Большинство компаний сталкиваются с вопросом: как правильно заполнить форму 6-НДФЛ и отразить в ней исчисленный и удержанный налог? В статье мы разберем все нюансы и дадим подробные разъяснения.
Обязанности налогового агента по НДФЛ
Согласно Налоговому кодексу РФ, организации и индивидуальные предприниматели, выплачивающие доходы физическим лицам, являются налоговыми агентами. Они обязаны исчислить НДФЛ, удержать его из доходов получателя и перечислить в бюджет в установленные сроки.
Основные обязанности налоговых агентов:
- Исчисление НДФЛ производится при фактической выплате дохода
- Удержание налога из суммы дохода, подлежащего выплате
- Перечисление удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты
- Подача расчета 6-НДФЛ в налоговую инспекцию
Невыполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей налогового агента влечет взыскание штрафа в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию и/или перечислению.
Исчисленный НДФЛ - что это такое
Исчисленный НДФЛ - это сумма налога на доходы физических лиц, рассчитанная налоговым агентом в соответствии с требованиями НК РФ.
Исчисление НДФЛ производится налоговым агентом одновременно с начислением оплаты труда или иного дохода физлицу. Расчет налога осуществляется по налоговой ставке 13% от налогооблагаемой базы с учетом предоставленных вычетов.
В отчетных формах, в частности в 6-НДФЛ, исчисленный НДФЛ показывается в строке «Сумма налога исчисленная».
Например, сотруднику начислена зарплата 50 000 руб. Стандартный вычет на детей - 1400 руб. Тогда исчисленный НДФЛ составит: (50000 - 1400) * 13% = 6387 руб.
Удержанный НДФЛ - определение и особенности
Удержанный НДФЛ - это сумма налога, фактически удержанная налоговым агентом из выплачиваемого физлицу дохода.
Удержание НДФЛ производится непосредственно при выплате дохода. Налоговый агент выплачивает работнику доход за вычетом исчисленной суммы НДФЛ.
В отчетности, в том числе форме 6-НДФЛ, удержанный налог отражается в строке «Сумма налога удержанная».
Например, из зарплаты сотрудника в 50 000 руб. при исчисленном НДФЛ 6387 руб., удержанная сумма налога также составит 6387 руб. Сотрудник получит на руки 43 613 руб. (50 000 - 6387).
Соотношение исчисленного и удержанного НДФЛ
Согласно действующему законодательству, исчисленный и удержанный НДФЛ должны быть равны между собой.
Расхождения между этими показателями могут возникать в следующих случаях:
- Выплата дохода и удержание налога производятся в разные отчетные периоды
- У налогового агента отсутствует возможность удержать налог
- Выявлена ошибка в ранее исчисленном или удержанном налоге
Чтобы найти причину расхождений, можно воспользоваться отчетами в бухгалтерской программе, проанализировать данные регистров учета.
В 6-НДФЛ для исчисленного и удержанного НДФЛ нет обязательного контрольного соотношения. Но на практике эти суммы за отчетный период, как правило, должны совпадать.
Особенности заполнения формы 6-НДФЛ
При заполнении 6-НДФЛ важно учитывать следующие моменты:
- Данные заполняются нарастающим итогом с начала года
- По каждой ставке НДФЛ заполняется отдельный лист
- Неправильно заполненный отчет нужно заменить на уточненный
В разделе 1 указывают общую сумму удержанного НДФЛ с расшифровкой по срокам перечисления.
В разделе 2 показывают исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ по всем физлицам нарастающим итогом с начала года.
Если выявлено, что НДФЛ был излишне удержан, сумму можно уменьшить при последующих расчетах налога и отразить в строке 030 формы.
При заполнении 6-НДФЛ важно тщательно проверять все данные, чтобы избежать ошибок и неточностей.
Учет исчисленного и удержанного НДФЛ в 1С
Для корректного учета НДФЛ в программе 1С необходимо:
- Настроить справочник «Физические лица»
- Заполнить данные о вычетах в справочнике «Физические лица»
- Настроить регистры учета, например «Расчеты по НДФЛ»
При начислении оплаты труда в 1С автоматически рассчитывается НДФЛ исчисленный.
При проведении документа «Выплата зарплаты» формируется проводка по удержанию НДФЛ.
Чтобы найти расхождения, можно воспользоваться отчетами, например «Анализ НДФЛ». Также проверить регистры движений расчетов.
