличаться.
Проверка данных и подготовка ответа
Итак, налогоплательщик получил требование о пояснении и должен подготовить ответ. Перед этим нужно провести проверку сведений и операций, которые налоговый орган посчитал ошибочными. Необходимо поднять первичные документы и сверить их с тем, что отражено в декларации. Особенно это касается тех случаев, когда счета-фактуры ведутся в бумажном виде.
Если выявлены расхождения с данными контрагента, необходимо провести с ним сверку. В ее ходе сопоставляются сведения счетов-фактур и записей, которыми обе стороны отразили операцию в своих книгах покупок/продаж. Сторона, допустившая ошибку, должна внести правки в соответствующие документы. В результате сведения счетов-фактур обеих сторон должны стать идентичными.
В пояснении необходимо указать корректные данные по спорным операциям. Кроме того, можно приложить отсканированные копии документов, которые подтвердят внесенные исправления. Направить пояснение в ИФНС нужно и тогда, когда никаких ошибок в результате проверки выявлено не было. В любом случае требование не должно остаться без ответа.
Подача уточненной декларации
Если ошибки, выявленные налоговым органом, подтвердились, возможно, придется подавать уточненную декларацию по НДС. Это необходимо в тех случаях, когда некорректные данные привели к уменьшению налоговой базы либо к завышению вычета. То есть если ошибка вызвала уменьшение суммы НДС к уплате, уточненная декларация должна быть подана обязательно. Сделать это нужно в тот же срок, который отведен на пояснение, то есть в течение 5 рабочих дней после получения требования. Но перед подачей «уточненки» следует уплатить недостачу по НДС, а также пени за просрочку, что повысит шансы избежать штрафа.
В тех случаях, когда некорректная информация в декларации не вызвала уменьшение НДС к уплате, уточненную декларацию можно не подавать. Достаточно будет направить в ИФНС пояснение.
Пояснение отправлено. Что дальше?
Итак, пояснение к декларации по НДС и приложения к нему, то есть копии подтверждающих документов, направлены в ИФНС в электронном виде по ТКС. В ответ будет получено уведомление о приеме документов, подписанное электронной цифровой подписью специалиста ИФНС. Если пояснение составлено с нарушением установленного формата, налогоплательщик получит отказ в его приеме. В этом случае нужно привести его в соответствие с форматом и направить вновь.
Дальнейшая судьба пояснения, к сожалению, может остаться неизвестной. Дело в том, что налоговый орган не обязан сообщать компании или предпринимателю, привело ли их пояснение к устранению ошибок. Так что при желании точно выяснить этот вопрос придется связываться с инспекцией.
А вот о том, что пояснения оказалось недостаточно, налогоплательщик узнает обязательно. В этом случае у компании или ИП могут быть затребованы документы для проверки спорных операций. Также к проверяемому лицу могут быть применены иные меры налогового контроля, например, экспертиза.
Если применяется льгота по НДС
Льготные категории плательщиков налога - отдельная тема. Они проверяются на предмет правомерности применения льгот. При этом налогоплательщику высылаются совершенно иные требования о пояснениях к декларации по НДС. Образец такого требования приведен в письме Налоговой службы от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10574.
Отвечать на такой запрос нужно совсем иначе. В качестве доказательства того, что компания имела право на льготы, она может направить в ФНС реестр подтверждающих документов. Это правило введено в 2017 году для реализации риск-ориентированного подхода к проверке льготных НДС-деклараций. Реестр должен быть составлен в соответствии с формой, разработанной ФНС. В нем указываются основные параметры операции - код, сумма, данные контрагента, а также наименование подтверждающего документа. К реестру прилагается список и формы типовых договоров по льготным операциям.
Налоговая служба рассмотрит полученный реестр и запросит некоторые из указанных в нем документов для проверки. Таким образом инспекция облегчает собственную задачу по обработке документов, а также снижает нагрузку на налогоплательщиков по их представлению. Если же компания не направит такой реестр или нарушит его формат, инспекция запросит для проверки документы в полном объеме. Сроки и порядок ответа на такое требование стандартные. В течение шести рабочих дней необходимо направить квитанцию-подтверждение, а в следующие пять рабочих дней - пояснения в виде реестра.
Как снизить риск получения требований по НДС?
Как видим, современные технологии помогают инспекторам выявлять любые ошибки в отчетах практически молниеносно. Но они же приходят на помощь и самим налогоплательщикам, давая возможность выявить ошибки еще до формирования декларации. Первым таким инструментом является внедрение электронного документооборота. Чем меньше ручной работы по составлению документов, тем ниже вероятность того, что будет допущена ошибка из-за человеческого фактора. Кроме того, наладив обмен со своими поставщиками счетами-фактурами в электронном формате, компания обезопасит себя от возможных расхождений.
Еще один мощный инструмент, который поможет избежать несоответствия данных с контрагентами, - всевозможные сервисы по сверке счетов-фактур. Компании и предприниматели загружают туда свои данные и сверяются с контрагентами еще до отправки декларации по НДС. Сложность в том, что таким образом можно свериться лишь с теми компаниями и ИП, которые являются пользователями того же сервиса. Упрощенный вариант такой сверки есть на сайте налоговой службы.
НДС является одним из основных налогов, формирующих доход российского бюджета. Поэтому вопросам его администрирования уделяется большое внимание. В последнее время контроль в этой сфере ужесточился, что связано со сведением программного комплекса ФНС для проверки деклараций по НДС. За год своей работы он выявляет порядка 3 млн расхождений в отчетах. Это значит, что налогоплательщикам ежегодно направляются миллионы требований пояснить декларацию по НДС. И в целом в их получении нет ничего страшного. Главное - отреагировать на вопросы ИФНС правильно и своевременно.