Акт проведения входного контроля: важные аспекты

Акт входного контроля - один из ключевых документов на предприятии, позволяющий контролировать качество поступающих материалов и оборудования. В данной статье разберем основные моменты, связанные с составлением акта входного контроля в 2023 году.

Нормативно-правовая база акта входного контроля

Несмотря на отсутствие утвержденной формы, составление акта входного контроля регламентируется рядом нормативных документов:

Гражданский кодекс РФ
Закон о защите прав потребителей
ГОСТ 24297-2013 "Верификация закупленной продукции. Организация проведения и методы контроля"
Технический регламент Таможенного союза ТР ТС 010/2011 "О безопасности машин и оборудования"

В соответствии с этими документами акт входного контроля должен включать:

наименование документа;
дату и место составления;
наименование организации;
состав комиссии по входному контролю;
перечень проверенных материалов/оборудования;
ссылку на сопроводительную документацию;
результаты контроля;
подписи членов комиссии.

Составление акта входного контроля

Акт входного контроля составляется комиссией, в состав которой входят представители организации-получателя и, при необходимости, сторонние эксперты. Порядок проведения контроля:

Проверка сопроводительной документации;
Внешний осмотр, проверка маркировки, комплектности;
Контроль качества (испытания, замеры параметров);
Составление акта по результатам контроля.

В акте входного контроля указывают:

наименование и количество проверенных материалов/оборудования;
дату проведения контроля;
ссылку на сопроводительную документацию;
результат контроля (соответствует/не соответствует требованиям);
в случае несоответствия - подробное описание дефектов.

После заполнения акт подписывается всеми членами комиссии. Оригинал акта хранится у получателя, копия - у поставщика.

Акт входного контроля позволяет защитить интересы предприятия в случае поставки некачественной продукции. От правильности его составления зависит возможность предъявления претензий поставщику.

Ошибки при составлении акта входного контроля

Часто встречающиеся ошибки при составлении акта входного контроля:

Некорректное наименование документа;
Отсутствие даты и места составления;
Неполные данные об организации и комиссии;
Неправильное описание результатов контроля;
Отсутствие подписей членов комиссии.

Подобные ошибки могут стать причиной отказа поставщика принимать претензию по качеству. Чтобы их избежать, рекомендуется разработать типовую форму акта входного контроля и обучить сотрудников правилам его заполнения.

Акт входного контроля оборудования и материалов

При проведении входного контроля оборудования и материалов есть ряд особенностей.

При входном контроле оборудования проверяют:

Наличие технической документации на оборудование;
Соответствие заводских номеров паспортным данным;
Комплектность и наличие запасных частей;
Отсутствие механических повреждений после транспортировки;
Работоспособность и основные технические характеристики путем испытаний.

При входном контроле материалов обращают внимание на:

Соответствие маркировки требованиям нормативных документов;
Целостность упаковки;
Отсутствие внешних дефектов;
Контроль физико-механических свойств выборочных образцов.

Примеры актов входного контроля для разных видов продукции

Рассмотрим примеры заполнения акта для различных объектов входного контроля.

Акт входного контроля металлопроката

Наименование	Стальной прокат Ст3сп, ГОСТ 380-2005
Количество	16 листов
Результат контроля	Соответствует ГОСТ

Акт входного контроля станка

Наименование	Токарный станок ТПК-125Б
Заводской номер	1452
Результат контроля	Комплектен, заводской номер соответствует паспорту, испытания проведены, работоспособен

Электронный документооборот актов входного контроля

Современные информационные технологии позволяют перевести работу с актами входного контроля в электронный вид.

Преимущества электронного документооборота:

Экономия времени на поиск и обработку документов;
Снижение издержек на печать и хранение бумажных копий;
Возможность удаленного доступа к актам;
Автоматизация контроля исполнения.

Чтобы начать работать с электронными актами входного контроля, необходимо:

Внедрить систему электронного документооборота;
Разработать электронные формы актов;
Настроить электронный поток работ по согласованию и подписанию актов.

Главным условием здесь является возможность электронной подписи документов всеми участниками процесса.

Юридическая значимость электронного акта входного контроля

Для придания юридической силы электронному документу необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Согласно законодательству, электронный документ, подписанный УКЭП, приравнивается к бумажному аналогу. То есть электронный акт входного контроля с УКЭП имеет такую же юридическую силу, как и бумажный акт с собственноручными подписями.

Для использования УКЭП необходимо получить сертификаты электронных подписей удостоверяющего центра для всех участников процесса подписания актов.

Хранение электронных актов входного контроля

Хранение электронных документов должно обеспечивать:

Целостность и неизменность документов;
Возможность быстрого поиска и доступа к документам;
Резервное копирование и архивирование;
Защиту от несанкционированного доступа.

Для хранения рекомендуется использовать специализированные системы электронного архива или хранилища данных.

Использование электронных актов входного контроля

Электронные акты входного контроля могут использоваться для:

Автоматического учета поступивших материалов и оборудования;
Контроля выполнения договоров поставки;
Подготовки претензий к поставщикам;
Внутреннего документооборота и отчетности;
Предоставления в государственные органы.

Интеграция электронных актов входного контроля с другими системами

Для повышения эффективности рекомендуется интегрировать работу с электронными актами входного контроля с другими информационными системами организации: