Рубрики
...

Стандартизация документов - это что такое?

В конце прошлого столетия начали широко использовать информационные технологии нового поколения, в связи с чем появилась проблема унификации информации, имеющейся на бумажном носителе. В первую очередь этот вопрос касался сферы управления. В 70-е годы XX века Правительство Советского Союза приняло решение о создании систем унифицированного направления и классификаторов технико-экономической информации. Разработка нормативных документов по стандартизации велась на основе существующей базы систем документации.

Определение термина

Есть мнение, что в России впервые в сравнении с зарубежной практикой была организована система документационного обеспечения управления, цель которой - установить в рамках государства порядок документирования управленческой деятельности. В 1973 году такая система получила название ЕГСД, что расшифровывается, как «единая гос. система делопроизводства». Всего в СССР разработали 16 унифицированных систем.

систематизация документов

Стандартизация документов – это результат проведения реорганизации документооборота рассматриваемой системы, соответствующей определенным стандартам. Уменьшение переписки и сокращение трудоемкости на ее составление, а также стремление избежать дублирования данных считаются актуальными вопросами, требующими решения в управленческой работе. Эффективный результат может быть достигнут благодаря унификации и стандартизации информации по содержанию и форме.

Стандартизация документов – это формирование одинаковых типовых бланков для схожих по назначению протоколов, что помогает более эффективному использованию бумаги при выводе актов и постановлений на печать. Стандартизация облегчает бухгалтерский документооборот, а также архивирование документации.

Схожая терминология

Практически аналогичным определением является «унификация», которая представляет собой процесс приведения чего-либо, в том числе и документированных актов, к единой форме или общей системе, что ведет к сокращению исходного множества рассматриваемых объектов. Унификация, стандарт и стандартизация документов приводят к формированию рационального единообразия в любой сфере деятельности, особенно в документировании. Сокращение неоправданного многообразия форм данных и установление единой структуры происходят посредством языковых конструкций, реквизитов, учета информации и ее хранения. Лишние документальные цепочки со временем убираются, чтобы избежать неоправданного дублирования элементов.

избежание дублирование данных

Унификация документов позволяет установить единый образ форм административных документов, которые выполняют функции и задачи управленческого формата. Такой подход приведет работу с большим объемом документов к нормализации их в системе производства, а также ускорит обмен деловыми данными.

Повышение эффективности

Единая система делопроизводства способствует оперативной обработке, сокращает затраты времени на работу с документами, которые затрагивают весь делопроизводственный персонал: от рядовых сотрудников до руководителей.

Объектами стандартизации документов могут быть их состав и формы. Унификация состава документов – это выделение и закрепление совокупности документов, которые необходимы для решения управленческих задач. В результате таких действий предполагается сокращение состава документов. Унификация форм представляет собой отбор и консолидацию информационных показателей, в том числе и реквизитов, которые соотносятся с целевым назначением документов, а также определение общих требований к их созданию и оформлению. В делопроизводстве унификация может происходить и как этап стандартизации, и как самостоятельный процесс.

реорганизация документов

Суть стандартизации

В Федеральном законе «О техническом урегулировании» № 184 указан принцип работы определения: стандартизация документов – это целостная работа, направленная на установление правил в целях их добровольного использования, в результате чего должна быть упорядочена информация в сферах производства и обращения продукции, а также увеличена конкурентоспособность услуг.

«Стандартом» можно назвать документ, в котором указываются характеристики продукции, правила осуществления различных процессов на производстве, характерные особенности перевозки и хранения, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт включает в себя определенные требования к терминологии, маркировке, символике, упаковке, этикеткам.

большие объемы данных

Нормативные документы по стандартизации содержат оптимальные правила и требования по оформлению, подготовке, хранению и учету деловой документации, которые были утверждены в установленном порядке и рекомендованы для многократного применения в делопроизводстве. Стандартизация (простыми словами) – это формирование и утверждение единых правил, которые предъявляются к документам с целью их упорядочения.

Стандартизация предполагает возведение основных требований к документам в юридическую норму. Благодаря такому процессу формирование многочисленных документов происходит по одним правилам, что легче воспринимается получателями. Стандартизация документов – это итог унификации или высшая ее форма.

Типовые элементы процесса

Преобразования могут касаться отдельных видов документов (указывается ГОСТ с номером), структуры и правил оформления, элементов унифицированной системы документации (УСД). Такая система состоит из сочетания взаимосвязанных форм документов, которые дают информативное представление о некоторых видах хозяйственной и управленческой деятельности. УСД базируется на единых правилах и требованиях, имеет данные, необходимые для управления любой сферой деятельности.

стандартизация и упрощение документов

Привычная система документации организована таким образом, чтобы удовлетворять потребности документирования определенной деятельности, а документы системы стандартизации являются результатом процесса приведения документов к единой форме и системе, когда преобладает единообразие, а также уменьшается неоправданное множество шаблонов документов, их реквизитов и показателей. В процессе стандартизации происходит переход к рациональному единообразию в документообороте.

Уровень утверждения и соответствующие категории

Стандартизация – это форма юридического утверждения результатов унификации, которая представляет собой совокупность гос. стандартов и единой формы включенных документов.