НДФЛ исчислен, но не удержан - как быть
Бывают ситуации, когда у налогового агента нет возможности удержать НДФЛ, например:
- Выдача подарков сотрудникам
- Выплата премий в натуральной форме
- Розыгрыши и лотереи для клиентов
В таких случаях налоговый агент должен подать в инспекцию и физлицу документ о невозможности удержать НДФЛ. А в отчетности указать исчисленный, но не удержанный налог.
Если налог можно было удержать, но организация этого не сделала, ей грозит штраф 20% от неудержанной суммы.
Обязанности налогового агента по НДФЛ
Исчисление, удержание и уплата НДФЛ в бюджет - основные обязанности организаций и ИП как налоговых агентов. Разберем подробно каждую из них.
Выводы
В статье мы подробно разобрали, что такое исчисленный и удержанный НДФЛ, в чем их различия. Рассмотрели особенности заполнения формы 6-НДФЛ, отражения налога в 1С. Теперь вы знаете все нюансы учета НДФЛ и можете без ошибок заполнять отчетность.
Учет исчисленного и удержанного НДФЛ в 1С
Для корректного учета НДФЛ в 1С нужно настроить несколько элементов.
Настройка справочника "Физические лица"
В справочнике "Физические лица" заполняются данные о сотрудниках: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения.
Также здесь указывается информация для расчета НДФЛ: количество детей, фактическое право на стандартный вычет. Эти данные используются в документах по начислению зарплаты.
Заполнение сведений о вычетах
Вычеты, на которые сотрудник имеет право, заполняются в справочнике "Физические лица" на закладке "Вычеты". Указывается вид вычета, период, сумма.
Это позволяет автоматически учитывать вычеты при расчете НДФЛ в документах по начислению зарплаты.
Настройка регистров учета НДФЛ
Для учета расчетов по НДФЛ используются регистры:
- Расчеты с бюджетом по НДФЛ
- Расчеты по страховым взносам
В них накапливаются обороты по исчисленному, удержанному и перечисленному НДФЛ.
Порядок расчета НДФЛ в 1С
При проведении документов по начислению зарплаты НДФЛ исчисленный рассчитывается автоматически с учетом вычетов.
При проведении документа "Зарплата в банк" формируется запись по удержанному НДФЛ.
Таким образом, в 1С отражается весь процесс: исчисление, удержание и перечисление НДФЛ.
Как найти ошибки и расхождения по НДФЛ в 1С
Чтобы выявить ошибки в учете НДФЛ, можно воспользоваться отчетами, например:
- Анализ состояния расчетов по НДФЛ
- Анализ движений по регистру расчетов по НДФЛ
В них можно увидеть расхождения между исчисленным и удержанным НДФЛ, проанализировать ошибочные проводки.
НДФЛ исчислен, но не удержан - как быть
Бывают ситуации, когда у налогового агента нет возможности удержать НДФЛ. Рассмотрим подробнее.
Причины невозможности удержания НДФЛ
Налоговый агент не может удержать НДФЛ в случаях, если:
- "исчисленный удержанный налог чем разница" - выплачиваются доходы в натуральной форме;
- "исчисленный удержанный налог чем разница" - выдаются подарки сотрудникам;
- "6 ндфл налог исчисленный удержанный разница" - проводятся розыгрыши среди клиентов.
В таких ситуациях у агента нет возможности удержать налог, так как отсутствуют денежные выплаты.
Действия налогового агента
Если НДФЛ нельзя удержать, налоговый агент обязан:
- "чем отличается исчисленный налог удержанного" - уведомить налоговую инспекцию и физлицо;
- "удержанный налог больше исчисленного" - в отчетности показать неудержанный налог.
Неуведомление грозит штрафом. "разница" в отчетности приведет к ошибкам.
Контроль исчисленного и удержанного НДФЛ
Чтобы избежать ошибок, важно контролировать правильность исчисления и удержания НДФЛ. Рассмотрим основные моменты.
Проверка порядка исчисления
Нужно регулярно проверять:
- "разница" в расчете налоговой базы;
- "разница" в применении вычетов;
- "разница" в ставках НДФЛ.
Это позволит выявить ошибки в исчислении и вовремя их исправить.
Сверка удержанных сумм
Необходимо сверять данные об удержанном НДФЛ с регистрами учета, отчетами в 1С. Это поможет найти:"отличается"
- ошибки при удержании;
- неучтенные суммы;
- расхождения с исчисленным налогом.
Регулярный контроль удержаний - залог правильного расчета НДФЛ.