УСД подразделяется на:

  • гос. стандарты;
  • унифицированные формы документов;
  • методические советы по их использованию.
Общие стандарты

Реквизиты унифицированного документа применяются в соответствии с целевой задачей и тем, какой уровень утверждения заложен. Имеет место разделение документов стандартизации в РФ на категории:

  1. Ведомственные (разграничение по отраслям). Применяются для документирования процессов управления, которые свойственны всем предприятиям, вне зависимости от деятельности и организационно-правовых норм. Утверждение происходит на Федеральном уровне.
  2. Формы документов фирм, организаций и предприятий. Определяются на локальном уровне.
  3. Общероссийские. Создатели таких форм – Федеральное архивное агентство, Минфин России, Федеральная служба гос. статистики, Центральный Банк РФ. Данные формы документов являются обязательными для использования во всех организациях, независимо от формы собственности и подчиненности (например, учетная документация по учету и оплате труда, что было утверждено постановлением гос. комитета РФ от 5.02.2004).
  4. Формы документов субъектов Федерации. Утверждение их происходит на областном, региональном или местном уровнях. Такие формы распространены в рамках соответствующего субъекта РФ.

Специфика информационного обеспечения

Кроме межотраслевых систем документооборота, используются формы документов национальной системы стандартизации, в которых отражаются особенности деятельности конкретных отраслей. Такие характерные черты подразделяются на:

  1. Дополнительные требования к данным для решения управленческих функций типового плана (например, увольнения/приема кадров образования или здравоохранения).
  2. Иная деятельность, для функционирования которой была организована схожая отрасль и правила управления ею. К специфической документации можно отнести:
  • рецепты;
  • истории болезней;
  • больничные листы;
  • листы-заверители;
  • путеводители;
  • описи дел (архив);
  • карты;
  • дела скважин (геолого-разведочное производство);
  • ведомости успеваемости;
  • расписание (учебная документация).
повышение эффективности работы

Определение состава документации

Данным вопросом занимаются специальные уполномоченные ведомства и организации, например, Российская гос. библиотека берет на себя определение состава документации, которая имеется во всех библиотеках страны. Нормативный характер имеют отраслевые формы документов, если они находятся в рамках ведомственной системы (такие как нотариальная или судебная), подобные шаблоны также используются в конкретных организациях, занимающихся схожей деятельностью (например, медицинской или страховой).

Применение документов по стандартизации на предприятиях дает возможность снизить затраты на составление, оформление, изготовление, обработку документов и их передачу. Таким образом, ускоряется документооборот внутри организации. Реорганизация содержания документов улучшает качество выполнения управленческих задач. Закрепляется состав документа в Табеле форм (едином нормативном документе, состоящем из перечня документов, необходимых для реализации задач управленческой деятельности фирмы, имеющий юридический статус), а преобразований форм документов – в Альбоме документов. Табель упорядочивает процесс документирования, создает наглядную схему учета всех видов деятельности. Табель сформирован так, чтобы устанавливать определенные правила фиксации места и времени, а также принимающих решения лиц.

Характерные особенности

Виды документов по стандартизации относительно альбома форм документов (сборника шаблонов унифицированных форм, необходимых для документального обеспечения управления в учреждении) представлены:

  • эталонным образцом (на бумажном носителе), хранящимся в отделе делопроизводства или канцелярии;
  • электронным аналогом, имеющимся на каждом рабочем месте.
электронная версия документа

Отличительными особенностями формирования данных документов являются:

  • единообразие создания регламентации содержания документов, исключение повторяющейся информации;
  • единая терминология и условные обозначения, что позволяет сопоставлять показатели из разных уровней управления и рассматриваемых систем;
  • формирование единых моделей построения конкретных форм документов.

Принципы и основы стандартизации документов

Комиссия СЭВ охарактеризовала составную стандартизацию, при которой происходит целенаправленное установление и применение системы связанных требований как к объекту, так и к его элементам, чтобы обеспечить оптимальное решение конкретной проблемы. Утверждение документов происходит исходя из требований гос. стандартов и правил СЭВ, ИСО и других международных организаций, которые работают в области унификации и стандартизации документов.

Резкая смена привычного содержания документов может негативно отразиться на психологической перестройке работников организации. Поэтому процесс преобразования должен происходить плавно, затрагивая только самые необходимые изменения с сохранением правил и основ национальных документов по стандартизации, а также не нанося экономического ущерба. Сначала вводятся минимальные изменения, а после – радикальные. Поэтапные преобразования стандартов позволяют всем участникам процесса провести полную стандартизацию документооборота.

обработка информации

Обработка информации

Нахождение общего в документах и формирование единого общепринятого шаблона упрощает ручные методы обработки данных, работа становится более эффективной, затраты финансового плана снижаются, а время, ранее использовавшееся для обучения управленческих кадров, уменьшается, что в результате показывает неоспоримую положительную динамику. Важно уделять внимание соблюдению общих требований к управленческим документам в условиях функционирования автоматизированных систем управления, когда резко увеличивается эффект унификации и стандартизации всех документов.

На улучшение форм документов оказывает влияние архивоведение, изучающее теоретические и практические основы архивного дела. Автоматизация процессов стандартизации начиналась с классификации схемы документов в народном хозяйстве, а далее продолжилась в управленческой сфере, где и достигла своей настоящей эффективной формы. Сейчас этот процесс затрагивает международные и национальные организации, в работе над упрощением документооборота внешнеторговых связей работают 10 иностранных организаций, в том числе Комиссия по внешней торговле, Комитет по развитию торговки ЕЭК, Международная организация по стандартизации и др.